Co to jest system ERP i kiedy firma usługowa go potrzebuje

ERP to jeden z tych skrótów, które słychać na każdej konferencji, a mało kto potrafi wyjaśnić go w dwóch zdaniach. W tym artykule tłumaczymy, czym jest system ERP, z jakich modułów się składa, czym różni się od CRM i, co najważniejsze, kiedy firma usługowa naprawdę go potrzebuje, a kiedy wystarczy jej coś znacznie prostszego.

ERP: definicja w dwóch zdaniach

ERP (Enterprise Resource Planning, czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa) to system, który łączy w jednym miejscu dane o zasobach firmy: zleceniach, ludziach i ich czasie, materiałach, zakupach, kosztach, fakturach i płatnościach. Dzięki temu każdy dział pracuje na tych samych danych, a właściciel widzi stan firmy na jednym ekranie, zamiast składać go z kilku arkuszy.

Słowo „zasoby” jest tu kluczowe. ERP nie zajmuje się pozyskiwaniem klientów, tylko tym, co firma ma do dyspozycji (ludzie, czas, materiały, pieniądze) i jak to wykorzystuje przy realizacji pracy.

Z jakich modułów składa się ERP

Klasyczne systemy ERP powstały w produkcji i handlu, dlatego ich standardowe moduły to finanse i księgowość, magazyn, zakupy, produkcja, sprzedaż i kadry. W firmie usługowej ten zestaw wygląda inaczej. Najczęściej przydają się:

• Zlecenia i projekty. Każde zlecenie ma etap, osobę odpowiedzialną, termin i zakres. Widać, co jest w toku, co stoi i co się opóźnia.
• Harmonogram ludzi i zasobów. Kto, kiedy i przy czym pracuje. Planowanie ekip, sprzętu lub sal bez kolizji terminów.
• Czas pracy. Rejestracja godzin na konkretnym zleceniu, najlepiej z telefonu. Podstawa rozliczeń i liczenia rentowności.
• Materiały, magazyn i zakupy. Stany, rezerwacje pod zlecenia, zamówienia u dostawców, sygnał, gdy czegoś zaczyna brakować.
• Koszty i Rentowność zlecenia. Koszty ludzi, materiałów i podwykonawców przypisane do zlecenia, a na końcu marża każdego projektu.
• Faktury i płatności. Połączenie z programem do faktur i statusem płatności, przypomnienia o terminach.
• Raporty. Obłożenie zespołu, zlecenia w toku, należności, marża w podziale na usługi i klientów.

Nie każda firma potrzebuje wszystkich. Biuro rachunkowe nie ma magazynu, a firma remontowa bez modułu materiałów szybko traci kontrolę nad kosztami.

ERP a CRM: krótko

CRM (Customer Relationship Management) obsługuje relację z klientem przed i w trakcie sprzedaży: zapytania, etapy, oferty, follow-upy. ERP obsługuje to, co dzieje się po podpisaniu umowy: realizację, ludzi, materiały, koszty i rozliczenie. Najprościej: CRM odpowiada na pytanie, jak zdobyć klienta, a ERP na pytanie, jak go obsłużyć z zyskiem. Szczegółowe porównanie znajdziesz w artykule CRM a ERP: czym się różnią i co wdrożyć najpierw.

Kiedy firma usługowa potrzebuje ERP

Liczba pracowników nie jest dobrym kryterium. Lepszym są objawy. Jeśli rozpoznajesz u siebie trzy lub więcej z poniższych, sam CRM i arkusze przestają wystarczać:

• Zlecenia, grafik ekipy i koszty są w różnych arkuszach i nikt nie ma pełnego obrazu.
• Nie wiesz, na których zleceniach firma zarabia, a na których dokłada. Widzisz tylko obrót.
• Planowanie ludzi odbywa się przez telefon i regularnie kończy kolizjami.
• Materiały kupowane są „na oko”, a braki wychodzą w dniu realizacji.
• Faktury wychodzą z opóźnieniem, bo nikt nie wie, że zlecenie się zakończyło.
• Tylko właściciel zna stan wszystkich projektów, więc nie może wyjechać ani zachorować.

Ostatni punkt jest najczęstszy i najdroższy. Pisaliśmy o nim w artykule Właściciel jako wąskie gardło firmy.

Kiedy ERP to przerost formy

Są sytuacje, w których wdrożenie ERP to strata czasu i pieniędzy:

• Firma ma problem z dopływem klientów, nie z realizacją. Wtedy najpierw CRM, follow-upy i lejek. ERP nie sprzeda za Ciebie.
• Procesy nie są spisane. System odwzorowuje proces. Jeśli procesu nie ma, wdrożenie utrwali chaos. Zacznij od spisania procesów (SOP).
• Zlecenia są proste i krótkie. Przy kilku powtarzalnych usługach zwykle wystarczy CRM z modułem zleceń.

Gotowy ERP czy system na miarę

Na polskim rynku działa wiele gotowych systemów ERP, od dużych platform korporacyjnych po lżejsze rozwiązania dla małych i średnich firm, na przykład Comarch, enova365, Symfonia czy Odoo. Ich zaletą jest szeroki zakres funkcji i sprawdzona księgowość. Wadą, z perspektywy firmy usługowej, bywa to, że firma musi dopasować się do logiki systemu, wdrożenie wymaga konfiguracji przez specjalistę, a koszt rośnie z liczbą użytkowników i modułów.

Alternatywą jest system na miarę: CRM plus tylko te moduły ERP, których zespół faktycznie potrzebuje, zbudowane pod Twój proces i połączone z programem do faktur, którego już używasz. Księgowość zostaje u biura rachunkowego, a system dostarcza mu dane bez przepisywania. To samo pytanie w wersji dla CRM omawiamy w artykule CRM na miarę czy gotowy system.

Prosta zasada wyboru: jeśli Twoja firma ma rozbudowaną produkcję, magazyn wielu oddziałów albo księgowość prowadzoną wewnętrznie, rozważ gotowy ERP. Jeśli jesteś firmą usługową, która chce zobaczyć zlecenia, ludzi i marżę w jednym miejscu, system na miarę zwykle da szybszy efekt i wyższe wykorzystanie przez zespół.

Jak wdrożyć ERP bez paraliżu firmy

1. Zmapuj proces od zapytania do płatności. Zaznacz, gdzie giną dane, czas i pieniądze.
2. Zacznij od rdzenia. Jedno miejsce na klientów i zlecenia, z importem danych z arkuszy. Zespół musi zacząć w nim pracować, zanim dołożysz kolejne moduły.
3. Dokładaj moduły w kolejności od największej straty. Jeśli najwięcej tracisz na kolizjach w grafiku, najpierw harmonogram. Jeśli na niewiedzy o marży, najpierw koszty zlecenia.
4. Połącz z tym, co działa. Poczta, kalendarz, program do faktur, bank. Każde przepisywanie danych to miejsce na błąd.
5. Mierz. Po każdym module sprawdź, czy oszczędza czas lub pieniądze. Jeśli nie, popraw albo usuń.

Jak to robimy w Workless

W Programie Skalowania 90 dni CRM i moduły ERP budujemy na miarę w etapie Porządek. W pierwszych 30 dniach powstaje rdzeń: klienci, zapytania i zlecenia w jednym systemie, z pierwszą automatyzacją najpóźniej po 14 dniach. W kolejnych tygodniach dokładamy moduły operacyjne wybrane na audycie. Budowa jest w cenie abonamentu, bez licencji za użytkownika, a dane są własnością firmy. Więcej o zakresie przeczytasz na stronie Systemy CRM i ERP na miarę.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy Twoja firma potrzebuje ERP, czy wystarczy jej dobrze ułożony CRM, umów bezpłatną konsultację. W 45 minut rozpiszemy Twój proces i pokażemy, od czego zacząć.