Systemy CRM i ERP na miarę
CRM pilnuje, żeby żadne zapytanie nie zginęło i zamieniło się w umowę. ERP pilnuje, żeby zlecenie zostało zrealizowane na czas i z zyskiem. Budujemy jeden system pod proces Twojej firmy: od pierwszego kontaktu, przez realizację, po płatność.
Co to jest CRM?
CRM (Customer Relationship Management, zarządzanie relacjami z klientami) to system, w którym są wszyscy klienci i zapytania: skąd przyszli, na jakim są etapie, co im zaproponowano i jaki jest następny krok. Pilnuje follow-upów, przypomina zespołowi o terminach i pokazuje, ile zapytań zamienia się w sprzedaż.
Co to jest ERP?
ERP (Enterprise Resource Planning, planowanie zasobów przedsiębiorstwa) to system, który łączy dane o zasobach firmy: zleceniach, ludziach i ich czasie, materiałach, zakupach, kosztach, fakturach i płatnościach. Każdy pracuje na tych samych danych, a właściciel widzi na jednym ekranie, co się dzieje i ile firma zarabia na każdym zleceniu.
Czym się różnią CRM i ERP
CRM odpowiada na pytanie, jak zdobyć klienta. ERP odpowiada na pytanie, jak go obsłużyć z zyskiem. W firmie usługowej najlepiej działają jako jeden system na wspólnych danych: zapytanie zamienia się w zlecenie bez przepisywania.
| CRM | ERP | |
|---|---|---|
| Pełna nazwa | Customer Relationship Management, zarządzanie relacjami z klientami | Enterprise Resource Planning, planowanie zasobów przedsiębiorstwa |
| Na co odpowiada | Skąd przychodzą klienci i jak zamienić zapytanie w umowę | Jak zrealizować zlecenie, ile to kosztuje i czy firma na nim zarabia |
| Główni użytkownicy | Sprzedaż, obsługa klienta, właściciel | Realizacja, kierownicy projektów, zakupy, finanse, właściciel |
| Typowe dane | Kontakty, zapytania, etapy sprzedaży, oferty, follow-upy, historia rozmów | Zlecenia, harmonogram ludzi, czas pracy, materiały, magazyn, koszty, faktury, płatności |
| Kluczowe pytanie | Ile zapytań zamieniamy w sprzedaż? | Ile zarabiamy na każdym zleceniu i kto ma wolne moce? |
| Moment w firmie | Gdy zapytania giną, a sprzedaż zależy od pamięci właściciela | Gdy rośnie liczba równoległych zleceń, ludzi i kosztów, a nikt nie widzi całości |
Sygnały, że sam CRM już nie wystarcza
- Zlecenia, grafik ekipy i koszty są w trzech różnych arkuszach i nikt nie ma pełnego obrazu
- Nie wiesz, na których zleceniach firma zarabia, a na których dokłada
- Planowanie ludzi odbywa się przez telefon i kończy kolizjami terminów
- Materiały kupowane są „na oko”, a braki wychodzą w dniu realizacji
- Faktury wystawiane są z opóźnieniem, bo nikt nie wie, że zlecenie się zakończyło
- Właściciel jest jedyną osobą, która zna stan wszystkich projektów
Tylko to, czego używa Twój zespół
Duże systemy ERP powstały dla produkcji i handlu. Firmie usługowej zwykle wystarcza CRM plus kilka modułów operacyjnych. Wybieramy je na audycie, w kolejności od największej straty.
Zlecenia i projekty
Każde zlecenie ma etap, osobę odpowiedzialną, termin, zakres i historię. Widzisz, co jest w toku, co stoi i co się opóźnia.
Harmonogram ludzi i zasobów
Kto, kiedy i przy czym pracuje. Planowanie ekip, sprzętu i sal bez kolizji, z widokiem obłożenia na kolejne tygodnie.
Czas pracy
Rejestracja godzin na zleceniu prosto z telefonu. Podstawa do rozliczeń z klientem i do liczenia rentowności.
Materiały, magazyn i zakupy
Stany materiałów, rezerwacje pod zlecenia, zamówienia u dostawców i przypomnienie, gdy czegoś zaczyna brakować.
Koszty i rentowność zlecenia
Koszty ludzi, materiałów i podwykonawców przypisane do zlecenia. Na koniec widzisz marżę każdego projektu, a nie tylko obrót firmy.
Faktury, płatności i windykacja
Połączenie z programem do faktur, którego już używasz. Status płatności przy zleceniu i automatyczne przypomnienia o terminie.
Dokumenty i protokoły
Umowy, oferty, protokoły odbioru i zdjęcia z realizacji przypięte do zlecenia, generowane z szablonów.
Raporty dla właściciela
Jeden ekran z liczbami: sprzedaż, zlecenia w toku, obłożenie zespołu, należności, marża. Co miesiąc w raporcie programu.
Dlaczego system na miarę, a nie kolejna licencja
Gotowe systemy CRM i ERP mają setki funkcji, ale firma musi dopasować się do ich logiki. Wdrożenie wymaga konfiguracji przez specjalistę, a koszt rośnie z każdym użytkownikiem i modułem. Efekt, który widzimy najczęściej: system jest, a zespół i tak pracuje w arkuszach.
Budujemy system pod Twój proces, w języku Twojej firmy, z tym, czego zespół faktycznie używa. Nie płacisz licencji za użytkownika, dane są własnością firmy, a zmiany wprowadzamy w ramach abonamentu, gdy firma się zmienia. Jeśli kiedyś urośniesz do skali, w której potrzebny jest duży ERP, pomożemy go wybrać i połączyć z tym, co już działa.
Mapa procesu od zapytania do płatności
Na audycie rozpisujemy, jak firma sprzedaje i realizuje zlecenia. Zaznaczamy, gdzie giną dane, czas i pieniądze. Z tego wynika, czy potrzebujesz samego CRM, czy też modułów ERP.
Rdzeń: CRM i zlecenia (dni 1-30)
Najpierw jedno miejsce na klientów, zapytania i zlecenia, z importem danych z arkuszy i starego systemu. Pierwsza automatyzacja działa najpóźniej po 14 dniach.
Moduły operacyjne (dni 31-90)
Harmonogram, czas pracy, materiały, koszty zlecenia: dokładamy tylko te moduły, które rozwiązują realny problem z audytu, w kolejności od największej straty.
Integracje i raporty
Poczta, kalendarz, program do faktur, bank, formularze na stronie. Dane płyną same, a raport dla właściciela liczy się automatycznie.
Rozwój razem z firmą
System zmienia się razem z procesami: nowe usługi, nowi ludzie, nowe raporty. Zmiany wprowadzamy w ramach abonamentu, zespół dostaje aktualną instrukcję.
Skalowanie zaczyna się od danych, którym możesz ufać.
Dopóki sprzedaż, zlecenia i koszty żyją w osobnych miejscach, każdy nowy klient dokłada chaosu. Kiedy są w jednym systemie, możesz dokładać klientów i ludzi bez utraty kontroli. Dlatego CRM i ERP to pierwszy etap Programu Skalowania 90 dni.