Słownik
Workflow: co to jest
Workflow, po polsku przepływ pracy, to ustalona kolejność kroków, przez które przechodzi sprawa, dokument albo zlecenie, razem z informacją, kto wykonuje każdy krok i co musi się stać, żeby sprawa przeszła dalej. Termin jest używany głównie w kontekście narzędzi: workflow to proces zapisany w systemie tak, że program sam przekazuje zadania, przypomina i pilnuje kolejności.
Z czego składa się workflow
- Wyzwalacz. Zdarzenie, które uruchamia przepływ: nowe zapytanie, zaakceptowana oferta, faktura po terminie.
- Kroki. Czynności wykonywane po kolei lub równolegle.
- Role. Kto odpowiada za każdy krok: osoba, zespół albo automat.
- Warunki. Rozgałęzienia typu „jeśli kwota przekracza próg, potrzebna zgoda właściciela”.
- Stany. Etapy, w których sprawa może się znajdować.
- Koniec. Jasno określony wynik.
Workflow a proces
| Cecha | Proces | Workflow |
|---|---|---|
| Czym jest | Sposób, w jaki firma coś robi | Ten sposób zapisany jako sekwencja w narzędziu |
| Gdzie żyje | W praktyce zespołu i w opisie | W systemie |
| Kto pilnuje kolejności | Ludzie | Program |
| Poziom szczegółu | Ogólniejszy | Konkretny: pola, przyciski, powiadomienia |
Proces może istnieć bez workflow. Workflow bez przemyślanego procesu utrwala przypadkowe nawyki. Pojęcie szersze opisuje hasło proces biznesowy.
Przykłady w firmie usługowej
- Obsługa zapytania. Formularz, zapis, potwierdzenie, przypisanie, przypomnienie po dniu bez kontaktu.
- Akceptacja oferty. Przygotowanie, zatwierdzenie rabatu powyżej progu, wysyłka, kontakt po trzech dniach.
- Start zlecenia. Wygrana oferta tworzy zlecenie z listą zadań i terminami.
- Faktura. Odbiór prac, wystawienie, przypomnienia o płatności.
- Urlop. Wniosek, zgoda przełożonego, wpis do kalendarza zespołu.
Przykład
Przykład jest zmyślony. Biuro tłumaczeń przyjmowało zlecenia mailem, a koordynatorka ręcznie pisała do tłumaczy z pytaniem o dostępność. Po ustawieniu przepływu nowe zlecenie trafia do tłumaczy z właściwą parą językową, pierwszy, który je przyjmie, zostaje przypisany, a klient dostaje termin. Koordynatorka zajmuje się wyjątkami: tekstami pilnymi i specjalistycznymi.
Kiedy workflow pomaga, a kiedy szkodzi
- Pomaga przy sprawach częstych, podobnych do siebie i przechodzących przez kilka osób.
- Szkodzi, gdy jest zbyt sztywny dla pracy, która za każdym razem wygląda inaczej, albo gdy ma tyle kroków i zgód, że ludzie zaczynają go omijać.
Od czego zacząć, opisuje artykuł automatyzacja w małej firmie: 10 przykładów i hasło automatyzacja procesów. Całość tematu zawiera przewodnik automatyzacja i AI, a inne pojęcia baza wiedzy.
Co dalej
Dla mniejszych firm, które chcą zacząć same
Raport o firmie albo kurs „Porządek w zapytaniach”
Raport (297 zł netto) pokazuje, co poprawić na stronie, w widoczności i w obsłudze zapytań. Kurs (197 zł netto) w sześciu modułach prowadzi przez uporządkowanie zapytań krok po kroku.