Słownik
Delegowanie: co to jest
Delegowanie to przekazanie innej osobie zadania razem z odpowiedzialnością za wynik i uprawnieniami potrzebnymi do jego wykonania. Tym różni się od zlecania czynności, przy którym decyzje nadal podejmuje przełożony. Odpowiedzialność końcowa wobec klienta zostaje u tego, kto deleguje, dlatego dobre delegowanie obejmuje też ustalenie, jak i kiedy wynik będzie sprawdzony.
Z czego składa się dobre przekazanie
- Wynik. Co ma powstać i po czym poznać, że jest gotowe.
- Powód. Do czego wynik posłuży. Pozwala podejmować rozsądne decyzje po drodze.
- Termin. Data, nie „jak najszybciej”.
- Granice. Budżet, rzeczy, których nie wolno zmieniać, sprawy wymagające zgody.
- Zasoby. Dostępy, materiały, osoby do pomocy.
- Punkty kontrolne. Kiedy rozmawiamy o postępie.
Poziomy delegowania
| Poziom | Co robi pracownik | Kiedy stosować |
|---|---|---|
| 1. Wykonaj według instrukcji | Robi dokładnie to, co opisano | Nowa osoba, zadanie o wysokim ryzyku |
| 2. Zbadaj i przedstaw możliwości | Zbiera informacje, decyzję podejmuje przełożony | Osoba uczy się obszaru |
| 3. Zaproponuj i poczekaj na zgodę | Rekomenduje rozwiązanie | Osoba zna temat, skutki błędu są duże |
| 4. Zdecyduj i poinformuj | Działa sam, zgłasza po fakcie | Osoba sprawdzona w danym obszarze |
| 5. Zdecyduj samodzielnie | Działa bez raportowania | Pełne zaufanie, sprawy rutynowe |
Większość nieporozumień bierze się stąd, że przełożony ma na myśli poziom trzeci, a pracownik rozumie czwarty, albo odwrotnie. Warto nazwać poziom wprost.
Przykład
Przykład jest zmyślony. Właścicielka agencji organizującej konferencje przekazała koordynatorce wybór firmy cateringowej słowami „zajmij się cateringiem”. Koordynatorka podpisała umowę z dostawcą, którego właścicielka nie znała. Przy kolejnym wydarzeniu przekazanie brzmiało inaczej: „Wybierz trzy firmy mieszczące się w budżecie, porównaj menu i warunki, zarekomenduj jedną do czwartku. Umowę podpiszemy po mojej akceptacji”. To samo zadanie, jasno określony poziom.
Typowe błędy
- Przekazanie czynności bez wyniku. Pracownik robi, co mu kazano, i nie wie, czy zrobił dobrze.
- Brak uprawnień. Odpowiedzialność bez prawa do decyzji.
- Odbieranie zadania przy pierwszej trudności. Pracownik uczy się, że nie warto próbować.
- Kontrola każdego kroku. Zadanie formalnie przekazane, faktycznie nadal u przełożonego.
- Brak jakiejkolwiek kontroli. Błąd wychodzi u klienta.
- Delegowanie tylko zadań nielubianych. Zespół to widzi.
Praktyczny sposób przekazywania pracy opisuje artykuł jak delegować zadania bez utraty jakości. Kiedy przekazać całe obszary, podpowiada tekst kierownik operacyjny: kiedy go potrzebujesz. Całość tematu zawiera przewodnik zatrudnianie i delegowanie, a inne pojęcia baza wiedzy.
Co dalej
Dla mniejszych firm, które chcą zacząć same
Raport o firmie albo kurs „Porządek w zapytaniach”
Raport (297 zł netto) pokazuje, co poprawić na stronie, w widoczności i w obsłudze zapytań. Kurs (197 zł netto) w sześciu modułach prowadzi przez uporządkowanie zapytań krok po kroku.