Dashboard dla właściciela firmy: co powinien pokazywać

Słowo „dashboard” oznacza ekran z najważniejszymi liczbami firmy, po polsku pulpit albo kokpit. Właściciele często wyobrażają go sobie jako ścianę wykresów. Tymczasem jego wartość polega na tym, czego na nim nie ma. Jak wybierać wskaźniki, opisuje przewodnik dane i decyzje. Ten artykuł dotyczy jednego zadania: ułożenia ekranu dla osoby, która odpowiada za całą firmę.

Trzy pytania, na które dashboard ma odpowiadać

Właściciel firmy usługowej potrzebuje codziennie lub co tydzień wiedzieć trzy rzeczy.

1. Czy przychodzi praca. Zapytania, oferty i zlecenia w toku mówią, co firma będzie robić za miesiąc i dwa.
2. Czy pracę wykonujemy dobrze. Terminy, obciążenie zespołu i rentowność mówią, czy firma zarabia na tym, co sprzedała.
3. Czy pieniądze wpływają. Faktury, należności i gotówka mówią, czy firma przetrwa najbliższe tygodnie bez nerwów.

Każda liczba na ekranie powinna należeć do jednego z tych pytań. Jeśli nie należy, jest ciekawostką.

Proponowany układ ekranu

Obszar	Liczba	Co mówi
Sprzedaż	Nowe zapytania w tym tygodniu i miesiącu	Czy źródła klientów działają
	Zapytania bez odpowiedzi dłużej niż dzień	Czy coś właśnie ginie
	Wartość ofert czekających na decyzję	Ile pracy może przyjść
	Skuteczność ofert z ostatnich 90 dni	Czy sprzedaż się poprawia
Realizacja	Zlecenia w toku i zlecenia po terminie	Czy dotrzymujemy słowa
	Obciążenie zespołu na najbliższe cztery tygodnie	Czy możemy przyjąć kolejne zlecenie
	Marża na zleceniach zamkniętych w miesiącu	Czy zarabiamy na tym, co robimy
Pieniądze	Sprzedaż zafakturowana w miesiącu wobec planu	Czy miesiąc idzie zgodnie z założeniem
	Należności po terminie	Kto zalega i ile
	Gotówka i zobowiązania na 30 dni	Czy starczy na wypłaty i podatki

To dziesięć liczb. Firma, która nie prowadzi harmonogramu, może pominąć obciążenie zespołu. Firma abonamentowa zamiast skuteczności ofert pokaże liczbę klientów, którzy odeszli. Zestaw ma pasować do firmy, a nie odwrotnie. Szerszą listę wskaźników do wyboru zawiera artykuł KPI dla firmy usługowej.

Zasady, które odróżniają dashboard od raportu

• Jeden ekran bez przewijania. Jeśli coś się nie mieści, trzeba coś usunąć, a nie zmniejszyć czcionkę.
• Każda liczba z punktem odniesienia. Sama wartość nic nie znaczy. Obok powinien być plan, poprzedni okres albo próg.
• Kolor tylko dla wyjątków. Czerwony oznacza, że trzeba coś zrobić. Jeśli połowa ekranu jest czerwona na stałe, progi są źle ustawione.
• Liczby przed wykresami. Wykres jest potrzebny tam, gdzie liczy się kierunek, na przykład przy zapytaniach w kolejnych tygodniach.
• Z każdej liczby da się zejść do listy. Po zobaczeniu „4 zlecenia po terminie” właściciel powinien jednym kliknięciem zobaczyć które.
• Każda liczba ma właściciela. Osobę, która wie, skąd się bierze i co zrobić, gdy się pogorszy.

Przykład: co zmienia jeden ekran

Przykład jest zmyślony, ale opisuje typową sytuację. Właściciel piętnastoosobowej firmy remontowej co poniedziałek dzwonił do trzech kierowników, żeby dowiedzieć się, co się dzieje. Rozmowy zajmowały mu przedpołudnie, a obraz i tak był niepełny, bo każdy kierownik mówił głównie o tym, co poszło dobrze.

Po uporządkowaniu danych powstał jeden ekran. W pierwszym tygodniu pokazał dwie rzeczy, o których nikt nie mówił: oferty na łączną kwotę równą dwóm miesiącom sprzedaży czekały na decyzję klientów bez żadnego kontaktu, a trzy zakończone zlecenia nie miały wystawionej faktury. Żadna z tych informacji nie była ukryta. Po prostu nikt nie miał powodu, żeby o niej zadzwonić.

Poniedziałkowe rozmowy zostały, ale trwają kwadrans i dotyczą tego, co zrobić z wyjątkami, a nie tego, jaki jest stan.

Skąd brać dane

Dashboard jest tak dobry, jak dane pod nim. Źródła zwykle są cztery:

• Lista zapytań lub CRM. Zapytania, oferty, etapy, źródła.
• System zleceń lub arkusz realizacji. Terminy, statusy, godziny.
• Program do faktur. Sprzedaż, należności.
• Bank. Stan gotówki.

Najczęstszy problem nie jest techniczny. Dane istnieją, ale nie są wpisywane konsekwentnie: część ofert nie ma kwoty, zlecenia nie mają daty zakończenia, a źródło klienta to pole, które wszyscy pomijają. Zanim powstanie dashboard, trzeba ustalić, które pola są obowiązkowe i kto ich pilnuje. Gdy sprzedaż i realizacja są w jednym systemie, dashboard powstaje niemal przy okazji, co opisujemy w przewodnikach CRM na miarę i ERP dla firmy.

Jak zbudować pierwszą wersję w tydzień

1. Dzień 1. Wypisz decyzje, które podejmujesz regularnie: czy zatrudnić, czy zwiększyć reklamę, czy przyjąć zlecenie. Przy każdej zapisz liczbę, której ci do niej brakuje.
2. Dzień 2. Wybierz najwyżej dziesięć liczb i dla każdej ustal definicję, źródło i osobę odpowiedzialną.
3. Dzień 3 i 4. Zbierz wartości ręcznie za ostatnie trzy miesiące i wpisz do arkusza. Już ten krok zwykle ujawnia braki w danych.
4. Dzień 5. Ułóż ekran w trzech blokach i dodaj punkty odniesienia.
5. Kolejne cztery tygodnie. Aktualizuj ręcznie raz w tygodniu i notuj, na które liczby faktycznie patrzysz. Resztę usuń.

Dopiero po takim okresie próbnym warto automatyzować pobieranie danych. Jak korzystać z ekranu w stałym rytmie, opisujemy w przewodniku o danych wskazanym na początku.

Najczęstsze błędy

• Za dużo liczb. Trzydzieści wskaźników oznacza, że żaden nie jest ważny.
• Liczby, na które nikt nie ma wpływu. Liczba odwiedzin strony bez związku z zapytaniami niczego nie zmienia.
• Brak definicji. „Zapytanie” dla handlowca i dla marketingu to co innego, więc liczby się nie zgadzają i nikt im nie ufa.
• Dashboard bez rytmu. Ekran, którego nikt nie otwiera o stałej porze, przestaje być aktualizowany po miesiącu.
• Automatyzacja przed porządkiem. Połączenie pięciu systemów nie naprawi tego, że dane są wpisywane niekonsekwentnie.

Jeśli nie wiesz, od którego obszaru zacząć porządkowanie, pomoże test gotowości do skalowania. Jak wygląda system, w którym taki ekran jest częścią codziennej pracy, pokazuje strona CRM i ERP na miarę. Pozostałe przewodniki są w bazie wiedzy.