Słownik
Harmonogram: co to jest
Harmonogram to plan, który rozkłada pracę w czasie i przypisuje ją do ludzi lub zasobów: kto, co, kiedy i jak długo. W firmie usługowej jest narzędziem łączącym obietnice złożone klientom z możliwościami zespołu. Dobry harmonogram pokazuje nie tylko to, co jest zaplanowane, ale też ile wolnych mocy zostało i co się stanie, gdy jedno zlecenie się przesunie.
Rodzaje harmonogramów
| Rodzaj | Co pokazuje | Kto korzysta |
|---|---|---|
| Harmonogram zleceń | Kiedy zaczyna się i kończy każde zlecenie | Właściciel, biuro, klienci |
| Harmonogram zasobów | Co robi każda osoba, ekipa, pojazd lub maszyna | Kierownik, koordynator |
| Harmonogram projektu | Etapy jednego zlecenia i ich zależności | Kierownik projektu, klient |
| Grafik pracy | Godziny i zmiany pracowników | Kadry, zespół |
To cztery widoki tej samej rzeczywistości. Kłopoty zaczynają się, gdy każdy jest prowadzony w innym pliku i nie zgadzają się ze sobą.
Elementy dobrego harmonogramu
- Jedno źródło. Wszyscy patrzą na ten sam plan.
- Czas realny. Z dojazdami, przygotowaniem i rezerwą.
- Przypisanie do osób. Nie „ktoś z ekipy”.
- Widoczne obłożenie. Kto jest przeciążony, kto ma luz.
- Zależności. Co musi się skończyć, żeby coś innego mogło się zacząć.
- Aktualność. Zmiana wpisana od razu, a nie na koniec tygodnia.
- Dostęp w terenie. Ekipa widzi plan w telefonie.
Typowe błędy
- Planowanie na styk, bez rezerwy na niespodzianki.
- Terminy obiecywane klientom bez sprawdzenia planu.
- Kilka wersji: arkusz biura, kalendarz właściciela, tablica w magazynie.
- Brak informacji o urlopach i zwolnieniach.
- Plan znany tylko jednej osobie.
Przykład
Przykład jest zmyślony. Firma montująca stolarkę okienną planowała ekipy w zeszycie kierownika. Handlowcy podawali klientom terminy z pamięci. Dwa razy w miesiącu zdarzało się, że dwie ekipy miały ten sam dzień u różnych klientów albo okna nie dojechały na czas. Po przeniesieniu planu do wspólnego kalendarza powiązanego ze zleceniami handlowiec widzi pierwszy wolny termin, a zlecenie nie dostaje daty montażu, dopóki dostawa nie jest potwierdzona.
Arkusz czy system
Dla kilku osób i kilkunastu zleceń miesięcznie wystarcza wspólny kalendarz lub arkusz. System staje się potrzebny, gdy plan zmienia się codziennie, zależy od dostaw i musi być widoczny dla wielu osób jednocześnie. Kryteria opisuje artykuł harmonogram pracy zespołu: arkusz czy system. Jednostkę, którą się planuje, wyjaśnia hasło zlecenie. Całość tematu zawiera przewodnik ERP dla firmy, a inne pojęcia baza wiedzy.
Co dalej
Dla mniejszych firm, które chcą zacząć same
Raport o firmie albo kurs „Porządek w zapytaniach”
Raport (297 zł netto) pokazuje, co poprawić na stronie, w widoczności i w obsłudze zapytań. Kurs (197 zł netto) w sześciu modułach prowadzi przez uporządkowanie zapytań krok po kroku.