Słownik
Zlecenie: co to jest
Zlecenie w firmie usługowej to pojedyncza, wyodrębniona praca wykonywana dla klienta, która ma ustalony zakres, termin, cenę i osobę odpowiedzialną. Jest podstawową jednostką, w której firma planuje pracę, liczy koszty i wystawia faktury. Od tego, czy każde zlecenie jest zapisane w jednym miejscu, zależy, czy firma wie, co ma do zrobienia i ile na tym zarabia.
Zlecenie a umowa zlecenia
Słowo ma dwa znaczenia. W języku prawa umowa zlecenia to rodzaj umowy cywilnoprawnej. W języku organizacji firmy zlecenie to po prostu praca do wykonania dla klienta, niezależnie od tego, jaka umowa ją reguluje. To hasło dotyczy drugiego znaczenia. W różnych branżach ta sama rzecz nazywa się projektem, realizacją, sprawą, budową albo zamówieniem.
Etapy zlecenia
- Przyjęcie. Zaakceptowana oferta staje się zleceniem.
- Przygotowanie. Komplet informacji, materiały, przydział ludzi.
- Realizacja. Praca według ustalonych kroków.
- Odbiór. Klient potwierdza wykonanie.
- Rozliczenie. Faktura i zapłata.
- Zamknięcie. Porównanie planu z wykonaniem.
Co zawiera karta zlecenia
| Pole | Po co |
|---|---|
| Klient i osoba kontaktowa | Wiadomo, z kim rozmawiać |
| Zakres i ustalenia | Wiadomo, co ma powstać |
| Termin i etap | Wiadomo, na czym stoi sprawa |
| Osoba odpowiedzialna i zespół | Wiadomo, kto to robi |
| Wartość i warunki płatności | Podstawa faktury |
| Godziny i koszty | Podstawa rachunku zysku |
| Pliki i historia | Wszystko w jednym miejscu |
Przykład
Przykład jest zmyślony. Firma montująca rolety zewnętrzne prowadziła zlecenia w zeszycie. Gdy klient dzwonił z pytaniem o termin, trzeba było znaleźć osobę, która przyjmowała zamówienie. Po przejściu na karty zleceń w systemie każdy w biurze widzi etap, datę montażu i ustalenia. Właściciel po raz pierwszy zobaczył też, ile zleceń jest otwartych jednocześnie i ile z nich czeka na materiał.
Dlaczego zlecenie jest jednostką rachunku
Wynik firmy jest sumą wyników zleceń pomniejszoną o koszty stałe. Jeśli firma nie zapisuje godzin i kosztów przy zleceniu, widzi tylko sumę i nie wie, które prace ją niosą. Jak to policzyć, wyjaśnia hasło rentowność zlecenia oraz artykuł rentowność zlecenia: jak ją liczyć.
O tym, jak pilnować kroków realizacji, piszemy w tekście checklista realizacji zlecenia. System do prowadzenia zleceń opisuje przewodnik ERP dla firmy. Pozostałe pojęcia są w bazie wiedzy.
Co dalej
Dla mniejszych firm, które chcą zacząć same
Raport o firmie albo kurs „Porządek w zapytaniach”
Raport (297 zł netto) pokazuje, co poprawić na stronie, w widoczności i w obsłudze zapytań. Kurs (197 zł netto) w sześciu modułach prowadzi przez uporządkowanie zapytań krok po kroku.