Rentowność zlecenia: jak ją liczyć w firmie usługowej

Większość firm usługowych zna swój wynik miesięczny. Znacznie mniej wie, które zlecenia na ten wynik zapracowały, a które go obniżyły. Bez tej wiedzy firma wycenia na wyczucie i z równym zapałem zabiega o klientów dobrych i złych. Narzędzia, które pozwalają liczyć rentowność bez ręcznej pracy, opisuje przewodnik ERP dla firmy. Tutaj pokazujemy sam rachunek, który da się zrobić także w arkuszu.

Wzór

Wynik zlecenia = przychód netto − koszty bezpośrednie

Rentowność zlecenia = wynik zlecenia ÷ przychód netto

Koszty bezpośrednie to wszystko, czego firma by nie poniosła, gdyby zlecenia nie było:

• Praca własna. Godziny pracowników pomnożone przez pełny koszt godziny.
• Podwykonawcy. Faktury za prace zlecone na zewnątrz.
• Materiały i licencje. Zakupione na potrzeby zlecenia.
• Dojazdy i sprzęt. Paliwo, wynajem, zużycie narzędzi.
• Poprawki i reklamacje. Godziny i materiały zużyte po oddaniu pracy.
• Sprzedaż. Prowizja albo czas poświęcony na wycenę i negocjacje, jeśli jest znaczący.

Ile kosztuje godzina pracy

Najczęstszy błąd to liczenie godziny pracownika jako wynagrodzenia podzielonego przez liczbę godzin w miesiącu. Pełny koszt jest wyższy z dwóch powodów. Po pierwsze do wynagrodzenia dochodzą składki, urlopy, zwolnienia, sprzęt i szkolenia. Po drugie nie każdą godzinę pracy da się przypisać do zlecenia: są spotkania, przestoje, dojazdy między klientami.

Prosty sposób liczenia:

1. Weź całkowity roczny koszt pracownika dla firmy.
2. Policz godziny, które rzeczywiście przepracował dla klientów w ciągu roku.
3. Podziel pierwsze przez drugie.

Przykład na zmyślonych liczbach: pracownik kosztuje firmę łącznie 96 000 zł rocznie. Z około 1 900 godzin pracy w roku po odjęciu urlopu, spotkań i przestojów na zlecenia przypada 1 200. Pełny koszt godziny to 80 zł, a nie 50 zł, jak wynikałoby z prostego dzielenia.

Przykład: dwa zlecenia za tę samą cenę

Liczby są zmyślone i służą pokazaniu mechanizmu. Firma wykonała dwa zlecenia po 12 000 zł netto, przyjmując koszt godziny 80 zł.

Pozycja	Zlecenie A	Zlecenie B
Przychód netto	12 000 zł	12 000 zł
Godziny wycenione	60	60
Godziny faktyczne	58	95
Koszt pracy	4 640 zł	7 600 zł
Materiały i podwykonawcy	2 500 zł	2 900 zł
Poprawki po oddaniu	0 zł	800 zł
Wynik zlecenia	4 860 zł	700 zł
Rentowność (przykład)	np. ok. 40 procent	np. ok. 6 procent

Na fakturze oba zlecenia wyglądają identycznie. Różnicę zrobiło 37 dodatkowych godzin, których nikt nie wycenił: dwie rundy zmian na prośbę klienta i prace, które „przy okazji” dopisano do zakresu. Bez zapisu czasu firma uznałaby oba zlecenia za równie dobre.

Gdzie najczęściej ucieka rentowność

• Prace dodatkowe bez dopłaty. Klient prosi o drobiazg, zespół go wykonuje, nikt nie zapisuje.
• Zaniżona wycena. Oparta na najlepszym scenariuszu zamiast na danych z podobnych zleceń.
• Poprawki. Wynikające z niejasnych ustaleń na początku.
• Przestoje. Czekanie na materiały, decyzje klienta albo innego wykonawcę.
• Dojazdy. Kilka krótkich wizyt zamiast jednej dobrze przygotowanej.
• Niezafakturowana praca. Wykonana i zapomniana przy rozliczeniu.

Co z kosztami ogólnymi

Czynsz, księgowość, marketing i wynagrodzenie właściciela nie należą do żadnego zlecenia, ale muszą zostać pokryte z sumy wyników wszystkich zleceń. Są dwa podejścia. Pierwsze: liczyć rentowność po kosztach bezpośrednich i pilnować, żeby suma wyników w miesiącu przekraczała koszty ogólne. Drugie: doliczać narzut do kosztu godziny. Dla małej firmy pierwsze jest prostsze i wystarcza. Ważne, żeby stosować jedno konsekwentnie.

Jak zbierać dane bez dużego systemu

1. Karta zlecenia. Jeden wiersz w arkuszu: wycena, wycenione godziny, faktyczne godziny, koszty zewnętrzne.
2. Zapis czasu raz dziennie. Każdy pracownik wpisuje, ile godzin poświęcił na które zlecenie.
3. Koszty z numerem zlecenia. Każda faktura zakupowa dostaje oznaczenie, czego dotyczy.
4. Zapis prac dodatkowych. Każda prośba spoza zakresu trafia na listę, nawet jeśli firma zdecyduje się jej nie fakturować.
5. Podsumowanie po zamknięciu. Pięć minut na porównanie wyceny z wykonaniem.

Przy kilkunastu zleceniach miesięcznie arkusz zaczyna ciążyć, a dane o czasie, kosztach i fakturach warto połączyć w jednym miejscu. Jakie moduły do tego służą, opisuje artykuł moduły ERP dla firmy usługowej, a czy to już ten moment, podpowie test: czy potrzebujesz ERP.

Co zrobić z wynikami

• Poprawić wyceny. Średnie faktyczne godziny z podobnych zleceń są lepszą podstawą niż intuicja.
• Pogrupować zlecenia. Według rodzaju usługi, wielkości i klienta. Często okazuje się, że jeden rodzaj pracy utrzymuje pozostałe.
• Wprowadzić zasadę prac dodatkowych. Każda zmiana zakresu ma wycenę i zgodę klienta przed wykonaniem.
• Reagować w trakcie. Gdy zlecenie zużyło większość budżetu godzin w połowie pracy, to moment na rozmowę.
• Wpisać rentowność na ekran właściciela. Jak to zrobić, opisuje artykuł dashboard dla właściciela firmy.

Rentowność zleceń jest jedną z kilku liczb, od których zależą decyzje o cenach i zatrudnieniu. Cały zestaw opisuje przewodnik dane i decyzje. Jak wygląda system liczący ją na bieżąco, pokazuje strona CRM i ERP na miarę. Pozostałe przewodniki są w bazie wiedzy.