Narzędzie
Test: czy Twoja firma potrzebuje ERP
Test „czy potrzebujesz ERP” to dziesięć stwierdzeń o codziennej pracy firmy, na które odpowiadasz tak albo nie. Wynik mówi, czy firma jest na etapie, na którym system ERP ma sens, czy wystarczą wybrane moduły, czy na razie lepiej zostać przy prostszych narzędziach. Test zajmuje około dwóch minut i nie wymaga podawania danych.
- 1.Te same dane wpisujemy ręcznie w więcej niż jednym miejscu (np. oferta, zlecenie, faktura).
- 2.Nie wiemy, ile zarobiliśmy na konkretnym zleceniu, dopóki ktoś tego osobno nie policzy.
- 3.Zdarza się, że wykonana praca nie zostaje zafakturowana albo faktura wychodzi z opóźnieniem.
- 4.Harmonogram ludzi i zasobów prowadzimy w arkuszu, który aktualizuje jedna osoba.
- 5.O stan zlecenia trzeba pytać ludzi, bo nie widać go w jednym miejscu.
- 6.Zakupy materiałów albo usług podwykonawców nie są przypisane do zleceń.
- 7.Zestawienie wyników za miesiąc powstaje ręcznie i zajmuje więcej niż kilka godzin.
- 8.W firmie pracuje co najmniej dziesięć osób albo prowadzimy kilkanaście zleceń jednocześnie.
- 9.Sprzedaż i realizacja korzystają z różnych narzędzi, które nie wymieniają danych.
- 10.Zaległe płatności wychodzą na jaw dopiero przy przeglądaniu wyciągu z banku.
Odpowiedz na wszystkie stwierdzenia, żeby zobaczyć wynik. Zostało: 10.
Test jest orientacyjny i nie zastępuje analizy procesu. Odpowiedzi zostają w przeglądarce i nie są nigdzie wysyłane.
Jak czytać wynik testu
| Odpowiedzi „tak” | Wynik | Co zwykle wystarcza |
|---|---|---|
| 0 do 3 | Jeszcze nie | CRM albo wspólna lista zapytań, program do faktur, jeden arkusz zleceń |
| 4 do 6 | Wybrane moduły | Zlecenia, harmonogram i rozliczenia połączone ze sprzedażą |
| 7 do 10 | Tak, i to niedługo | System obejmujący całą drogę zlecenia, wdrażany etapami |
Progi są naszym uproszczeniem, a nie wynikiem badań. Mają pomóc w szybkiej orientacji. Ważniejsze od sumy jest to, które stwierdzenia zaznaczyłeś.
Co sprawdzają stwierdzenia
Każde stwierdzenie opisuje jeden z typowych objawów firmy, która wyrosła ze swoich narzędzi.
- Podwójne wpisywanie danych. Oferta, zlecenie i faktura zawierają te same informacje wpisywane trzy razy. To źródło błędów i straconych godzin.
- Brak rentowności zlecenia. Firma zna wynik miesiąca, ale nie wie, które zlecenia na niego pracują, a które go obniżają.
- Niezafakturowana praca. Dodatkowe prace wykonane na prośbę klienta nie trafiają na fakturę, bo nikt ich nie zapisał.
- Harmonogram w jednej głowie. Plan pracy zna jedna osoba, a jej nieobecność zatrzymuje firmę.
- Pytanie zamiast patrzenia. Żeby poznać stan zlecenia, trzeba zadzwonić albo napisać do wykonawcy.
- Późna wiedza o płatnościach. Zaległości wychodzą przy okazji, a nie w dniu przekroczenia terminu.
Dlaczego ERP nie zawsze jest odpowiedzią
System ERP porządkuje pracę, która już ma swój porządek. Jeśli firma nie ma ustalonej drogi zlecenia, system utrwali chaos i doda do niego obowiązek klikania. Dlatego przy niskim wyniku testu lepszą inwestycją jest opisanie procesu, o czym mówi przewodnik procesy i SOP.
W Polsce z oprogramowania klasy ERP korzystało w 2023 roku 36,0 procent przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 10 osób (GUS, „Społeczeństwo informacyjne w Polsce w 2023 r.”). To znaczy, że większość takich firm radzi sobie bez niego albo korzysta z prostszych narzędzi. Brak ERP nie jest więc zaległością samą w sobie. Staje się nią, gdy objawy z testu zaczynają kosztować.
Co dalej po teście
Czym jest ERP i z jakich modułów się składa, wyjaśnia przewodnik ERP dla firmy oraz artykuł moduły ERP dla firmy usługowej. Kiedy mała firma powinna się nim zająć, opisujemy w artykule ERP dla małej firmy: kiedy warto. Różnice między CRM i ERP tłumaczy tekst CRM a ERP.
Szerszą samoocenę daje test gotowości do skalowania. Pozostałe kalkulatory są na stronie narzędzia, a wszystkie przewodniki w bazie wiedzy.
Najczęstsze pytania
Czy o potrzebie ERP decyduje liczba pracowników?+
Nie ma sztywnej granicy. Firma z ośmioma osobami, która prowadzi wiele zleceń z materiałami i podwykonawcami, może potrzebować modułów ERP wcześniej niż trzydziestoosobowa firma o prostym, powtarzalnym procesie. Liczba osób jest tylko jednym z dziesięciu stwierdzeń w teście. Więcej mówi to, ile razy te same dane są przepisywane.
Czy wynik „tak” oznacza, że muszę kupić duży system?+
Nie. Oznacza, że praca na osobnych narzędziach zaczęła kosztować więcej niż ich połączenie. W firmie usługowej zwykle wystarczają dwa lub trzy moduły: zlecenia, harmonogram i rozliczenia, powiązane ze sprzedażą. Pełny pakiet z produkcją, magazynem wysokiego składowania i kadrami rzadko jest potrzebny.
Czym różni się ten test od testu gotowości do skalowania?+
Ten test dotyczy jednego pytania: czy narzędzia do prowadzenia zleceń i rozliczeń nadążają za firmą. Test gotowości do skalowania jest szerszy i obejmuje sprzedaż, procesy, zespół i liczby. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, wybierz test gotowości. Jeśli zastanawiasz się konkretnie nad systemem, ten będzie szybszy.
Co zrobić, jeśli wynik wypadł na granicy przedziałów?+
Spojrzeć, przy których stwierdzeniach padło „tak”. Jeśli dotyczą jednego obszaru, na przykład rozliczeń, wystarczy uporządkować ten obszar. Jeśli są rozrzucone po całej drodze zlecenia, problemem jest brak połączenia między narzędziami i warto rozważyć system. Liczba punktów jest wskazówką, a nie wyrokiem.
Co dalej
Dla mniejszych firm, które chcą zacząć same
Raport o firmie albo kurs „Porządek w zapytaniach”
Raport (297 zł netto) pokazuje, co poprawić na stronie, w widoczności i w obsłudze zapytań. Kurs (197 zł netto) w sześciu modułach prowadzi przez uporządkowanie zapytań krok po kroku.