ERP dla małej firmy: kiedy warto

ERP to system, który prowadzi realizację i zasoby firmy: zlecenia, harmonogram, czas pracy, materiały, koszty i rozliczenia. Podstawy wyjaśnia artykuł co to jest system ERP, a pełny obraz daje przewodnik ERP dla małej i średniej firmy. Tutaj odpowiadamy na jedno pytanie: po czym poznać, że mała firma dojrzała do takiego rozwiązania.

Jak długo wystarczają arkusze

Arkusz jest dobrym narzędziem na start. Jest tani, elastyczny i każdy umie go obsłużyć. Dopóki zleceń jest kilka, a prowadzi je jedna albo dwie osoby, lista w arkuszu, kalendarz i program do faktur wystarczają.

Kłopoty zaczynają się, gdy arkuszy przybywa. Jeden do zleceń, drugi do grafiku, trzeci do kosztów, czwarty do rozliczeń z podwykonawcami. Każdy prowadzi ktoś inny, dane trzeba przenosić ręcznie, a wersje przestają się zgadzać. Firma nadal działa, ale coraz więcej czasu poświęca na uzgadnianie informacji zamiast na pracę.

Osiem sygnałów, że czas na system

1. Te same dane są wpisywane w trzech miejscach. Klient w ofercie, w arkuszu zleceń i w programie do faktur.
2. Wynik zlecenia jest znany po fakcie. Albo wcale, bo nikt nie ma czasu zestawić kosztów.
3. Grafik układa się telefonicznie. Zmiana jednego terminu wymaga kilku rozmów.
4. Faktury wychodzą z opóźnieniem. Biuro czeka na informację, że praca została wykonana.
5. Materiały zamawia się w ostatniej chwili. Albo dwa razy, bo nikt nie wiedział, że już zamówiono.
6. Właściciel jest centralą informacji. Zespół pyta go o stan zleceń, bo nie ma gdzie sprawdzić.
7. Nowa osoba uczy się miesiącami. Wiedza o tym, jak co się robi, jest w głowach.
8. Błędy się powtarzają. Pominięta pozycja, zły adres, niezafakturowana dopłata.

Warto przejść tę listę z osobą z biura i z kimś, kto pracuje u klientów, bo każda z nich widzi inne objawy. Właściciel często nie wie, ile czasu zespół traci na uzgadnianie informacji, dopóki o to nie zapyta. Jeden albo dwa sygnały to jeszcze nie powód do wdrożenia. Cztery i więcej oznaczają, że firma płaci za brak systemu więcej, niż kosztowałoby jego posiadanie.

Kiedy ERP jest za wcześnie

• Proces się jeszcze zmienia. Firma szuka swojego modelu, zmienia ofertę i sposób pracy co kilka miesięcy. System utrwali coś, co za chwilę będzie nieaktualne.
• Zleceń jest mało. Przy kilku miesięcznie koszt wdrożenia i utrzymania przewyższy oszczędność.
• Nie ma kto się tym zająć. Wdrożenie wymaga czasu właściciela i co najmniej jednej osoby z zespołu. Bez tego system powstanie, ale nikt nie będzie w nim pracował.
• Problem leży w sprzedaży. Jeśli firmie brakuje klientów, a nie porządku w realizacji, najpierw potrzebny jest porządek w zapytaniach.

Ile naprawdę kosztuje brak systemu

Koszt systemu widać na fakturze. Koszt jego braku jest rozproszony, więc łatwo go nie zauważyć. Warto policzyć go choćby w przybliżeniu.

Ukryty koszt	Jak go oszacować
Przepisywanie danych	Godziny tygodniowo razy liczba osób razy koszt godziny
Szukanie informacji i dopytywanie	Liczba pytań do właściciela dziennie razy czas przerwanej pracy
Niezafakturowane prace	Przegląd dziesięciu zleceń: co wykonano poza zakresem i czy to rozliczono
Opóźnione faktury	Średnia liczba dni między zakończeniem pracy a fakturą
Błędy i poprawki	Liczba powtórnych wyjazdów, reklamacji i korekt w miesiącu
Nierentowne zlecenia	Porównanie wyceny z rzeczywistym kosztem ostatnich realizacji

Przykład obliczenia, na założonych liczbach: jeśli trzy osoby spędzają po cztery godziny tygodniowo na przenoszeniu danych, to w miesiącu jest to około pięćdziesięciu godzin pracy, która niczego nie wytwarza. To wartość, z którą można zestawić miesięczny koszt systemu.

Jak mała firma powinna wdrażać ERP

Duże wdrożenia zawodzą, bo próbują zmienić wszystko naraz. Mała firma ma przewagę: może zacząć od jednego modułu i dołożyć kolejne, gdy pierwszy działa.

1. Opisz drogę zlecenia. Od przyjęcia do faktury, z osobami i dokumentami.
2. Wybierz najbardziej bolesne miejsce. Zwykle są to zlecenia z harmonogramem albo rozliczenie czasu i kosztów.
3. Uruchom jeden moduł. Z prawdziwymi danymi i całym zespołem, który go dotyczy.
4. Połącz z tym, co już działa. Program do faktur i księgowość zostają.
5. Dołóż kolejny moduł po kilku tygodniach. Gdy pierwszy stał się nawykiem.

Ważna jest kolejność między sprzedażą a realizacją. Jeśli firma nie ma jeszcze porządku w zapytaniach i ofertach, lepiej zacząć od części sprzedażowej, bo to ona przynosi pieniądze na dalsze kroki. Różnice między oboma systemami wyjaśnia artykuł CRM a ERP.

Po czym poznać, że wdrożenie się udało

Dobre wdrożenie w małej firmie nie polega na uruchomieniu wszystkich funkcji. Widać je po kilku prostych zmianach. Zespół sprawdza stan zleceń w systemie, a nie u właściciela. Faktura wychodzi w dniu zakończenia pracy albo następnego dnia. Wynik zlecenia jest znany zaraz po jego zamknięciu. Nowa osoba po tygodniu wie, gdzie co znaleźć.

Jeśli po trzech miesiącach obok systemu nadal żyją stare arkusze, to znak, że czegoś w nim brakuje albo że kogoś pominięto przy projektowaniu. Warto wtedy zapytać zespół, do czego arkusz wciąż jest potrzebny, i uzupełnić system o tę jedną rzecz, zamiast zakazywać arkuszy.

Gotowy pakiet czy rozwiązanie dopasowane

Gotowe pakiety dla małych firm dobrze obsługują typowy handel i prostą produkcję. Firmy usługowe częściej mają własny przebieg zlecenia, który trudno wcisnąć w ramy standardowego programu. Wtedy rozsądnym wyjściem jest system zbudowany z kilku modułów pod konkretny proces, połączony z istniejącymi narzędziami. Jak ocenić wykonawcę takiego rozwiązania, opisuje przewodnik wybór wykonawcy wdrożenia.

Jak wygląda budowa modułów ERP w praktyce, opisuje strona CRM i ERP na miarę. Pozostałe tematy zebraliśmy w bazie wiedzy.