Moduły ERP dla firmy usługowej

Słowo ERP bywa mylące, bo w dużych przedsiębiorstwach oznacza rozbudowane pakiety z modułami produkcji, logistyki i finansów. Firma usługowa potrzebuje czegoś znacznie węższego: narzędzia, które wie, jakie zlecenia są w toku, kto nad nimi pracuje, ile kosztują i co trzeba zafakturować. Pełne wprowadzenie daje przewodnik ERP dla małej i średniej firmy, a podstawy pojęcia artykuł co to jest system ERP.

Mapa modułów

Moduł	Na jakie pytanie odpowiada	Komu potrzebny
Zlecenia	Co jest w toku i na jakim etapie	Każdej firmie
Harmonogram	Kto, gdzie i kiedy pracuje	Firmom z zespołem wykonawczym
Czas pracy	Ile godzin poszło na zlecenie	Firmom sprzedającym czas lub liczącym rentowność
Koszty i rentowność	Ile zarobiliśmy na zleceniu	Każdej firmie powyżej kilku zleceń miesięcznie
Materiały i magazyn	Co mamy, co zamówić, co zużyto	Firmom pracującym z materiałami i częściami
Zakupy i podwykonawcy	Co zleciliśmy na zewnątrz i za ile	Firmom korzystającym z podwykonawców
Rozliczenia	Co zafakturować i kto zalega	Każdej firmie
Dokumenty	Gdzie jest umowa, protokół, zdjęcie	Firmom z obowiązkiem dokumentowania prac
Raporty	Jak idzie firmie	Każdej firmie

Moduły podstawowe

Zlecenia

Serce systemu. Zlecenie ma klienta, zakres, termin, osoby odpowiedzialne, etap i wartość. Powstaje z wygranej oferty, więc ustalenia ze sprzedaży są od razu dostępne dla wykonawców. Każda firma ma własne etapy: przyjęte, zaplanowane, w realizacji, do odbioru, zakończone, rozliczone. Widok wszystkich zleceń z etapami zastępuje codzienne pytania o to, co się dzieje.

Harmonogram

Kalendarz ludzi, zespołów i zasobów. Pokazuje obłożenie w kolejnych tygodniach, konflikty terminów i wolne okna. W firmach terenowych łączy się z adresami, żeby ograniczać dojazdy. To moduł, który najszybciej zmniejsza liczbę telefonów w firmie.

Czas pracy

Zapis godzin przy zleceniu, możliwie najprostszy: start i stop w telefonie albo kilka wpisów na koniec dnia. Bez niego nie da się policzyć kosztu pracy, czyli największego składnika kosztu w usługach. Dane z tego modułu zasilają też rozliczenia wynagrodzeń i faktury godzinowe.

Koszty i rentowność

Do zlecenia przypisuje się koszt pracy, materiałów, podwykonawców i dojazdów, a system zestawia je z wartością sprzedaży. Wynik widać w trakcie realizacji, a nie po zamknięciu miesiąca. To moduł, który zmienia sposób wyceniania kolejnych zleceń.

Rozliczenia

Lista prac gotowych do zafakturowania, faktury częściowe i końcowe, płatności, zaległości i przypomnienia. Sam dokument może powstawać w dotychczasowym programie do faktur, połączonym z systemem. Ważne, żeby zakończenie pracy automatycznie tworzyło pozycję do rozliczenia.

Moduły zależne od modelu firmy

Materiały i magazyn

Stany, wydania na zlecenie, minimalne ilości, zamówienia. W firmach serwisowych dochodzi wyposażenie samochodów. Wersja uproszczona ogranicza się do listy materiałów zużytych na zleceniu z ceną zakupu.

Zakupy i podwykonawcy

Zamówienia powiązane ze zleceniem, terminy dostaw, umowy i rozliczenia z podwykonawcami. Pozwala sprawdzić, czy faktura kosztowa odpowiada temu, co zamówiono, i od razu przypisać ją do właściwego zlecenia.

Dokumenty i protokoły

Umowy, protokoły odbioru, zdjęcia z realizacji, karty gwarancyjne. Protokół wypełniany w telefonie z podpisem klienta skraca czas do faktury i zamyka spory o to, co wykonano.

Panel klienta

Klient widzi status zlecenia, dokumenty i faktury, może zgłosić uwagę albo zamówić kolejną usługę. Zmniejsza liczbę pytań o stan sprawy i sprawdza się szczególnie przy stałej współpracy.

Jak rozpoznać, czego potrzebuje Twoja firma

Zamiast zaczynać od listy modułów, warto zacząć od objawów.

Objaw	Moduł, który go rozwiązuje
Nikt nie wie, na jakim etapie są zlecenia	Zlecenia
Grafik ustalany telefonicznie, podwójne rezerwacje ludzi	Harmonogram
Wynik zlecenia znany po miesiącu albo wcale	Czas pracy, koszty
Faktury wychodzą z opóźnieniem, prace dodatkowe nierozliczone	Rozliczenia
Wyjazdy bez potrzebnych części, materiały kupowane dwa razy	Materiały
Faktury od podwykonawców trudne do przypisania	Zakupy i podwykonawcy
Klienci dzwonią z pytaniem o status	Panel klienta, powiadomienia

Kiedy liczba objawów uzasadnia wdrożenie, opisujemy w artykule ERP dla małej firmy: kiedy warto.

Kolejność wdrażania

1. Zlecenia. Od nich zależy wszystko inne. Sam widok zleceń z etapami i osobami daje efekt w pierwszym tygodniu.
2. Harmonogram. Gdy zlecenia są w systemie, przypisanie im terminów i ludzi jest naturalnym krokiem.
3. Rozliczenia. Połączenie zamknięcia zlecenia z fakturą przyspiesza wpływ pieniędzy.
4. Czas pracy i koszty. Wymagają zmiany nawyków zespołu, więc lepiej wprowadzać je, gdy system jest już codziennym narzędziem.
5. Moduły dodatkowe. Materiały, podwykonawcy, panel klienta, według potrzeb.

Każdy etap powinien trwać kilka tygodni i kończyć się sprawdzeniem, czy zespół faktycznie korzysta z nowej części. Jeśli firma nie ma jeszcze porządku w sprzedaży, pierwszym krokiem powinna być część obsługująca zapytania i oferty. Różnice i powiązania między oboma obszarami wyjaśnia artykuł CRM a ERP.

Jak moduły pracują razem

Wartość systemu bierze się z połączeń, a nie z samych modułów. Wygrana oferta tworzy zlecenie. Zlecenie trafia na harmonogram. Pracownik zapisuje czas i zużyte materiały przy zleceniu. Zamknięcie zlecenia tworzy pozycję do faktury i od razu pokazuje wynik. Opłacona faktura zamyka sprawę w raporcie. Na żadnym z tych kroków nikt nie przepisuje danych. Jeśli w którymś miejscu trzeba to robić, połączenie nie działa i warto je naprawić, zanim dojdzie kolejny moduł.

Czego nie budować

• Własnej księgowości. Program księgowy i biuro rachunkowe robią to lepiej i zgodnie z przepisami. Wystarczy wymiana danych.
• Modułów na zapas. Funkcja, która może się kiedyś przydać, kosztuje dziś i komplikuje ekran.
• Obsługi każdego wyjątku. Rzadkie sytuacje taniej rozwiązać ręcznie z notatką w zleceniu.
• Raportów, których nikt nie czyta. Lepiej pięć liczb oglądanych co tydzień niż trzydzieści zestawień. Dobór opisuje przewodnik dane i decyzje.

Jak wygląda budowa modułów pod konkretną firmę, opisuje strona CRM i ERP na miarę. Przykłady zestawów modułów dla poszczególnych branż, między innymi dla firm serwisowych i firm budowlanych, oraz pozostałe przewodniki znajdują się w bazie wiedzy.