Systemy dla firm budowlanych i wykończeniowych

Od telefonu do odbioru: droga zlecenia

W budownictwie i wykończeniach zlecenie przechodzi więcej etapów niż w większości usług. Klient dzwoni albo pisze. Potem są oględziny, pomiar, wycena, często druga wersja wyceny, umowa i zaliczka. Dalej planowanie ekip, zamówienie materiałów, prace podzielone na etapy, odbiory częściowe, poprawki, odbiór końcowy i rozliczenie. Każdy etap ma innego uczestnika: handlowca albo właściciela, kierownika, brygadzistę, hurtownię, klienta.

Im dłuższa droga, tym więcej przekazań. To na nich giną ustalenia: klient wybrał inny kolor fug, a ekipa ma starą notatkę. Dlatego w tej branży szczególnie ważne jest jedno miejsce, w którym zapisane jest wszystko, co dotyczy danej budowy.

Gdzie firmy budowlane tracą pieniądze

• Wyceny bez powrotu. Oględziny i przygotowanie kosztorysu zajmują godziny. Jeśli nikt nie wraca do klienta po wysłaniu wyceny, ta praca przepada.
• Harmonogram w głowie kierownika. Choroba jednej osoby albo opóźnienie dostawy przestawia wszystko, a zmiany przekazuje się telefonicznie.
• Materiały kupowane w biegu. Brak wychodzi na budowie. Ekipa czeka albo ktoś jedzie do marketu i kupuje drożej.
• Prace dodatkowe bez zapisu. Klient prosi o coś w trakcie, ekipa robi, a przy rozliczeniu nikt nie pamięta, co ustalono i za ile.
• Rozliczenie po czasie. O tym, że budowa wyszła na zero, właściciel dowiaduje się po jej zakończeniu.

Żaden z tych problemów nie wynika ze złej woli ludzi. Wynikają z tego, że informacje są rozproszone.

Sprzedaż: od zapytania do umowy

CRM w firmie budowlanej prowadzi klienta przez etapy: zapytanie, oględziny umówione, wycena w przygotowaniu, wycena wysłana, negocjacje, umowa. Przy każdym etapie jest data i osoba.

• Zapytanie zapisuje się z adresem inwestycji, zakresem i zdjęciami od klienta.
• Oględziny mają termin w kalendarzu, a klient dostaje przypomnienie dzień wcześniej.
• Wycena powstaje z cennika pozycji, więc podobne prace są wyceniane spójnie.
• Po wysłaniu wyceny system tworzy zadania kontaktu po kilku dniach.
• Podpisana umowa zamienia się w kartę budowy z przeniesionym zakresem.

Ogólne zasady tej części opisuje przewodnik sprzedaż i obsługa zapytań.

Realizacja: karta budowy, ekipy, materiały

Element systemu	Co zawiera	Kto z niego korzysta
Karta budowy	Adres, zakres, etapy, ustalenia z klientem, dokumenty, zdjęcia	Kierownik, ekipa, biuro
Harmonogram ekip	Kto na której budowie w danym tygodniu	Kierownik, brygadziści
Lista materiałów	Co potrzebne na etap, co zamówione, co dostarczone	Kierownik, zaopatrzenie
Czas pracy	Godziny ekipy przypisane do budowy	Ekipa, biuro
Prace dodatkowe	Opis, cena, potwierdzenie klienta	Kierownik, klient
Koszty i rozliczenie	Wydatki narastająco na tle wyceny, faktury etapowe	Właściciel, biuro

Najwięcej sporów z klientami dotyczy prac dodatkowych. Krótki wpis z opisem i ceną, potwierdzony przez klienta wiadomością, rozwiązuje ten problem, zanim powstanie. Jak dobierać moduły, opisuje przewodnik ERP dla małej i średniej firmy.

Dzień kierownika przed i po

Bez systemu kierownik zaczyna dzień od kilkunastu telefonów. Ustala, kto gdzie jedzie, czy dotarł gips, czy klient z trzeciej budowy potwierdził wejście. W ciągu dnia dostaje zdjęcia na prywatny komunikator, pomieszane z wiadomościami od rodziny. Wieczorem próbuje spisać godziny i wydatki.

Z systemem brygadzista rano otwiera w telefonie swoją budowę: adres, etap na dziś, uwagi. Zdjęcie ukończonego etapu trafia do karty budowy, a nie do prywatnej rozmowy. Brak materiału zgłasza jednym kliknięciem, a zgłoszenie trafia do osoby od zaopatrzenia. Kierownik widzi wszystkie budowy na jednym ekranie i dzwoni tylko tam, gdzie etap się opóźnia.

Co warto zautomatyzować

• przypomnienie klientowi o oględzinach i o wejściu ekipy,
• zadania kontaktu po wysłaniu wyceny,
• powiadomienie zaopatrzenia o materiałach potrzebnych na kolejny etap,
• wiadomość do klienta po zakończeniu etapu, ze zdjęciami,
• fakturę etapową po potwierdzeniu odbioru częściowego,
• prośbę o opinię po odbiorze końcowym.

Ustalenia z klientem na budowie, decyzje techniczne i odbiory zostają u ludzi. O podziale ról między system a człowieka piszemy w przewodniku automatyzacja i AI.

Od czego zacząć w firmie budowlanej

Najpierw jedna lista wszystkich zapytań i wycen, z datą następnego kontaktu. Potem jeden harmonogram ekip. To dwa kroki, które można zrobić w arkuszu i które od razu pokazują, ile pracy ginie. System ma sens, gdy te dwie listy przestają wystarczać.

Firmy z kilkoma ekipami i stałym napływem zleceń zwykle przechodzą od razu do rozmowy o całym układzie, opisanym na stronie CRM i ERP na miarę. Wszystkie tematy zebraliśmy w bazie wiedzy. Zbliżone potrzeby mają firmy instalacyjne i OZE.