Harmonogram i zlecenia w firmie budowlanej

Na budowie wszystko zależy od wszystkiego. Tynkarz nie wejdzie, zanim elektryk nie skończy, płytkarz czeka na wylewkę, a wylewka musi schnąć. Do tego pogoda, dostawy i decyzje inwestora podejmowane w ostatniej chwili. Firma z kilkoma ekipami na kilku budowach żongluje dziesiątkami takich zależności. Jak wygląda organizacja całej firmy, opisuje strona dla firm budowlanych i wykończeniowych.

Co musi być widać w harmonogramie

Element	Dlaczego
Ekipy i podwykonawcy na osi czasu	Kto jest gdzie i kiedy się zwalnia
Etapy każdej budowy w kolejności	Co musi być skończone, zanim wejdzie następny wykonawca
Przerwy technologiczne	Schnięcie, wiązanie, sezonowanie. Czas, w którym ekipa może być gdzie indziej
Dostawy materiałów	Co i kiedy przyjeżdża, kto zamawia
Decyzje inwestora	Wybór płytek, armatury, kolorów. Z terminem, po którym budowa stanie
Odbiory i płatności	Po którym etapie faktura

Skąd biorą się przestoje

• Brak materiału. Zamówiony za późno albo nie w komplecie.
• Brak decyzji. Inwestor nie wybrał na czas, a nikt mu nie przypomniał.
• Poprzedni etap niedokończony. Ekipa przyjeżdża i nie ma frontu robót.
• Podwykonawca nie przyszedł. Bo ma też inne budowy.
• Prace dodatkowe. Uzgodnione z inwestorem na miejscu, nieuwzględnione w planie.
• Poprawki. Powrót na budowę uznaną za zakończoną.

Pogoda jest na tej liście znacznie niżej, niż się zwykle sądzi. Większość przestojów da się przewidzieć z kilkudniowym wyprzedzeniem, jeśli ktoś patrzy na plan.

Scenariusz: płytki, których nie wybrano

Scenariusz jest zmyślony. Firma wykończeniowa z czterema ekipami prowadziła jednocześnie sześć mieszkań. Plan miał w głowie właściciel, a ekipy dowiadywały się wieczorem, dokąd jadą rano.

W jednym z mieszkań glazurnik miał wejść w poniedziałek. W piątek okazało się, że inwestorka nie wybrała jeszcze płytek do łazienki, bo czekała na wizytę w salonie. Glazurnik został przesunięty na inną budowę, gdzie akurat schła wylewka, więc w praktyce nie miał co robić i spędził dwa dni na drobnych poprawkach. Płytki przyjechały po tygodniu. Do tego czasu glazurnik zaczął już kolejne mieszkanie, więc łazienka czekała następne dziesięć dni.

Po tym zleceniu firma dopisała do każdej budowy listę decyzji inwestora z terminami, liczonymi wstecz od daty wejścia wykonawcy i czasu dostawy. Koordynatorka dzwoni do inwestorów z przypomnieniem dwa tygodnie przed terminem. Plan na kolejny tydzień powstaje w czwartek i trafia do ekip w telefonie. Właściciel mówi, że pierwszy raz od lat nie układa pracy w niedzielę wieczorem.

Jak ułożyć planowanie

1. Lista etapów dla typowego zlecenia. Z czasem trwania, przerwami i zależnościami. Raz przygotowana, służy jako wzór.
2. Plan ogólny na sześć do ośmiu tygodni. Budowy i ekipy, z dokładnością do tygodnia.
3. Plan szczegółowy na tydzień. Z dokładnością do dnia, ustalany w stały dzień.
4. Codzienna aktualizacja. Krótki kontakt z brygadzistami po południu: co zrobione, co jutro, czego brakuje.
5. Lista zamówień i decyzji z terminami wynikającymi z planu.
6. Prace zastępcze zapisane przy każdej budowie.
7. Zapas. Kilka dni w miesiącu na poprawki i nieprzewidziane sytuacje.

Zlecenie od umowy do odbioru

Harmonogram działa, gdy każde zlecenie ma jedną kartę, na której jest wszystko: zakres z kosztorysu, ustalenia z inwestorem, zdjęcia stanu wyjściowego, etapy z datami, prace dodatkowe z wyceną i zgodą klienta, protokoły odbiorów. Ekipa wchodząca na budowę nie powinna dzwonić do właściciela z pytaniem, co było uzgodnione. Jak zbudować listę kontrolną dla etapów, opisuje artykuł checklista realizacji zlecenia.

Prace dodatkowe

Na każdej budowie pojawiają się prace, których nie było w kosztorysie. Inwestor prosi o dodatkowe gniazdko, przesunięcie ściany, inną zabudowę. Jeśli ekipa wykonuje je bez zapisu, firma traci dwa razy: nie wystawia za nie faktury i przekracza termin, na który plan nie przewidział czasu. Zasada jest prosta: każda praca spoza zakresu ma krótki opis, cenę i zgodę inwestora przed wykonaniem, a jej czas trafia do harmonogramu. Jak takie prace wpływają na wynik, pokazuje artykuł rentowność zlecenia.

Arkusz czy system

Przy dwóch ekipach tablica w biurze i wspólny kalendarz spełniają zadanie. Przy czterech i więcej plan w arkuszu zaczyna wymagać osoby, która go pilnuje przez pół dnia, a ekipy nadal dzwonią rano z pytaniami. Wtedy sprawdza się harmonogram powiązany ze zleceniami, widoczny w telefonie i wysyłający powiadomienia o zmianach. Porównanie obu dróg zawiera artykuł harmonogram pracy zespołu: arkusz czy system, a szerszy obraz przewodnik ERP dla firmy. O tym, jak prowadzić zapytania i kosztorysy, zanim zlecenie trafi do planu, piszemy na stronie CRM dla firm budowlanych i wykończeniowych. Pozostałe tematy są w bazie wiedzy.