Słownik
Wdrożenie systemu: co to jest
Wdrożenie systemu to cały proces wprowadzenia nowego oprogramowania do firmy: od ustalenia, czemu ma służyć, przez konfigurację lub budowę, przeniesienie danych i szkolenie, po moment, w którym zespół używa go w codziennej pracy. Wdrożenie nie kończy się w dniu uruchomienia. Jest zakończone wtedy, gdy stary sposób pracy przestaje być używany.
Etapy wdrożenia
- Analiza. Jaki problem system ma rozwiązać, jakie procesy obejmie, kto będzie z niego korzystał.
- Projekt. Ustalenie zakresu, etapów pracy, pól, uprawnień i integracji.
- Konfiguracja lub budowa. Dopasowanie gotowego narzędzia albo napisanie własnego.
- Migracja danych. Przeniesienie klientów, zleceń i otwartych spraw.
- Testy. Sprawdzenie na prawdziwych przypadkach z udziałem przyszłych użytkowników.
- Szkolenie. Krótkie, na własnych danych firmy.
- Uruchomienie. Dzień, od którego praca odbywa się w nowym systemie.
- Stabilizacja. Kilka tygodni poprawek i wsparcia.
Kto bierze udział
| Rola | Zadanie |
|---|---|
| Właściciel lub sponsor | Decyduje o celu i priorytetach, rozstrzyga spory |
| Osoba prowadząca po stronie firmy | Odpowiada na pytania wykonawcy, zbiera uwagi zespołu |
| Użytkownicy kluczowi | Testują i mówią, co nie pasuje do rzeczywistej pracy |
| Wykonawca | Projektuje, buduje, szkoli, poprawia |
Brak osoby prowadzącej po stronie firmy jest jedną z najczęstszych przyczyn opóźnień. Wykonawca czeka wtedy na decyzje, których nikt nie podejmuje.
Dlaczego wdrożenia się nie udają
- Cel opisany jako „mieć system”, a nie jako zmiana w pracy.
- Zbyt szeroki zakres na start.
- Narzędzie wybrane przed opisaniem procesu.
- Zespół dowiaduje się o systemie w dniu szkolenia.
- Stary arkusz działa równolegle „na wszelki wypadek”.
- Nikt nie sprawdza po miesiącu, czy system jest używany.
Przykład
Przykład jest zmyślony. Firma zajmująca się wynajmem kontenerów na odpady wdrażała system zleceń. Za pierwszym razem kupiła gotowy program, przeszkoliła zespół w jedno popołudnie i po miesiącu wróciła do zeszytu. Za drugim zaczęła od jednego procesu, czyli przyjęcia zamówienia i podstawienia kontenera, przetestowała go z dwoma kierowcami i dopiero potem objęła resztę. Różnica polegała na kolejności, nie na narzędziu.
Po czym poznać udane wdrożenie
- Wszystkie nowe sprawy trafiają do systemu.
- Na pytanie o stan sprawy ludzie otwierają system, a nie dzwonią do siebie.
- Właściciel widzi liczby, których wcześniej nie miał.
- Poprzednie narzędzie nie jest otwierane.
Przebieg dla konkretnego rodzaju systemu opisuje artykuł wdrożenie CRM krok po kroku, a realne terminy tekst ile trwa wdrożenie CRM i ERP. Jak wybrać firmę, która je przeprowadzi, wyjaśnia przewodnik wybór wykonawcy. Inne pojęcia znajdziesz w bazie wiedzy.
Co dalej
Dla mniejszych firm, które chcą zacząć same
Raport o firmie albo kurs „Porządek w zapytaniach”
Raport (297 zł netto) pokazuje, co poprawić na stronie, w widoczności i w obsłudze zapytań. Kurs (197 zł netto) w sześciu modułach prowadzi przez uporządkowanie zapytań krok po kroku.