Ile trwa wdrożenie CRM i ERP w małej firmie

Pytanie o czas pada zaraz po pytaniu o cenę i jest równie trudne, bo odpowiedź zależy od zakresu. Da się jednak podać rząd wielkości i wskazać, co naprawdę wpływa na termin. Jak wybierać wykonawcę, który dotrzyma harmonogramu, opisuje przewodnik wybór wykonawcy wdrożenia.

Orientacyjne czasy dla czterech zakresów

Poniższe przedziały to nasze szacunki dla firm usługowych zatrudniających od kilku do kilkudziesięciu osób. Nie pochodzą z badania rynku. Liczone są od startu prac do chwili, w której zespół pracuje w systemie na co dzień.

Zakres	Co obejmuje	Orientacyjny czas
Gotowy CRM w podstawowej konfiguracji	Kontakty, zapytania, etapy, przypomnienia	2 do 4 tygodni
CRM dopasowany lub na miarę, pierwszy etap	Zapytania, oferty, automatyczne przypomnienia, widok dla właściciela	4 do 8 tygodni
CRM z wybranymi modułami ERP	Dodatkowo zlecenia, harmonogram, rozliczenia	3 do 6 miesięcy, etapami
Pełny system firmy	Sprzedaż, realizacja, magazyn lub zakupy, finanse zarządcze, raporty	6 do 12 miesięcy, etapami

W dwóch ostatnich wierszach ważne jest słowo „etapami”. Pierwszy używalny efekt powinien pojawić się po kilku tygodniach, a nie na końcu.

Z czego składa się czas wdrożenia

1. Analiza i zakres. Rozmowy o procesie, ustalenie, co system ma robić. Od kilku dni do kilku tygodni.
2. Konfiguracja lub budowa. Najbardziej przewidywalna część, zależna od zakresu.
3. Integracje. Połączenia z pocztą, programem do faktur, reklamami. Każda może zająć od dnia do kilku tygodni.
4. Przeniesienie danych. Zależne od porządku w dotychczasowych arkuszach.
5. Testy z zespołem. Przechodzenie prawdziwych spraw w systemie i poprawki.
6. Szkolenie i start. Zwykle tydzień lub dwa.
7. Utrwalenie. Pierwsze tygodnie pracy, poprawki, wyrabianie nawyku. Często pomijane w harmonogramach, a decydujące o powodzeniu.

Szczegółowy opis etapów zawiera artykuł wdrożenie CRM krok po kroku.

Co wydłuża wdrożenie

Czynnik	Jak działa	Jak ograniczyć
Wolne decyzje	Wykonawca czeka na odpowiedź, projekt stoi	Jedna osoba decyzyjna i stały termin cotygodniowej rozmowy
Zmiany zakresu	Nowe pomysły w trakcie budowy	Lista „na drugi etap” zamiast dopisywania do pierwszego
Nieopisany proces	Ustalanie sposobu pracy dopiero podczas konfiguracji	Opis drogi klienta przed startem
Bałagan w danych	Czyszczenie arkuszy zajmuje tygodnie	Przenieść tylko dane aktywne, resztę zarchiwizować
Trudne integracje	Stary program bez możliwości wymiany danych	Sprawdzić integracje przed wyceną, rozważyć etap przejściowy
Brak czasu zespołu	Testy i szkolenia odkładane przez bieżącą pracę	Start poza szczytem sezonu, zarezerwowane godziny
Zbyt szeroki pierwszy etap	Wszystko musi być gotowe naraz	Najmniejszy zakres, który rozwiązuje główny problem

Pięć z siedmiu czynników leży po stronie firmy. To dobra wiadomość, bo oznacza, że na termin ma ona realny wpływ.

Jak skrócić wdrożenie bez utraty jakości

• Przygotuj jedną stronę przed pierwszą rozmową. Droga klienta, trzy główne problemy, obecne narzędzia, liczba osób.
• Wyznacz opiekuna po stronie firmy. Osobę z czasem i prawem do decyzji w sprawach bieżących.
• Ustal stały rytm. Krótka rozmowa co tydzień o tej samej porze, z pokazem tego, co powstało.
• Zacznij wąsko. Zapytania i oferty przed harmonogramem i fakturami.
• Posprzątaj dane wcześniej. Jedna lista klientów bez powtórzeń.
• Testuj na prawdziwych sprawach. Od pierwszego tygodnia, a nie na końcu.
• Zaplanuj datę startu z wyprzedzeniem. I nie przesuwaj jej z powodu drobiazgów, które można poprawić po uruchomieniu.

Przykład: ten sam zakres, dwa terminy

Przykład jest zmyślony. Dwie firmy o podobnej wielkości, szkoła językowa i firma montująca stolarkę okienną, zamówiły u tego samego wykonawcy podobny pierwszy etap: zapytania, oferty i przypomnienia.

W szkole językowej wdrożenie prowadziła kierowniczka biura, która miała na to zarezerwowane dwie godziny tygodniowo i mogła sama decydować o etapach i polach. Lista klientów była w jednym arkuszu. System ruszył po pięciu tygodniach.

W firmie montażowej każdą decyzję podejmował właściciel, dostępny głównie wieczorami. W trzecim tygodniu poprosił o dodanie harmonogramu ekip do pierwszego etapu. Dane klientów były w trzech arkuszach i w telefonach handlowców. System ruszył po czterech miesiącach, a harmonogram i tak trafił do drugiego etapu.

Wykonawca i technologia były te same. Różnicę zrobiły trzy rzeczy: osoba decyzyjna, stałość zakresu i porządek w danych.

Jak czytać harmonogram w ofercie

1. Sprawdź, co oznacza data końcowa. Uruchomienie systemu czy zespół pracujący w nim na co dzień.
2. Poszukaj etapów. Każdy z własną datą i opisem tego, co będzie działać.
3. Znajdź swoje zadania. Co i do kiedy ma dostarczyć firma: dane, decyzje, testy.
4. Zapytaj o założenia. Od czego termin zależy i co się stanie, gdy któreś założenie się nie spełni.
5. Zapytaj o okres po starcie. Ile tygodni wsparcia i poprawek jest w planie.

Harmonogram bez zadań po stronie firmy i bez okresu po starcie jest niepełny. Listę pytań, które pomagają to wyjaśnić, zawiera artykuł pytania do wykonawcy przed wdrożeniem systemu.

Czas a koszt

Dłuższe wdrożenie zwykle kosztuje więcej, nawet przy cenie stałej, bo pochłania czas zespołu i odsuwa korzyści. Każdy miesiąc bez systemu to kolejny miesiąc zapytań obsługiwanych po staremu. Dlatego krótki pierwszy etap bywa cenniejszy niż niższa cena za całość. Składniki ceny i orientacyjne widełki opisuje artykuł ile kosztuje CRM na miarę.

Jeśli firma nie jest pewna, czy potrzebuje już modułów ERP, pomoże test: czy potrzebujesz ERP i przewodnik ERP dla firmy. Jak dzielimy wdrożenia na etapy, pokazuje strona CRM i ERP na miarę. Pozostałe przewodniki są w bazie wiedzy.