Jak czytać wyniki firmy co miesiąc

Wielu właścicieli ocenia miesiąc po stanie konta i po tym, jak bardzo byli zajęci. Obie miary zawodzą. Konto może być pełne w miesiącu stratnym, a zespół zapracowany przy zleceniach bez marży. Jak dobierać wskaźniki, opisuje przewodnik dane i decyzje. Tutaj pokazujemy sam przegląd miesiąca.

Osiem liczb na jedną stronę

Liczba	Na jakie pytanie odpowiada	Skąd ją wziąć
Przychód	Ile sprzedaliśmy	Faktury wystawione w miesiącu
Marża na zleceniach	Ile zostało po kosztach wykonania	Przychód minus koszty bezpośrednie zleceń
Koszty stałe	Ile kosztuje istnienie firmy	Biuro, administracja, narzędzia, stałe wynagrodzenia
Wynik	Czy zarabiamy	Marża minus koszty stałe
Gotówka	Czy mamy z czego płacić	Stan kont na koniec miesiąca
Należności po terminie	Ile pieniędzy utknęło u klientów	Lista niezapłaconych faktur
Portfel zleceń	Czy mamy pracę na kolejne miesiące	Podpisane, a niewykonane zlecenia
Obłożenie zespołu	Czy ludzie pracują na zleceniach	Godziny na zleceniach do godzin dostępnych

Pierwsze cztery mówią o zyskowności, kolejne dwie o płynności, ostatnie dwie o przyszłości. Firma zdrowa ma w porządku wszystkie trzy grupy. Problem w jednej z nich potrafi przez jakiś czas ukrywać się za dobrymi wynikami pozostałych.

W jakiej kolejności czytać

1. Wynik. Jedna liczba na początek: plus czy minus i jak daleko od planu.
2. Skąd się wziął. Czy zmienił się przychód, marża czy koszty stałe.
3. Gotówka i należności. Czy wynik zamienił się w pieniądze.
4. Portfel i obłożenie. Co wynika z tego na kolejne dwa lub trzy miesiące.
5. Decyzje. Najwyżej trzy, z osobą i terminem.

Kolejność ma znaczenie. Zaczynanie od szczegółów, na przykład od pojedynczych faktur kosztowych, zabiera godzinę, zanim padnie pytanie o całość.

Pytania przy odchyleniach

Co widać	Pytanie
Przychód niższy od planu	Mniej zleceń, mniejsze zlecenia czy przesunięte terminy?
Przychód w normie, marża niższa	Które zlecenia zjadły marżę i dlaczego: wycena, poprawki, nadgodziny?
Koszty stałe rosną	Co doszło na stałe, a co było jednorazowe?
Wynik dobry, gotówki ubywa	Kto nie zapłacił i co poszło na zapasy, raty, podatki?
Portfel się kurczy	Czy spadła liczba zapytań, czy skuteczność ofert?
Obłożenie niskie przy pełnym kalendarzu	Na co idą godziny, których nie ma na zleceniach?

Każde z tych pytań prowadzi do liczb niższego poziomu. Marżę pojedynczych zleceń tłumaczy artykuł rentowność zlecenia: jak ją liczyć, a skuteczność sprzedaży tekst jak mierzyć lejek sprzedaży.

Przykład: miesiąc, który wyglądał dobrze

Liczby są zmyślone i służą pokazaniu sposobu czytania. Firma wykonująca instalacje elektryczne w lokalach usługowych zamknęła marzec tak:

Pozycja (przykład)	Luty	Marzec
Przychód	212 000 zł	248 000 zł
Marża na zleceniach	76 000 zł	70 000 zł
Koszty stałe	52 000 zł	53 000 zł
Wynik	24 000 zł	17 000 zł
Należności po terminie	31 000 zł	67 000 zł

Właściciel pamiętał marzec jako rekordowy, bo przychód wzrósł wyraźnie. Przegląd pokazał dwie rzeczy, których nie było widać z poziomu konta. Po pierwsze, marża spadła mimo wyższej sprzedaży: dwa duże zlecenia wykonano z nadgodzinami i dodatkowym podwykonawcą. Po drugie, należności po terminie wzrosły ponad dwukrotnie, bo jeden z nowych klientów nie zapłacił żadnej faktury.

Decyzje były trzy: przegląd wycen dla zleceń powyżej określonej wielkości, telefon do zalegającego klienta następnego dnia i zaliczka jako warunek przy kolejnych zleceniach dla nowych kontrahentów. Żadna z nich nie wynikałaby z obserwacji „mieliśmy dobry miesiąc”.

Plan godzinnego przeglądu

• Przed spotkaniem: jedna strona z ośmioma liczbami i trzema punktami odniesienia, przygotowana do piątego dnia roboczego.
• 10 minut: wynik i jego składniki.
• 15 minut: zlecenia, które odbiegły od wyceny.
• 10 minut: gotówka, należności, najbliższe duże płatności.
• 15 minut: portfel, obłożenie i plan na kolejny miesiąc.
• 10 minut: decyzje i sprawdzenie decyzji z poprzedniego przeglądu.

Przegląd miesięczny uzupełnia krótszy rytm tygodniowy, opisany w artykule cotygodniowy przegląd liczb w firmie. Tygodniowy pilnuje bieżących spraw, miesięczny kierunku.

W małej firmie przegląd bywa spotkaniem jednej osoby z kartką. To nadal ma sens, pod warunkiem że odbywa się w stałym dniu i kończy zapisanymi decyzjami. Gdy w firmie jest osoba odpowiedzialna za realizację albo sprzedaż, warto ją zaprosić na część dotyczącą jej obszaru.

Typowe błędy

• Czytanie samego przychodu. Wzrost sprzedaży przy spadku marży to więcej pracy za mniej pieniędzy.
• Mylenie zysku z gotówką. Podatek i raty płaci się z konta, nie z wyniku.
• Brak planu. Bez niego każda liczba wydaje się przyzwoita.
• Przegląd po dwóch miesiącach. Dane spóźnione służą już tylko historii.
• Szukanie dokładności co do złotówki. Decyzje wymagają rzędu wielkości i kierunku.
• Brak decyzji na końcu. Przegląd bez działań jest lekturą.

Co dalej

Gdy liczby zbierają się same z systemu, przegląd skraca się do rozmowy o decyzjach. Jak może wyglądać taki ekran, pokazuje tekst dashboard dla właściciela firmy, a dobór wskaźników artykuł KPI dla firmy usługowej. O tym, skąd w Twojej firmie wziąć te osiem liczb, można porozmawiać na bezpłatnej konsultacji. Pozostałe przewodniki są w bazie wiedzy.