Kiedy zatrudnić pierwszego handlowca

W większości małych firm usługowych sprzedaje właściciel. Zna usługę, ma autorytet i klienci chcą rozmawiać właśnie z nim. Z czasem staje się to ograniczeniem: rozmów jest coraz więcej, oferty czekają, a kontakt po ich wysłaniu przestaje się odbywać. Naturalną myślą jest zatrudnienie handlowca. Zanim to nastąpi, warto sprawdzić, czy firma jest na to gotowa. Szerszy kontekst daje przewodnik zatrudnianie i delegowanie.

Po czym poznać, że to już czas

• Zapytań jest więcej, niż właściciel jest w stanie obsłużyć. Część czeka na odpowiedź dłużej niż dzień, a do wysłanych ofert nikt nie wraca.
• Sprzedaż jest powtarzalna. Właściciel potrafi powiedzieć, jakie pytania zadaje, jak wycenia i dlaczego klienci się decydują.
• Znana jest skuteczność. Firma wie, ile zapytań zamienia się w oferty i ile ofert w zlecenia.
• Firma może wykonać więcej zleceń. Dodatkowa sprzedaż nie zatka realizacji.
• Jest zapas finansowy. Kilka miesięcy wynagrodzenia, zanim handlowiec zacznie na siebie zarabiać.

Jeśli spełnione są wszystkie pięć warunków, zatrudnienie handlowca jest decyzją o przekazaniu pracy. Jeśli brakuje drugiego albo trzeciego, jest to zakład, że nowa osoba sama odkryje, jak sprzedawać usługę firmy.

Kiedy jest za wcześnie

Najczęstszy błąd to zatrudnienie handlowca, żeby rozwiązał problem braku zapytań. Handlowiec w małej firmie usługowej prowadzi rozmowy i zamyka sprzedaż. Pozyskiwanie kontaktów to inne zadanie, wymagające marketingu albo żmudnej pracy wychodzącej, do której potrzebna jest inna osoba i inny budżet.

Drugi błąd to zatrudnienie handlowca w firmie, w której każda oferta wymaga wiedzy właściciela. Jeśli wyceny nie da się przygotować bez niego, handlowiec stanie się pośrednikiem, który przekazuje pytania i czeka na odpowiedź. Klient szybko to zauważy.

Trzeci to nadzieja, że doświadczony sprzedawca przyniesie własnych klientów. Zdarza się to rzadko, a relacje zbudowane wokół innej usługi i innej firmy przenoszą się słabo.

Co przygotować przed rekrutacją

Element	Co to znaczy w praktyce
Opisany proces sprzedaży	Etapy od zapytania do umowy, z tym, co dzieje się na każdym i kto decyduje
Kryteria dobrego klienta	Komu firma pomaga najlepiej, a komu odmawia i dlaczego
Pytania do rozmowy	Lista pytań rozpoznających potrzeby, sprawdzona w praktyce
Zasady wyceny	Cennik albo sposób liczenia, granice rabatów, kiedy potrzebna zgoda
Wzory	Oferta, wiadomości po rozmowie, kontakty po ofercie, odpowiedzi na częste wątpliwości
Narzędzie	Jedna lista zapytań i ofert z historią, do której handlowiec ma dostęp od pierwszego dnia
Liczby wyjściowe	Obecna liczba zapytań, skuteczność i średnia wartość zlecenia jako punkt odniesienia

Przygotowanie tych materiałów zajmuje kilka dni i jest korzystne także wtedy, gdy do zatrudnienia nie dojdzie. Właściciel, który spisze własny sposób sprzedaży, zwykle sam zaczyna sprzedawać lepiej. Jak opisać etapy, pokazuje przewodnik sprzedaż i obsługa zapytań, a jak przygotować instrukcje, artykuł jak spisać procesy w firmie.

Trzy alternatywy dla handlowca

Asystent sprzedaży

Osoba, która nie prowadzi rozmów decydujących, ale zdejmuje z właściciela wszystko wokół nich: odpowiada na zapytania, zbiera informacje do wyceny, przygotowuje oferty z wzorca, umawia terminy i pilnuje kontaktów. Właściciel zostaje przy rozmowach, w których jest niezastąpiony. To tańsze i mniej ryzykowne niż samodzielny handlowiec.

Automatyzacja części pracy

Potwierdzenia zapytań, przypomnienia o kontakcie, umawianie rozmów przez kalendarz i gotowe wzory skracają czas obsługi każdego zapytania. O tym, od czego zacząć, piszemy w artykule co automatyzować w firmie usługowej najpierw.

Selekcja zapytań

Jeśli duża część rozmów dotyczy klientów, którym firma i tak nie pomoże, kilka pytań w formularzu i jasna informacja o zakresie usług zmniejszą liczbę rozmów bez straty sprzedaży.

W wielu firmach połączenie tych trzech rzeczy odsuwa potrzebę zatrudnienia handlowca o rok, a gdy już do niego dojdzie, nowa osoba wchodzi w uporządkowane środowisko.

Pierwsze 90 dni handlowca

1. Tygodnie 1 do 2: nauka. Usługa, proces, narzędzie. Handlowiec słucha rozmów właściciela i czyta historię wygranych i przegranych ofert.
2. Tygodnie 3 do 6: wspólna praca. Handlowiec prowadzi rozmowy w obecności właściciela, sam przygotowuje oferty i kontakty po nich. Po każdej rozmowie krótkie omówienie.
3. Tygodnie 7 do 12: samodzielność. Własne zapytania od początku do końca, cotygodniowy przegląd liczb i trudnych przypadków.

Od pierwszego dnia warto ustalić, po czym obie strony poznają, że współpraca idzie dobrze. W pierwszych tygodniach nie będzie to wartość sprzedaży, tylko aktywność i jakość: czas odpowiedzi, liczba rozmów, kompletność zapisów w systemie, terminowość kontaktów. Dopiero potem skuteczność i przychód. Dobór liczb opisuje artykuł KPI dla firmy usługowej.

Jak policzyć, czy handlowiec się zwróci

Rachunek jest prosty i warto go zrobić przed ogłoszeniem. Po stronie kosztów jest pełny koszt zatrudnienia przez okres wdrożenia i pierwszego cyklu sprzedaży, czas właściciela poświęcony na naukę oraz narzędzia. Po stronie korzyści jest marża z dodatkowych zleceń, które handlowiec zamknie, a nie ich przychód.

Przykład na założonych liczbach: jeśli firma zarabia na typowym zleceniu cztery tysiące złotych marży, a pełny miesięczny koszt handlowca wynosi dwanaście tysięcy, to potrzebne są trzy dodatkowe zlecenia miesięcznie, żeby wyjść na zero. Pytanie brzmi, czy tyle niewykorzystanych zapytań firma rzeczywiście ma. Jeśli tak, decyzja jest łatwa. Jeśli nie, handlowiec będzie potrzebował zapytań, których nie ma skąd wziąć.

Błędy, które kosztują najwięcej

• Brak wdrożenia. Handlowiec dostaje telefon i listę kontaktów i ma sobie radzić.
• Właściciel nie oddaje klientów. Przejmuje każdą ważniejszą rozmowę, więc handlowiec nigdy nie buduje własnej pozycji.
• Wynagrodzenie za przychód. Zachęca do rabatów i przyjmowania nierentownych zleceń.
• Brak wspólnego narzędzia. Kontakty i ustalenia zostają w prywatnym telefonie i odchodzą razem z pracownikiem.
• Zbyt szybka ocena. Decyzja o rozstaniu zapada przed końcem pierwszego pełnego cyklu sprzedaży.

Jeśli chcecie najpierw samodzielnie uporządkować obsługę zapytań, punkt wyjścia daje nasz kurs online. Pozostałe przewodniki zebraliśmy w bazie wiedzy.