Skalowanie firmy usługowej bez zatrudniania

Najczęstsza odpowiedź na pytanie „jak urosnąć” brzmi: zatrudnić. To droga najdroższa i najwolniejsza, bo nowa osoba przez pierwsze miesiące kosztuje więcej, niż przynosi. Zanim firma po nią sięgnie, warto sprawdzić, ile wzrostu mieści się w obecnym zespole. Szerszy obraz daje przewodnik skalowanie firmy usługowej. Ten tekst dotyczy jednego pytania: co zrobić, zanim pojawi się ogłoszenie o pracę.

Skąd bierze się wzrost przy tym samym zespole

Przychód firmy usługowej da się zapisać prosto: liczba godzin sprzedanych razy wartość godziny. Bez nowych ludzi rośnie on na trzy sposoby.

• Więcej godzin sprzedanych z tych samych godzin pracy. Mniej czasu na czynności, za które nikt nie płaci.
• Wyższa wartość godziny. Lepsze ceny, lepsze zlecenia, mniej poprawek.
• Przychód niezależny od godzin. Abonamenty, pakiety, produkty obok usługi.

Każda z siedmiu dźwigni poniżej działa na jeden z tych trzech składników.

Siedem dźwigni

Dźwignia	Na co działa	Pierwszy krok
Selekcja zapytań	Wartość godziny	Trzy pytania kwalifikujące przed wyceną
Urealnienie cen	Wartość godziny	Policzenie rentowności ostatnich dwudziestu zleceń
Standaryzacja usługi	Godziny sprzedane	Jeden pakiet o stałym zakresie i stałej cenie
Automatyzacja czynności powtarzalnych	Godziny sprzedane	Lista czynności wykonywanych częściej niż raz w tygodniu
Jeden obieg informacji	Godziny sprzedane	Jedno miejsce na zapytania i zlecenia
Mniej poprawek	Godziny sprzedane	Checklista odbioru przed oddaniem pracy
Przychód powtarzalny	Niezależność od godzin	Oferta stałej opieki dla obecnych klientów

1. Selekcja zapytań

Nie każde zapytanie jest warte wyceny. Godzina spędzona na ofercie dla klienta, który i tak nie kupi, jest godziną zabraną klientowi, który by kupił. Krótka kwalifikacja przed wyceną zmniejsza liczbę ofert i zwiększa odsetek wygranych. Jak ją ułożyć, opisuje artykuł jak kwalifikować zapytania od klientów.

2. Urealnienie cen

Wiele firm wycenia według cennika sprzed kilku lat albo „na oko”. Dopóki nie policzy się, ile zostaje na zleceniu po odjęciu wszystkich godzin, nie wiadomo, które usługi niosą firmę, a które ją obciążają. Rachunek krok po kroku zawiera tekst rentowność zlecenia: jak ją liczyć.

3. Standaryzacja usługi

Usługa szyta od zera przy każdym kliencie wymaga za każdym razem tych samych ustaleń. Pakiet o stałym zakresie skraca sprzedaż, wycenę i realizację. Nie musi obejmować całej oferty. Wystarczy, że obejmie tę część, którą klienci zamawiają najczęściej.

4. Automatyzacja czynności powtarzalnych

Potwierdzenia, przypomnienia, przepisywanie danych z formularza, wystawianie dokumentów. Każda z tych czynności trwa kilka minut, ale powtarza się dziesiątki razy w miesiącu. Od czego zacząć, pokazuje artykuł co automatyzować w firmie usługowej najpierw.

5. Jeden obieg informacji

Gdy ustalenia z klientem są w poczcie jednej osoby, terminy w arkuszu drugiej, a stan zlecenia w głowie trzeciej, zespół traci czas na pytanie siebie nawzajem. Jedno miejsce na zapytania i zlecenia usuwa tę stratę i zdejmuje z właściciela rolę centrali informacyjnej.

6. Mniej poprawek

Poprawka jest pracą wykonaną dwa razy za jedną zapłatę. Najtańszym sposobem na jej ograniczenie jest lista kontrolna przed oddaniem pracy i jasno spisany zakres przed jej rozpoczęciem.

7. Przychód powtarzalny

Stała opieka, serwis, przeglądy, abonament. Klient, który płaci co miesiąc, nie wymaga ponownej sprzedaży, a firma zna część przychodu z wyprzedzeniem. To jedyna dźwignia, która częściowo odrywa przychód od liczby godzin.

Przykład: co zmienia tydzień pomiaru

Przykład jest zmyślony i służy pokazaniu rachunku. Biuro projektowe wnętrz z sześcioma osobami przez tydzień zapisywało czas w trzech kategoriach.

Kategoria (przykład)	Godziny w tygodniu
Praca dla klienta, za którą płaci	132
Praca wokół zlecenia: ustalenia, szukanie plików, poprawki, przepisywanie	74
Praca nad firmą: sprzedaż, administracja	34

Właścicielka zakładała, że zespół jest wykorzystany w całości. Okazało się, że prawie co trzecia godzina idzie na pracę wokół zleceń. Biuro wprowadziło dwie zmiany: jeden formularz zbierający od klienta wymiary i zdjęcia przed pierwszym spotkaniem oraz limit dwóch rund poprawek w umowie. Po dwóch miesiącach kategoria środkowa skurczyła się na tyle, że zespół przyjął jeden projekt więcej miesięcznie bez nadgodzin. Liczby są ilustracją, nie zapowiedzią wyniku w innej firmie.

Kolejność działań

1. Zmierz, gdzie idzie czas. Tydzień zapisywania w trzech kategoriach.
2. Ustal wąskie gardło. Brak zapytań, brak terminów czy brak marży.
3. Wybierz jedną dźwignię. Tę, która dotyczy wąskiego gardła.
4. Wprowadź zmianę i mierz przez miesiąc. Jedną, nie pięć naraz.
5. Dopiero potem sięgnij po następną.

Jak rozpoznać, czy firma jest w ogóle na etapie, w którym warto przyspieszać, wyjaśnia tekst kiedy firma usługowa jest gotowa na skalowanie.

Granice tego podejścia

• Godzin nie da się odzyskiwać w nieskończoność. Część pracy wokół zlecenia jest potrzebna.
• Ceny mają sufit rynkowy. Podwyżka bez zmiany jakości lub pozycji działa raz.
• Zespół na granicy obłożenia jest kruchy. Jedna choroba przesuwa terminy wszystkim klientom.
• Właściciel nie jest zasobem bez dna. Wzrost oparty na jego nadgodzinach nie jest skalowaniem.

Gdy wszystkie dźwignie zostały użyte, zatrudnienie staje się rozsądnym krokiem, a nowa osoba trafia do firmy, w której wiadomo, co ma robić. O typowych potknięciach na tej drodze piszemy w artykule błędy przy skalowaniu firmy usługowej.

Co dalej

Jeśli nie masz pewności, która dźwignia jest u Ciebie pierwsza, wypełnij test gotowości do skalowania. Jak wygląda porządkowanie firmy etapami, opisuje strona Program Skalowania. Pozostałe przewodniki znajdziesz w bazie wiedzy.