Automatyzacja w agencji pracy i rekrutacji

Rekruter w agencji pracy spędza dużą część dnia na czynnościach, które nie wymagają jego doświadczenia: przepisuje dane ze zgłoszeń, dzwoni, żeby ustalić termin rozmowy, przypomina o brakujących dokumentach, sprawdza, czy komuś nie kończą się badania. Na rozmowy z kandydatami i klientami zostaje to, co zostanie. Jak wygląda organizacja całej agencji, opisuje strona dla agencji pracy i rekrutacji.

Gdzie automatyzacja daje najwięcej

Obszar	Ręcznie	Po automatyzacji
Zgłoszenia	Kopiowanie danych z portali i poczty do arkusza	Wszystkie zgłoszenia w jednej bazie, z polami wypełnionymi z formularza
Potwierdzenia	Brak albo pisane pojedynczo	Wiadomość od razu po zgłoszeniu z informacją, co dalej
Pytania wstępne	Telefon do każdego kandydata	Krótki formularz: dostępność, lokalizacja, uprawnienia
Umawianie rozmów	Kilka telefonów i wiadomości na jeden termin	Kandydat wybiera termin z kalendarza rekrutera
Dokumenty	Zbierane na miejscu, uzupełniane tygodniami	Lista z przesyłaniem przez telefon i przypomnieniami o brakach
Terminy	Sprawdzane w arkuszu, gdy ktoś pamięta	Powiadomienia o kończących się badaniach, uprawnieniach, umowach, zgodach
Pierwszy dzień	Telefon dzień wcześniej	Wiadomość z adresem, godziną, osobą kontaktową i listą rzeczy
Godziny pracy	Papierowe listy przepisywane do rozliczeń	Rejestracja u źródła i zatwierdzenie przez klienta
Informacja zwrotna	Zapominana	Pytanie do klienta i pracownika po pierwszym tygodniu

Co zostawić człowiekowi

• Rozmowę z kandydatem. Motywacja, sytuacja życiowa, to, czego nie widać w życiorysie.
• Ocenę dopasowania. Do stanowiska, zespołu i przełożonego u klienta.
• Decyzję o odrzuceniu. Ze względów prawnych i zwykłej przyzwoitości.
• Rozmowę z klientem o zamówieniu. Czego naprawdę potrzebuje, a co wpisał z przyzwyczajenia.
• Trudne sytuacje. Konflikt na stanowisku, rezygnacja, wypadek.
• Negocjacje warunków.

Scenariusz: dwieście zgłoszeń i jedna rekruterka

Scenariusz jest zmyślony. Agencja obsługująca centra logistyczne dostała zamówienie na czterdziestu pracowników sezonowych na okres przedświąteczny. Ogłoszenie przyniosło ponad dwieście zgłoszeń w tydzień, z trzech portali i przez formularz na stronie.

Rekruterka prowadząca nabór kopiowała dane do arkusza, a potem dzwoniła po kolei. Część osób nie odbierała, część oddzwaniała, gdy prowadziła inną rozmowę. Po tygodniu skontaktowała się z mniej więcej połową zgłoszonych. Wielu z tych, do których dotarła w drugim tygodniu, znalazło już pracę gdzie indziej. Zamówienie zostało wypełnione w trzech czwartych, a klient uzupełnił skład przez drugą agencję.

Przed kolejnym sezonem agencja ustawiła prosty ciąg. Zgłoszenie z każdego źródła trafia do jednej bazy. Kandydat od razu dostaje wiadomość z trzema pytaniami: od kiedy może pracować, czy ma dojazd do wskazanej lokalizacji, czy ma doświadczenie w magazynie. Osoby, które odpowiedziały twierdząco, dostają link do wyboru terminu krótkiej rozmowy telefonicznej. Rekruterka rozmawia tylko z umówionymi. W następnym naborze pierwsze rozmowy odbyły się w dniu publikacji ogłoszenia, a zamówienie wypełniono przed terminem.

Kolejność wdrażania

1. Jedna baza zgłoszeń. Bez niej pozostałe automatyzacje nie mają na czym pracować.
2. Potwierdzenie i informacja o krokach. Najprostsze i najbardziej doceniane przez kandydatów.
3. Formularz pytań wstępnych.
4. Kalendarz do umawiania rozmów.
5. Lista dokumentów z przypomnieniami.
6. Terminy badań, uprawnień i zgód.
7. Ewidencja godzin w pracy tymczasowej.
8. Wyszukiwanie w bazie przy nowym zamówieniu.

Ogólne zasady wyboru kolejności opisuje artykuł co automatyzować w firmie usługowej najpierw.

Dane osobowe i zgody

Agencja przetwarza dane setek lub tysięcy osób, w tym informacje o kwalifikacjach, a przy zatrudnieniu także dane kadrowe i orzeczenia lekarskie. Automatyzacja może tu pomóc albo zaszkodzić. Pomaga, gdy system sam pilnuje terminów przechowywania, prosi o odnowienie zgody na udział w przyszłych naborach i usuwa dane po czasie. Szkodzi, gdy zgłoszenia są rozsyłane między narzędziami bez kontroli, kto ma do nich dostęp. Przed połączeniem systemów warto spisać, jakie dane dokąd płyną, i zawrzeć umowy powierzenia z dostawcami.

Asystent w rozmowie z kandydatem

Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji potrafią odpowiadać kandydatom na typowe pytania o stawkę, grafik, dojazd i wymagane dokumenty, także wieczorem i w weekend, gdy pracownicy fizyczni najczęściej szukają pracy. Mogą też streszczać życiorysy i podpowiadać osoby z bazy pasujące do zamówienia. Powinny przy tym jasno informować, że rozmawia automat, przekazywać sprawy nietypowe człowiekowi i nie podejmować decyzji o odrzuceniu. Możliwości i granice opisuje artykuł asystent AI do obsługi zapytań.

Liczby, po których widać efekt

• Czas od zgłoszenia do pierwszego kontaktu.
• Odsetek kandydatów, którzy dotarli na umówioną rozmowę.
• Czas od zamówienia do obsadzenia.
• Liczba naborów prowadzonych przez jednego rekrutera.
• Odsetek osób, które stawiły się pierwszego dnia.
• Dni od końca miesiąca do wystawienia faktur w pracy tymczasowej.

Łączniki czy jeden system

Pierwsze kroki da się wykonać narzędziami bez programowania: formularz, arkusz, kalendarz, wysyłka wiadomości. Przy większej skali i pracy tymczasowej z ewidencją godzin oraz dokumentami kadrowymi bezpieczniejszy jest jeden system, w którym dane nie krążą między wieloma programami. Granicę między tymi drogami opisuje porównanie automatyzacja no-code czy system na miarę, a szersze tło przewodnik automatyzacja i AI w firmie. O bazie klientów, zamówień i kandydatów piszemy na stronie CRM dla agencji pracy i rekrutacji. Pozostałe tematy są w bazie wiedzy.