Systemy dla agencji pracy i rekrutacji

Dwa lejki, które muszą się spotkać

Klient zgłasza potrzebę: specjalista do obsadzenia, dwudziestu pracowników na sezon, stała obsługa linii produkcyjnej. Agencja ustala wymagania i warunki, a potem szuka: w bazie, przez ogłoszenia, przez polecenia. Kandydaci przechodzą wstępną rozmowę, weryfikację, prezentację u klienta. Po zatrudnieniu, zwłaszcza przy pracy tymczasowej, zaczyna się obsługa: umowy, badania, szkolenia, ewidencja czasu, wypłaty, faktury dla klienta.

Rekrutacja stała kończy się na zatrudnieniu i okresie gwarancyjnym. Praca tymczasowa i outsourcing trwają miesiącami i wymagają codziennej koordynacji ludzi w zakładach klientów.

Gdzie agencje tracą zlecenia i ludzi

1. Zgłoszenia w kilku skrzynkach. Każdy portal wysyła aplikacje osobno, a rekruter składa je ręcznie w arkuszu.
2. Baza, której nie da się przeszukać. Tysiące dokumentów w folderach, bez opisu kwalifikacji i dostępności.
3. Kandydaci bez odpowiedzi. Osoba po rozmowie czeka tydzień i przyjmuje inną ofertę.
4. Klient bez wglądu. Pyta o postęp telefonicznie, bo nie dostaje regularnej informacji.
5. Nieobecności pierwszego dnia. Kandydat potwierdził i nie przyszedł, a zakład czeka na obsadę zmiany.
6. Rozliczenia z ewidencji papierowej. Godziny z zakładu spływają z opóźnieniem i z błędami, a faktura i wypłaty czekają.

Strona klientów: zlecenia i relacje

Każda firma ma kartę z osobami, warunkami współpracy, historią zleceń i skutecznością ich obsadzenia. Nowe zlecenie zawiera wymagania, stawkę, liczbę osób i termin. Klient dostaje cykliczny raport: ilu kandydatów pozyskano, ilu przedstawiono, na jakim są etapie. Regularna informacja ogranicza liczbę telefonów i buduje zaufanie.

Pozyskiwanie nowych firm to osobna sprzedaż, zwykle długa i oparta na relacji. Jak ją prowadzić, opisuje przewodnik sprzedaż i obsługa zapytań.

Elementy systemu dla agencji

Element	Co zawiera
Klienci i zlecenia	Wymagania, stawki, liczba stanowisk, terminy, status obsadzenia
Baza kandydatów	Kwalifikacje, uprawnienia, lokalizacja, dostępność, zgody, historia procesów
Etapy rekrutacji	Zgłoszenie, rozmowa, weryfikacja, prezentacja, oferta, zatrudnienie
Komunikacja	Wiadomości i rozmowy przy kandydacie, szablony, kalendarz rozmów
Dokumenty	Umowy, badania, szkolenia, uprawnienia i zezwolenia z terminami ważności
Ewidencja czasu	Godziny pracowników tymczasowych według klienta i zakładu
Rozliczenia	Faktury dla klientów, podstawa do wypłat, marża na zleceniu

Dla samej rekrutacji istnieją gotowe programy, które dobrze prowadzą etapy i publikację ogłoszeń. Rozwiązanie budowane pod agencję ma sens głównie przy pracy tymczasowej, gdzie rekrutacja łączy się z dokumentami, czasem pracy i rozliczeniami. Jak ocenić, która droga jest właściwa, wyjaśnia przewodnik CRM na miarę.

Poniedziałek rekrutera przed i po

Bez systemu rekruter zaczyna od pobrania aplikacji z kilku portali i wpisania ich do arkusza. Dzwoni do kandydatów, z których połowa nie odbiera, więc próbuje ponownie po południu. Klient pyta o stan zlecenia i dostaje odpowiedź z pamięci. Do bazy z poprzednich rekrutacji nikt nie zagląda, bo szukanie w niej trwa dłużej niż nowe ogłoszenie.

Z systemem zgłoszenia są już w bazie, przypisane do zleceń i wstępnie opisane odpowiedziami na pytania kwalifikujące. Kandydaci sami wybrali termin rozmowy z kalendarza. Rekruter widzi listę osób, które czekają na decyzję dłużej niż dwa dni. Przy nowym zleceniu system podpowiada osoby z bazy pasujące kwalifikacjami i lokalizacją.

Automatyzacje w agencji

• aplikacje z portali i formularza trafiają do jednej bazy,
• potwierdzenie zgłoszenia i krótkie pytania kwalifikujące,
• umawianie rozmów przez kalendarz z przypomnieniem,
• informacja zwrotna dla kandydatów po zamknięciu procesu,
• przypomnienie przed pierwszym dniem pracy z adresem i osobą kontaktową,
• ostrzeżenia o wygasających badaniach, uprawnieniach i zezwoleniach,
• cotygodniowy raport postępu dla klienta.

Wstępną selekcję zgłoszeń mogą wspierać narzędzia AI, ale decyzję o kandydacie podejmuje człowiek. Zasady ich użycia opisuje przewodnik automatyzacja i AI. O rekrutacji od strony pracodawcy piszemy w przewodniku zatrudnianie i delegowanie.

Pierwszy krok

Zmierzcie dla dziesięciu ostatnich zleceń dwa czasy: od przyjęcia zlecenia do przedstawienia pierwszego kandydata oraz od zgłoszenia kandydata do pierwszego kontaktu z nim. Jeśli drugi czas liczy się w dniach, zacznijcie od zebrania zgłoszeń w jednym miejscu i automatycznego potwierdzenia.

O budowie rozwiązań tego typu piszemy na stronie automatyzacje i AI. Wszystkie przewodniki zebraliśmy w bazie wiedzy.