CRM dla agencji pracy i rekrutacji

Agencja pracy tymczasowej albo rekrutacyjna jest pośrednikiem, który musi pozyskać dwie grupy naraz. Bez zamówień od firm kandydaci nie mają dokąd pójść. Bez kandydatów zamówienia pozostają niezrealizowane, a klient dzwoni do innej agencji. Jak wygląda organizacja całej agencji, opisuje strona dla agencji pracy i rekrutacji.

Dwie bazy i to, co między nimi

Klienci	Połączenie	Kandydaci
Firma, osoby decyzyjne, warunki współpracy	Zamówienie: stanowisko, liczba osób, termin, wymagania	Dane, umiejętności, uprawnienia, dostępność
Historia zamówień i rozliczeń	Dopasowanie i przedstawienie kandydatów	Historia zgłoszeń i zatrudnień
Stawki i marże	Rozmowy, decyzje, zatrudnienie	Zgody i terminy przechowywania danych
Opinie o pracownikach	Okres gwarancyjny lub przebieg zatrudnienia	Opinie od klientów

Rekrutacja stała a praca tymczasowa

• Rekrutacja stała. Agencja szuka osoby na konkretne stanowisko i dostaje wynagrodzenie za skuteczne zatrudnienie. Liczy się jakość dopasowania i czas. Po zatrudnieniu obowiązuje zwykle okres gwarancji.
• Praca tymczasowa. Agencja zatrudnia pracowników i kieruje ich do klienta. Liczy się szybkie wypełnienie zamówienia, często na jutro, obecność ludzi na zmianach i rozliczenie godzin. Dochodzą dokumenty kadrowe, badania, szkolenia.

Oba modele korzystają z tych samych dwóch baz, ale różnią się tempem i tym, co dzieje się po obsadzeniu.

Scenariusz: kandydaci, których nikt nie pamiętał

Scenariusz jest zmyślony. Agencja rekrutująca pracowników produkcyjnych i magazynowych, z siedmioma rekruterami, prowadziła nabory w arkuszach, osobnym dla każdego zlecenia. Po zakończeniu naboru arkusz trafiał do archiwum.

W marcu klient zamówił dziesięciu operatorów wózków widłowych na za dwa tygodnie. Rekruterka opublikowała ogłoszenie i czekała na zgłoszenia. Po tygodniu miała czterech kandydatów. Zamówienie zrealizowano w połowie, a klient uzupełnił braki przez inną agencję.

Przy porządkowaniu archiwum okazało się, że w arkuszach z poprzednich dwunastu miesięcy było ponad czterdzieści osób z uprawnieniami na wózki, które zgłosiły się na inne nabory i nie zostały wtedy wybrane, najczęściej z powodu lokalizacji albo terminu. Nikt do nich nie zadzwonił, bo nikt nie wiedział, że istnieją.

Agencja przeniosła kandydatów do jednej bazy z polami na zawód, uprawnienia i dostępność oraz zgodą na udział w przyszłych rekrutacjach. Nowe zamówienie zaczyna się teraz od wyszukania w bazie, a ogłoszenie jest drugim krokiem. Czas przedstawienia pierwszych kandydatów skrócił się z tygodnia do dwóch dni.

Co powinno znaleźć się w systemie

1. Klienci z warunkami współpracy, stawkami i osobami kontaktowymi.
2. Zapytania od nowych firm jako osobna ścieżka sprzedaży.
3. Zamówienia ze stanowiskiem, liczbą osób, terminem i wymaganiami w polach.
4. Baza kandydatów z umiejętnościami i uprawnieniami, po których da się wyszukiwać.
5. Dopasowanie w obie strony: kandydaci do zamówienia i zamówienia dla kandydata.
6. Etapy naboru i historia kontaktu z każdym kandydatem.
7. Zgody i terminy przechowywania danych z automatycznym przypomnieniem.
8. Daty ważności uprawnień i badań.
9. Okres gwarancyjny albo przebieg zatrudnienia z opinią klienta.
10. Rozliczenia: wynagrodzenie za rekrutację lub godziny pracowników tymczasowych.

Sprzedaż do firm też wymaga uwagi

Rekruterzy skupiają się na kandydatach, a rozmowy z nowymi klientami prowadzi właściciel albo jedna osoba, bez listy i bez terminów. Tymczasem zdobycie klienta, który zamawia regularnie, zmienia sytuację agencji bardziej niż pojedynczy udany nabór. Lista firm, z którymi toczą się rozmowy, z datą następnego kroku, i lista obecnych klientów z datą ostatniego zamówienia to minimum. Klient, który nie zamawiał od kwartału, powinien dostać telefon. Jak prowadzić taką sprzedaż, opisuje przewodnik sprzedaż i obsługa zapytań.

Automatyzacje, które tu pomagają

• Potwierdzenie zgłoszenia i informacja o dalszych krokach dla kandydata.
• Przypomnienie o rozmowie albo pierwszym dniu pracy.
• Powiadomienie o wygasających uprawnieniach i badaniach.
• Prośba o odnowienie zgody na przechowywanie danych.
• Pytanie do klienta po pierwszym tygodniu pracy nowej osoby.
• Informacja o nowej ofercie dla kandydatów pasujących do zamówienia.

Od których zacząć, podpowiada artykuł co automatyzować w firmie usługowej najpierw.

Od czego zacząć

Od połączenia arkuszy z zakończonych naborów w jedną listę kandydatów z kilkoma polami do wyszukiwania i sprawdzenia podstawy przechowywania danych. To zwykle największy niewykorzystany zasób agencji. Mała agencja o typowej rekrutacji stałej poradzi sobie z gotowym programem branżowym. Praca tymczasowa z grafikami, godzinami i dokumentami kadrowymi częściej wymaga rozwiązania dopasowanego, co omawia przewodnik CRM na miarę. Pozostałe tematy są w bazie wiedzy.