Automatyzacja w biurze rachunkowym

Praca biura rachunkowego ma rytm wyznaczony przez terminy podatkowe. Co miesiąc powtarza się ten sam cykl i co miesiąc te same przeszkody: dokumenty przychodzą w ostatniej chwili, różnymi kanałami, niekompletne. Księgowe pracują pod presją nie dlatego, że księgowanie jest trudne, tylko dlatego, że zaczyna się za późno. Organizację całej firmy opisuje strona dla biur rachunkowych.

Miesięczny cykl i miejsca na automat

Etap cyklu	Co dziś robi człowiek	Co może robić program
Początek miesiąca	Pisze do klientów z prośbą o dokumenty	Wysyła przypomnienie z terminem i sposobem przekazania
Zbieranie	Odbiera maile, zdjęcia, segregatory	Przyjmuje pliki w jednym miejscu, przypisuje do klienta
Kontrola kompletności	Sprawdza z pamięci, czego brakuje	Porównuje z listą stałych dokumentów i wysyła listę braków
Wprowadzanie	Przepisuje dane z faktur	Odczytuje dane, proponuje dekret do zatwierdzenia
Zamknięcie	Pisze do każdego klienta o kwotach	Wysyła informację o podatkach i składkach z terminami
Po terminie	Dzwoni w sprawie zaległych faktur za usługę	Wysyła przypomnienia o płatności

Krajowy System e-Faktur zmienia sposób obiegu faktur między firmami. Część dokumentów trafia do biura w ustrukturyzowanej postaci, ale nadal zostają wyciągi, umowy, dokumenty kadrowe i wyjaśnienia. Aktualny zakres i terminy obowiązków warto śledzić w komunikatach Ministerstwa Finansów.

Scenariusz: dwudziesty dzień miesiąca

Scenariusz jest zmyślony. Biuro z pięcioma księgowymi obsługiwało stu dwudziestu klientów. Umowa mówiła o dostarczeniu dokumentów do dziesiątego dnia miesiąca. W praktyce połowa przychodziła po piętnastym, a ostatni tydzień przed terminem podatkowym oznaczał pracę do późna.

Właścicielka sprawdziła, ile czasu zajmuje sam kontakt w sprawie dokumentów. Każda księgowa wysyłała w miesiącu kilkadziesiąt wiadomości z przypomnieniami i prośbami o braki, pisanych ręcznie. Biuro wprowadziło trzy rzeczy. Jedno miejsce do przesyłania plików dla każdego klienta. Przypomnienie piątego dnia miesiąca do wszystkich i ósmego tylko do tych, którzy nic nie przesłali. Oraz listę stałych dokumentów dla każdego klienta, na przykład wyciąg z dwóch rachunków i faktury za leasing, z automatyczną wiadomością o brakach.

Dokumenty zaczęły spływać wcześniej, bo klienci dostawali konkretną listę zamiast ogólnej prośby. Ostatni tydzień przed terminem przestał być kryzysem. Scenariusz ilustruje mechanizm: nie przyspieszono księgowania, tylko przesunięto jego początek.

Pięć automatów na start

1. Przypomnienie o dokumentach. Z terminem, tylko do tych, którzy jeszcze nie przesłali.
2. Lista braków. Konkretna, wynikająca z listy stałych dokumentów klienta.
3. Informacja o kwotach do zapłaty. W stałym formacie, z terminem i numerem rachunku.
4. Przypomnienie o fakturze za usługę biura.
5. Przyjęcie nowego klienta. Formularz z danymi, lista potrzebnych dokumentów i pełnomocnictw, zadania dla księgowej.

Co wymaga ostrożności

• Automatyczny odczyt dokumentów. Przyspiesza, ale myli się przy nietypowych fakturach, korektach i dokumentach zagranicznych. Potrzebna kontrola.
• Reguły księgowania. Sprawdzają się dla powtarzalnych kontrahentów. Każdy nowy wymaga decyzji człowieka.
• Wiadomości o kwotach. Błąd w kwocie podatku wysłany automatycznie do klienta jest poważniejszy niż opóźnienie. Wysyłka po zatwierdzeniu.
• Dane wrażliwe. Dokumenty kadrowe i płacowe wymagają ograniczonego dostępu i bezpiecznego kanału.
• Zmiany przepisów. Automat ustawiony raz wymaga przeglądu przy każdej zmianie terminów lub zasad.

Jak zmierzyć efekt

• Odsetek klientów z kompletem dokumentów w umownym terminie.
• Dzień miesiąca, w którym zamknięta jest połowa klientów.
• Liczba wiadomości pisanych ręcznie w sprawie dokumentów.
• Godziny nadliczbowe w tygodniu przed terminem.
• Czas obsługi klienta wobec jego opłaty. Sposób liczenia opisuje artykuł ewidencja czasu pracy na zleceniach.

Ostatnia liczba pokazuje, którzy klienci wymagają rozmowy o warunkach, bo żadna automatyzacja nie naprawi klienta, który z zasady przysyła wszystko w ostatniej chwili.

Jak nie gubić zapytań od nowych firm, opisuje strona zapytania giną w biurze rachunkowym, a prowadzenie bazy klientów strona CRM dla biur rachunkowych. O przypomnieniach płatności piszemy w artykule automatyzacja fakturowania i przypomnień o płatności. Zasady zbiera przewodnik automatyzacja i AI, a pozostałe tematy baza wiedzy.