Ewidencja czasu pracy na zleceniach: jak zacząć

W firmie usługowej głównym kosztem jest czas ludzi. Mimo to wiele firm zna dokładnie cenę materiałów i paliwa, a nie wie, ile godzin pochłonęło ostatnie zlecenie. Bez tej liczby rachunek zysku jest zgadywaniem. Jak ewidencja wpisuje się w szerszy system, opisuje przewodnik ERP dla firmy.

Na jakie pytania odpowiada ewidencja

Pytanie	Co trzeba zapisywać
Ile kosztowało wykonanie zlecenia?	Godziny przypisane do zlecenia
Czy wycena była trafna?	Godziny planowane obok rzeczywistych
Którzy klienci pochłaniają najwięcej pracy?	Godziny według klienta, także poza zleceniami
Na co idzie czas wokół zleceń?	Rodzaj czynności: wykonanie, ustalenia, poprawki, dojazd
Ile czasu zespół pracuje dla klientów?	Godziny na zleceniach wobec wszystkich godzin
Ile możemy jeszcze przyjąć?	Obłożenie w kolejnych tygodniach

Jeśli firma nie potrzebuje odpowiedzi na żadne z tych pytań, ewidencja jest zbędna. Zwykle potrzebuje co najmniej dwóch pierwszych.

Co zapisywać: minimum

• Kto.
• Kiedy. Dzień wystarczy.
• Zlecenie albo klient. Wybór z listy.
• Rodzaj czynności. Krótka, zamknięta lista.
• Ile. W godzinach, z dokładnością do kwadransa lub pół godziny.

Opis słowny jest opcjonalny. Przydaje się przy rozliczeniach godzinowych, gdzie klient chce wiedzieć, za co płaci.

Lista czynności na start

Czynność	Co obejmuje
Wykonanie	Praca, za którą klient płaci
Ustalenia z klientem	Spotkania, telefony, wiadomości w sprawie zlecenia
Poprawki	Praca wykonana drugi raz
Dojazd	Czas w drodze
Sprzedaż	Wyceny, oferty, rozmowy przed zleceniem
Wewnętrzne	Administracja, szkolenia, spotkania zespołu

Sześć pozycji wystarcza na początek. Osobna kategoria „poprawki” jest najcenniejsza, bo pokazuje pracę, która nie powinna była powstać.

Jak zapisywać: trzy sposoby

Sposób	Zalety	Wady
Wpis na koniec dnia	Prosty, nie przerywa pracy	Wymaga nawyku, łatwo o przybliżenia
Stoper uruchamiany przy zadaniu	Dokładny	Łatwo zapomnieć o zatrzymaniu, uciążliwy przy częstych zmianach
Zapis przy zmianie etapu zlecenia	Powstaje przy okazji pracy w systemie	Wymaga zleceń prowadzonych w jednym narzędziu

Dla ekip w terenie sprawdza się zapis w telefonie: początek i koniec pracy na obiekcie. Dla pracy biurowej najtrwalszy jest wpis na koniec dnia, zajmujący dwie lub trzy minuty. Wpis raz w tygodniu z pamięci daje dane, którym nie można ufać.

Jak wprowadzić ewidencję w zespole

1. Wyjaśnij cel. „Chcemy wiedzieć, które zlecenia są dobrze wycenione”, nie „chcemy wiedzieć, co robicie”.
2. Zacznij od właściciela i kierowników. Zapisują czas jako pierwsi.
3. Ustal prostą zasadę. Wpis przed wyjściem z pracy, bez wyjątków.
4. Przez pierwsze dwa tygodnie przypominaj. Potem sprawdzaj kompletność raz w tygodniu.
5. Po miesiącu pokaż wyniki. Na poziomie zleceń i klientów.
6. Wprowadź jedną zmianę wynikającą z danych. Zespół widzi, że zapisywanie czemuś służy.

Przykład: co pokazał pierwszy miesiąc

Liczby są zmyślone i służą pokazaniu sposobu czytania. Biuro obsługujące kadry i płace dla małych firm rozliczało klientów stałą opłatą miesięczną. Po miesiącu ewidencji zestawiło trzech klientów o tej samej opłacie.

Klient (przykład)	Opłata miesięczna	Godziny w miesiącu	Przychód na godzinę
Sklep z częściami	1 800 zł	9	200 zł
Gabinet stomatologiczny	1 800 zł	14	129 zł
Firma remontowa	1 800 zł	31	58 zł

Trzeci klient zajmował ponad trzy razy więcej czasu niż pierwszy. Podział na czynności pokazał dlaczego: większość godzin szła na „ustalenia z klientem”, bo dokumenty przychodziły w zdjęciach z komunikatora, niekompletne i po terminie. Biuro nie wypowiedziało umowy. Zaproponowało klientowi jeden sposób przekazywania dokumentów i nową opłatę uzależnioną od liczby pracowników. Bez danych rozmowa opierałaby się na wrażeniu, że „z nimi jest dużo roboty”.

Co odczytać z danych

• Odchylenie od wyceny. Zlecenia, w których godziny rzeczywiste znacznie przekroczyły planowane. To materiał do poprawy kolejnych ofert.
• Udział poprawek. W których usługach i u których klientów jest najwyższy.
• Przychód na godzinę według klienta. Jak w przykładzie wyżej.
• Obłożenie. Jaka część godzin zespołu trafia na zlecenia.
• Czas sprzedaży. Ile godzin kosztuje przygotowanie ofert, także przegranych.

Jak z godzin przejść do zysku, opisuje artykuł rentowność zlecenia: jak ją liczyć i hasło rentowność zlecenia.

Typowe błędy

• Za dużo kategorii. Ludzie wybierają pierwszą z listy.
• Zapis z pamięci raz w tygodniu.
• Brak godzin planowanych. Nie ma z czym porównać.
• Używanie danych do rozliczania ludzi. Zapisy natychmiast stają się „bezpieczne”, czyli nieprawdziwe.
• Zbieranie bez czytania. Po kwartale nikt nie wie, po co to robi.
• Pomijanie właściciela. Jego czas też kosztuje i często jest największą ukrytą pozycją zlecenia.

Arkusz czy system

Na pierwszy miesiąc wystarczy arkusz z pięcioma kolumnami. Pozwala sprawdzić, czy zespół utrzyma nawyk i jakie kategorie są potrzebne. System zaczyna pomagać, gdy zleceń i ludzi jest tyle, że ręczne sumowanie zabiera godziny, albo gdy czas ma się łączyć z harmonogramem i fakturami. Szerzej o tym wyborze piszemy w tekstach harmonogram pracy zespołu: arkusz czy system i moduły ERP dla firmy usługowej.

Co dalej

O tym, jak połączyć ewidencję czasu ze zleceniami i wynikami w Twojej firmie, można porozmawiać na bezpłatnej konsultacji. Pozostałe przewodniki znajdziesz w bazie wiedzy.