Systemy dla biur rachunkowych

Miesięczny cykl pracy biura

Praca biura rachunkowego powtarza się co miesiąc. Klienci przekazują dokumenty, biuro je księguje, wyjaśnia wątpliwości, wylicza podatki i składki, przekazuje kwoty do zapłaty, składa deklaracje. Do tego dochodzą kadry i płace, sprawozdania roczne oraz pytania klientów zadawane przez cały miesiąc.

Osobną ścieżką jest przyjęcie nowego klienta. Zaczyna się od zapytania, a kończy po pierwszym zamkniętym miesiącu. Po drodze są rozmowa o zakresie, oferta, umowa, pełnomocnictwa i przejęcie dokumentacji.

Na co biura tracą najwięcej czasu

1. Ściganie dokumentów. Część klientów przekazuje je w ostatniej chwili, w kawałkach i różnymi kanałami.
2. Te same pytania. Ile mam zapłacić, do kiedy, czy to mogę wrzucić w koszty. Odpowiedź za każdym razem pisana od nowa.
3. Wiedza o kliencie u jednej osoby. Ustalenia, wyjątki i zwyczaje klienta zna tylko jego księgowa.
4. Zapytania od nowych firm bez odpowiedzi. Przychodzą w gorącym okresie i czekają, aż ktoś znajdzie czas.
5. Zakres rosnący bez zmiany ceny. Klient zatrudnił ludzi, zwiększył obroty, a umowa jest sprzed trzech lat.
6. Brak obrazu obciążenia. Właściciel nie widzi, która księgowa ma za dużo klientów, dopóki ktoś nie zgłosi problemu.

Nowi klienci: zapytanie i wdrożenie

Zapytanie z formularza zapisuje się z podstawowymi danymi: forma prawna, liczba dokumentów, zatrudnienie, obecny sposób księgowania. Na tej podstawie biuro może szybko odpowiedzieć z orientacyjną ofertą i umówić rozmowę. Zapytanie ma osobę odpowiedzialną i termin, także w szczycie rozliczeń.

Po podpisaniu umowy uruchamia się lista kroków wdrożenia. Każdy krok ma osobę i termin, a klient dostaje jasną informację, co ma dostarczyć. Jak zbudować taką listę, opisuje przewodnik procesy i SOP, a zasady prowadzenia zapytań przewodnik sprzedaż i obsługa zapytań.

System wokół programu księgowego

Element	Co daje biuru
Karta klienta	Zakres umowy, osoby, ustalenia, wyjątki, historia kontaktu
Panel klienta	Wgrywanie dokumentów, kwoty do zapłaty, terminy, pytania
Lista braków	Kto czego nie dostarczył w danym miesiącu
Kalendarz terminów	Obowiązki każdego klienta z przypisaną osobą i statusem
Zgłoszenia	Pytania klientów w jednej kolejce, z czasem odpowiedzi i bazą gotowych odpowiedzi
Czas i obciążenie	Nakład pracy na klienta, liczba klientów na osobę
Rozliczenia	Faktury cykliczne, dopłaty za przekroczenie zakresu, zaległości

Program księgowy zostaje bez zmian. System obok niego nie liczy podatków, tylko organizuje pracę i komunikację. Kiedy warto budować takie rozwiązanie pod własny sposób pracy, opisuje przewodnik CRM na miarę.

Dziesiąty dzień miesiąca przed i po

Bez systemu w okolicach terminów księgowe przeglądają pocztę w poszukiwaniu faktur, dzwonią do spóźnialskich i odpisują na pytania o kwoty. Każda ma własną listę kontrolną, w zeszycie albo w głowie. Właściciel dowiaduje się o problemie, gdy klient jest niezadowolony.

Z systemem przypomnienia o dokumentach wyszły same kilka dni wcześniej. Lista braków pokazuje trzech klientów, do których trzeba zadzwonić. Kwoty do zapłaty klient widzi w panelu i dostaje je wiadomością, więc nie pyta. Kalendarz terminów pokazuje stan każdego obowiązku w całym biurze. Właściciel widzi, że wszystko idzie zgodnie z planem, bez pytania kogokolwiek.

Automatyzacje dla biura rachunkowego

• comiesięczne przypomnienie o dokumentach, ponawiane tylko dla spóźnionych,
• potwierdzenie otrzymania dokumentów,
• wiadomość z kwotami i terminami płatności po zamknięciu miesiąca,
• odpowiedzi na powtarzalne pytania z bazy wiedzy biura, zatwierdzane przez księgową,
• lista kroków wdrożenia dla nowego klienta,
• faktury za obsługę i przypomnienia o zaległościach,
• ostrzeżenie, gdy klient regularnie przekracza zakres umowy.

Granice automatyzacji i zasady pracy z narzędziami AI opisuje przewodnik automatyzacja i AI.

Pierwszy ruch

Najłatwiej zacząć od jednej rzeczy: stałego dnia i stałej treści przypomnienia o dokumentach oraz listy, na której odhacza się, kto już je przekazał. Już to skraca najbardziej nerwowe dni miesiąca. Drugi krok to rejestr zapytań od nowych firm, żeby żadna nie czekała na odpowiedź dłużej niż dzień.

Biura z kilkuosobowym zespołem i rosnącą liczbą klientów zwykle idą dalej, w stronę panelu klienta i jednej kolejki zgłoszeń. Jak budujemy takie rozwiązania, opisuje strona automatyzacje i AI. Wszystkie tematy są w bazie wiedzy.