Automatyzacja w kancelarii prawnej

W kancelarii czas jest jednocześnie produktem i kosztem. Każda godzina prawnika spędzona na szukaniu dokumentu, przepisywaniu danych do pełnomocnictwa czy ustalaniu terminu spotkania jest godziną, której nie można wystawić klientowi. Mimo to wiele kancelarii pracuje na poczcie, folderach i kalendarzu sekretariatu. Organizację całej firmy opisuje strona dla kancelarii prawnych. Poniższe uwagi dotyczą organizacji pracy i nie są poradą prawną.

Co nadaje się do automatyzacji

Obszar	Co robi program	Co zostaje u człowieka
Terminy	Przypomina z wyprzedzeniem, pokazuje listę na tydzień	Ustalenie i wpisanie terminu, kontrola poprawności
Przyjęcie klienta	Formularz z danymi, lista dokumentów do dostarczenia, założenie sprawy	Rozmowa, ocena sprawy, sprawdzenie konfliktu interesów
Dokumenty powtarzalne	Wypełnia szablon danymi klienta i sprawy	Treść merytoryczna, sprawdzenie przed wysłaniem
Ewidencja czasu	Zapis przy sprawie, sumowanie	Opis czynności, decyzja o rozliczeniu
Rozliczenia	Zestawienie godzin, projekt faktury, przypomnienie o płatności	Zatwierdzenie, rozmowa o zaległościach
Informowanie klienta	Powiadomienie o zmianie etapu, o wyznaczonym terminie	Wyjaśnienie, co z tego wynika
Nowe zapytania	Zapis, potwierdzenie, wstępne pytania	Decyzja o przyjęciu sprawy

Czego nie automatyzować

• Oceny prawnej i strategii. To istota usługi.
• Obliczania terminów procesowych bez kontroli. Program może przypomnieć o terminie wpisanym przez prawnika. Samo wyliczenie wymaga jego oceny.
• Komunikacji w sprawach trudnych. Zła wiadomość wymaga rozmowy.
• Wysyłki pism bez przeczytania. Szablon przyspiesza, ale nie zwalnia z lektury.
• Treści marketingowych wysyłanych masowo. Zawody prawnicze podlegają ograniczeniom w informowaniu o działalności. Zakres warto sprawdzić w zasadach etyki.

Scenariusz: pełnomocnictwo pisane od nowa

Scenariusz jest zmyślony. Kancelaria z czterema prawnikami i jedną osobą w sekretariacie prowadziła głównie sprawy gospodarcze i windykacyjne. Przy każdym nowym kliencie sekretarka otwierała poprzednią umowę, zmieniała dane, zapisywała pod nową nazwą. To samo z pełnomocnictwem i pierwszym wezwaniem do zapłaty. Raz na jakiś czas w dokumencie zostawała nazwa poprzedniego klienta.

Kancelaria spisała, co dzieje się od pierwszego telefonu do założenia sprawy. Wyszło dziewięć kroków, z czego sześć polegało na przepisywaniu tych samych danych. Zmiana objęła tylko ten odcinek. Klient wypełnia formularz z danymi firmy i dłużnika. Dane trafiają do karty sprawy. Umowa, pełnomocnictwo i wezwanie powstają z szablonów jednym kliknięciem, a prawnik czyta je przed wysłaniem.

Pomyłki z nazwami zniknęły, bo dane wpisywane są raz. Sekretariat odzyskał czas na pilnowanie korespondencji. Scenariusz ilustruje zasadę: zaczęto od czynności częstej, prostej i podatnej na błąd, a ocena prawna pozostała nietknięta.

Terminy: podwójne zabezpieczenie

1. Termin przypisany do sprawy, nie tylko wpisany w kalendarz osobisty.
2. Dwie osoby powiadamiane: prawnik prowadzący i osoba wspierająca.
3. Kilka przypomnień w odstępach, a nie jedno w dniu terminu.
4. Lista terminów na dwa tygodnie przeglądana w stałym dniu.
5. Potwierdzenie wykonania. Termin znika z listy dopiero po oznaczeniu, co zostało zrobione.
6. Zastępstwo. Na czas urlopu sprawy mają wskazaną drugą osobę.

Bezpieczeństwo i poufność

• Uprawnienia. Dostęp do sprawy mają osoby, które nad nią pracują.
• Miejsce przechowywania. Wiadomo, gdzie fizycznie są dane i na jakich warunkach.
• Umowa z dostawcą. Powierzenie przetwarzania, poufność, zasady po zakończeniu współpracy.
• Kopie zapasowe i możliwość eksportu.
• Historia dostępu. Kto i kiedy otwierał dokumenty.
• Narzędzia AI tylko z gwarancjami poufności. I z weryfikacją wyniku przez prawnika.

O prawach do systemu i danych piszemy szerzej w artykule własność kodu i danych w systemie na zamówienie.

Kolejność wdrożenia

1. Terminy z przypomnieniami i cotygodniowym przeglądem.
2. Przyjęcie klienta: formularz, karta sprawy, dokumenty z szablonów.
3. Ewidencja czasu przy sprawie.
4. Rozliczenia i przypomnienia o płatnościach.
5. Powiadomienia dla klientów o etapach.

Obsługę nowych zapytań opisuje strona zapytania giną w kancelarii, a prowadzenie relacji z klientami strona CRM dla kancelarii. Ogólne przykłady automatyzacji zawiera artykuł automatyzacja w małej firmie: 10 przykładów, zasady przewodnik automatyzacja i AI, a pozostałe tematy baza wiedzy.