Własność kodu i danych w systemie na zamówienie

„System będzie Państwa” to zdanie, które pada w wielu rozmowach handlowych i znaczy za każdym razem coś innego. Dla jednego wykonawcy oznacza dostęp do panelu, dla innego przekazanie kodu, dla jeszcze innego pełne prawa i wszystkie konta. Różnicę widać dopiero przy rozstaniu. Jak oceniać wykonawców, opisuje przewodnik wybór wykonawcy. Poniższe uwagi mają charakter biznesowy i ogólny. Nie zastępują porady prawnej.

Pięć warstw kontroli

Warstwa	Co obejmuje	Pytanie kontrolne
Dane	Klienci, zlecenia, dokumenty, historia	Czy mogę je pobrać w całości, kiedy chcę, w formacie do odczytania?
Kod źródłowy	Program, konfiguracja, skrypty	Czy mam do niego dostęp i prawo do zmian?
Konta i infrastruktura	Serwer, baza, Domena, poczta, usługi zewnętrzne	Na kogo są zarejestrowane i kto płaci?
Dokumentacja	Opis budowy, instrukcja uruchomienia, lista integracji	Czy nowy programista uruchomi system bez pomocy poprzedniego?
Prawo do rozwoju	Zapisy umowy o prawach autorskich lub licencji	Czy inny wykonawca może legalnie kontynuować pracę?

Pełna niezależność wymaga wszystkich pięciu. Brak jednej potrafi unieważnić pozostałe: kod bez dokumentacji i dostępów jest trudny do uruchomienia, a dostępy bez praw nie pozwalają legalnie niczego zmienić.

Dane: warstwa najważniejsza

• Eksport w każdej chwili. Nie tylko na koniec umowy. Najlepiej samodzielnie, przyciskiem.
• Format do odczytania. Pliki, które otworzy arkusz lub wczyta inny system, razem z załącznikami.
• Komplet. Także historia, notatki i pliki, nie tylko lista klientów.
• Kopie zapasowe. Kto je robi, gdzie leżą i czy firma ma do nich dostęp.
• Usunięcie po zakończeniu. Kiedy wykonawca kasuje swoje kopie.
• Dane osobowe. Umowa powierzenia przetwarzania i miejsce przechowywania.

Dobrą praktyką jest próbny eksport raz na kwartał. Pokazuje, czy zapis w umowie działa w rzeczywistości.

Kod: przeniesienie praw czy licencja

Wariant	Co oznacza w praktyce	Kiedy pasuje
Przeniesienie praw majątkowych	Firma staje się właścicielem kodu napisanego dla niej	System jest istotną przewagą firmy, budowany tylko dla niej
Szeroka licencja z kodem	Firma korzysta, zmienia i rozwija, wykonawca zachowuje prawa	Wykonawca używa własnych modułów wspólnych
Licencja bez kodu	Firma korzysta z działającego systemu, nie może go zmieniać	Gotowe produkty i usługi w abonamencie
Dostęp jako usługa	System działa u dostawcy, firma ma konto	Standardowe narzędzia, gdy ważny jest tylko eksport danych

Żaden wariant nie jest z natury zły. Zły jest wariant, o którym firma nie wiedziała. Przy przeniesieniu praw i przy licencji warto zwrócić uwagę na to, od kiedy obowiązują: od zapłaty każdej części, od odbioru czy dopiero od zakończenia całego projektu. Szczegółowe zapisy, w tym pola eksploatacji i prawa zależne, to zadanie dla prawnika.

Konta i infrastruktura

To warstwa najczęściej przeoczana, a najprostsza do uporządkowania.

Zasób	Dobra praktyka
Domena	Zarejestrowana na firmę, z dostępem właściciela do panelu
Serwer i baza danych	Konto firmy, wykonawca ma uprawnienia nadane i możliwe do cofnięcia
Repozytorium kodu	Należy do firmy albo firma ma w nim stały dostęp i kopię
Usługi zewnętrzne	Bramki SMS, poczta, mapy, płatności na kontach firmy
Hasła i klucze	Przechowywane w menedżerze haseł firmy, z listą, kto ma dostęp

Jeśli wszystko działa na kontach wykonawcy, firma jest zależna od jego dobrej woli niezależnie od tego, co mówi umowa o prawach autorskich.

Przykład: system, którego nie dało się zabrać

Przykład jest zmyślony. Sieć trzech pracowni protetycznych zamówiła system do obsługi zleceń od gabinetów. Umowa zawierała zdanie o przeniesieniu praw autorskich po zapłacie. Po trzech latach wykonawca ograniczył działalność i przestał odpowiadać w rozsądnym czasie.

Nowy zespół programistów zapytał o pięć rzeczy. Okazało się, że prawa firma ma, ale kodu nigdy nie otrzymała. Serwer i domena były zarejestrowane na wykonawcę. Dokumentacji nie było. Kopie zapasowe istniały, lecz na jego koncie. Dane dało się wyeksportować tylko częściowo, bez załączonych plików.

Przejęcie trwało cztery miesiące i wymagało negocjacji z poprzednim wykonawcą, który nie miał obowiązku się spieszyć. Gdyby firma od początku miała kod we własnym repozytorium, serwer na własnym koncie i kwartalny eksport danych, zmiana wykonawcy zajęłaby tygodnie. Papierowa własność bez pozostałych czterech warstw okazała się niewiele warta.

Pytania do wykonawcy przed podpisaniem

1. Na czyich kontach będą domena, serwer, baza i repozytorium?
2. Czy i kiedy otrzymam kod źródłowy? W jakiej formie?
3. Które części systemu są pisane dla mnie, a które są Państwa gotowymi modułami?
4. Jakie prawa dostaję do każdej z tych części i od kiedy?
5. Jak wygląda eksport danych i czy mogę go wykonać samodzielnie?
6. Co otrzymam w ciągu trzydziestu dni od zakończenia współpracy?
7. Czy system korzysta z płatnych bibliotek lub usług, na które potrzebuję własnej licencji?
8. Czy istnieje dokumentacja pozwalająca uruchomić system innemu zespołowi?

Szerszą listę zawiera artykuł pytania do wykonawcy przed wdrożeniem, a zapisy umowne tekst umowa wdrożeniowa: na co zwrócić uwagę.

Lista rzeczy do odebrania

• Kod źródłowy z historią zmian.
• Instrukcja uruchomienia i opis budowy.
• Lista integracji z danymi dostępowymi.
• Dostępy administracyjne do serwera, bazy, domeny i usług.
• Pełny eksport danych i ostatnia kopia zapasowa.
• Lista użytych bibliotek i ich licencji.
• Pisemne potwierdzenie zakresu praw.

Najlepiej odbierać te rzeczy na bieżąco, po każdym etapie, a nie jednorazowo na końcu.

Jak to wygląda w modelu abonamentowym

W abonamencie firma płaci stałą opłatę za budowę, rozwój i utrzymanie. Pytania o własność są wtedy takie same, tylko odpowiedź trzeba znać z góry: co zostaje u klienta, gdy przestaje płacić. Uczciwy model zapewnia co najmniej pełny dostęp do danych i jasno opisuje, co dzieje się z systemem. Różnice między modelami rozliczeń omawia porównanie abonament czy projekt jednorazowy. W Programie Skalowania dane klienta pozostają jego własnością. Zasady opisuje strona Program Skalowania.

Co dalej

Jak porównywać wykonawców, podpowiada artykuł jak wybrać firmę wdrożeniową CRM. Pytania o własność w konkretnej sytuacji można zadać na bezpłatnej konsultacji. Pozostałe przewodniki są w bazie wiedzy.