Porównanie
Abonament czy projekt jednorazowy
Projekt jednorazowy jest lepszy, gdy zakres da się precyzyjnie opisać, a po odbiorze firma poradzi sobie sama. Abonament sprawdza się, gdy rozwiązanie będzie się zmieniać razem z firmą i ktoś musi się nim stale opiekować. Żaden model nie jest z zasady tańszy: projekt przenosi koszt na początek i zostawia utrzymanie po stronie klienta, abonament rozkłada koszt w czasie i wymaga dobrej umowy.
Sposób rozliczenia wydaje się sprawą wtórną wobec tego, co wykonawca ma zrobić. W praktyce model płatności kształtuje całą współpracę: wpływa na to, czy wykonawcy opłaca się poprawiać rozwiązanie po uruchomieniu, kto ponosi ryzyko zmian i co dzieje się, gdy drogi się rozchodzą. Inne kryteria wyboru opisuje przewodnik wybór wykonawcy wdrożenia.
Jak działają oba modele
Projekt jednorazowy. Strony ustalają zakres i cenę albo stawkę godzinową z limitem. Klient płaci w transzach, zwykle przy starcie, w połowie i przy odbiorze. Po odbiorze współpraca się kończy albo przechodzi w osobną umowę utrzymaniową. Rozwiązanie zwykle staje się własnością klienta.
Abonament. Klient płaci stałą opłatę miesięczną, która obejmuje budowę, utrzymanie, zmiany w ustalonym zakresie i opiekę. Nie ma dużej płatności na początku. Współpraca trwa, dopóki obie strony jej chcą, po upływie okresu minimalnego. Kwestie własności zależą od umowy.
Istnieje też model godzinowy bez ustalonego zakresu, najbardziej elastyczny i najmniej przewidywalny. Tutaj traktujemy go jako odmianę projektu.
Porównanie
| Kryterium | Projekt jednorazowy | Abonament |
|---|---|---|
| Wydatek na start | Wysoki | Niski |
| Przewidywalność kosztu miesięcznego | Niska po odbiorze: zmiany i awarie wyceniane osobno | Wysoka |
| Zmiany w trakcie | Aneks i dopłata | W ramach ustalonego zakresu |
| Interes wykonawcy | Dowieźć zakres i zamknąć projekt | Utrzymać klienta zadowolonego co miesiąc |
| Opieka po uruchomieniu | Osobna umowa albo brak | W cenie |
| Własność rozwiązania | Zwykle klient | Według umowy |
| Ryzyko klienta | System, którego nikt nie rozwija. Spory o zakres | Zależność od wykonawcy. Opłaty bez końca przy słabej umowie |
| Ryzyko wykonawcy | Niedoszacowanie zakresu | Rezygnacja klienta przed zwrotem kosztu budowy |
| Łatwość zakończenia | Naturalna po odbiorze | Według okresu wypowiedzenia |
Kiedy lepszy jest projekt jednorazowy
- Zakres jest zamknięty. Strona internetowa, jedna integracja, migracja danych, jednorazowa analiza.
- Rozwiązanie nie będzie się często zmieniać.
- Firma ma kogoś do utrzymania. Własnego pracownika albo sprawdzonego wykonawcę.
- Firma woli wydatek inwestycyjny niż koszt stały.
- Ważna jest pełna własność i niezależność od pierwszego dnia.
Kiedy lepszy jest abonament
- Rozwiązanie żyje. System do zapytań i zleceń, automatyzacje, marketing: rzeczy, które zmieniają się razem z firmą.
- Firma rośnie. Za rok będzie potrzebować czegoś innego niż dziś.
- Nie ma kto się tym opiekować. Bez opieki system przestaje pasować do firmy.
- Duży wydatek na start jest przeszkodą.
- Zakresu nie da się opisać z góry. Potrzeby wyjdą w użyciu.
- Liczy się efekt, a nie dostarczenie listy funkcji.
My pracujemy w modelu abonamentowym, w którym budowa systemu jest wliczona w opłatę miesięczną. Wybraliśmy go, bo systemy, które wdrażamy, zmieniają się po uruchomieniu bardziej niż przed nim. To jednak nasz model, a nie reguła dla każdej usługi.
Jak porównać koszty
Ofert w różnych modelach nie da się zestawić wprost. Trzeba sprowadzić je do tego samego okresu, najlepiej trzech lat, i tych samych pozycji:
| Pozycja | Projekt | Abonament |
|---|---|---|
| Budowa i uruchomienie | Cena projektu | W opłacie albo osobna opłata startowa |
| Utrzymanie techniczne | Serwer, kopie, aktualizacje: osobno | W opłacie |
| Zmiany i rozwój | Każda wyceniana osobno | W ustalonym zakresie w opłacie |
| Wsparcie zespołu | Osobno albo brak | W opłacie |
| Licencje | Zależnie od rozwiązania | Zależnie od rozwiązania |
| Koszt zakończenia | Brak | Według umowy |
Przy projekcie najczęściej niedoszacowana jest pozycja „zmiany i rozwój”. Przy abonamencie trzeba dokładnie sprawdzić, co znaczy „ustalony zakres”: ile zmian, jak dużych i w jakim czasie. Składniki ceny systemu opisuje artykuł ile kosztuje CRM na miarę.
Zapisy, które chronią klienta
W umowie projektowej
- Zakres opisany tym, co będzie działać, a nie listą technicznych pojęć.
- Sposób zgłaszania i wyceny zmian.
- Kryteria odbioru i czas na usunięcie usterek.
- Okres gwarancji na błędy po odbiorze.
- Przekazanie praw, kodu, dostępów i dokumentacji.
- Warunki opieki po zakończeniu, choćby jako opcja.
W umowie abonamentowej
- Co dokładnie obejmuje opłata: budowa, liczba i rodzaj zmian, czas reakcji.
- Okres minimalny i okres wypowiedzenia.
- Warunki wcześniejszego rozwiązania, gdy wykonawca nie wywiązuje się z ustaleń.
- Własność danych i sposób ich wydania.
- Los systemu po zakończeniu: eksport, okres przejściowy, ewentualny wykup.
- Zasady zmiany ceny w czasie.
Listę pytań, które pomagają wyjaśnić te kwestie przed podpisaniem, zawiera artykuł pytania do wykonawcy przed wdrożeniem systemu.
Przykład: ten sam system w dwóch modelach
Przykład jest zmyślony i nie zawiera kwot, bo chodzi o mechanizm. Dwie firmy sprzątające o podobnej wielkości zamówiły system do zapytań, grafików i rozliczeń.
Pierwsza wybrała projekt z ceną stałą. Zapłaciła w trzech transzach, odebrała system i podpisała protokół. Po czterech miesiącach zmieniła sposób rozliczania brygad i poprosiła o dostosowanie. Wykonawca, zajęty kolejnym projektem, wycenił zmianę i podał termin za sześć tygodni. Firma wróciła na ten czas do arkusza. Po roku system obejmował połowę jej pracy, a resztę prowadziła obok.
Druga wybrała abonament. Przez pierwsze miesiące płaciła za system, który dopiero powstawał, co budziło wątpliwości właścicielki. Zmianę rozliczania brygad zgłosiła na comiesięcznym spotkaniu i dostała ją w ramach opłaty. Po dwóch latach suma jej opłat była wyższa niż cena projektu pierwszej firmy. System obejmował jednak całość pracy i nadal się zmieniał.
Żadna z firm nie wybrała źle w chwili decyzji. Pierwsza nie przewidziała, jak często system będzie wymagał zmian. Druga zapłaciła więcej i dostała więcej. Gdyby pierwsza od razu podpisała umowę utrzymaniową, różnica byłaby mniejsza.
Pytania, które rozstrzygają
- Czy potrafisz dziś opisać wszystko, czego będziesz potrzebować za rok?
- Jak często zmienia się sposób pracy w Twojej firmie?
- Kto zaopiekuje się rozwiązaniem po odbiorze?
- Co jest dla firmy trudniejsze: duży wydatek teraz czy stały koszt co miesiąc?
- Jak ważna jest dla Ciebie pełna własność od pierwszego dnia?
Zamknięty zakres, rzadkie zmiany i własna opieka wskazują na projekt. Żywe rozwiązanie, wzrost i brak opiekuna wskazują na abonament. O tym, jak czytać obietnice wykonawców w obu modelach, piszemy w artykule gwarancja wyniku w usługach B2B, a o wyborze samego wykonawcy w porównaniu agencja, freelancer czy własny zespół.
Jak wygląda współpraca abonamentowa u nas, opisuje strona CRM i ERP na miarę. Pozostałe przewodniki są w bazie wiedzy.
Najczęstsze pytania
Co się dzieje z systemem po zakończeniu abonamentu?+
To zależy wyłącznie od umowy, dlatego trzeba to ustalić przed podpisaniem. Możliwe są różne rozwiązania: wydanie danych w otwartym formacie, dalsze korzystanie z systemu za niższą opłatę utrzymaniową, wykup albo wyłączenie dostępu. Minimum, którego warto wymagać, to pełny eksport danych w ustalonym terminie i okres przejściowy na przeniesienie się do innego rozwiązania.
Czy abonament zawsze wychodzi drożej w długim okresie?+
Nie zawsze. Suma opłat abonamentowych po kilku latach bywa wyższa niż cena projektu, ale do projektu trzeba doliczyć utrzymanie, serwer, poprawki, zmiany i ewentualne licencje. Dopiero porównanie pełnych kosztów w tym samym okresie i zakresie pokazuje prawdę. Warto też uwzględnić, że niewykorzystany albo porzucony system z projektu jest najdroższy ze wszystkich.
Czy projekt z ceną stałą chroni przed przekroczeniem budżetu?+
Chroni przed przekroczeniem ceny za ustalony zakres. Nie chroni przed tym, że zakres okaże się niewystarczający. Każda zmiana po podpisaniu umowy jest wyceniana osobno, a przy systemach potrzeby prawie zawsze doprecyzowują się w trakcie. Cena stała działa dobrze przy małych, jasno opisanych pracach i gorzej przy rozwiązaniach, których kształt wyłania się w użyciu.
Jak długi powinien być okres umowy abonamentowej?+
Na tyle długi, żeby wykonawca mógł rozłożyć koszt budowy, i na tyle krótki, żeby klient nie był uwięziony w złej współpracy. Częstym kompromisem jest kilkumiesięczny okres minimalny z okresem próbnym na początku i jasnymi warunkami wcześniejszego rozwiązania, gdy wykonawca nie wywiązuje się z ustaleń. Umowy wieloletnie bez takich warunków są ryzykowne.
Co dalej
Dla firm z zespołem i stałymi zapytaniami
Bezpłatna konsultacja 45 minut
Przechodzimy przez drogę klienta w Twojej firmie i wskazujemy, co uporządkować najpierw. Po rozmowie dostajesz plan skalowania.