Agencja, freelancer czy własny zespół

Firma, która chce wdrożyć system, zautomatyzować obsługę zapytań albo uporządkować marketing, staje przed tym samym wyborem: komu to powierzyć. Każda z trzech dróg ma zagorzałych zwolenników, zwykle wśród osób, które same ją oferują. Kryteria oceny wykonawców opisuje przewodnik wybór wykonawcy wdrożenia. Tutaj porównujemy same modele.

Trzy opcje w skrócie

• Freelancer. Jedna osoba, zwykle specjalista w wąskiej dziedzinie, pracująca dla kilku klientów.
• Agencja albo firma wdrożeniowa. Zespół o kilku kompetencjach z osobą prowadzącą klienta i ustalonym sposobem pracy.
• Własny pracownik lub zespół. Osoba zatrudniona w firmie, pracująca wyłącznie dla niej.

Porównanie

Kryterium	Freelancer	Agencja	Własny pracownik
Zakres kompetencji	Wąski i głęboki	Szeroki, kilka specjalizacji	Zależny od osoby, zwykle jedna specjalizacja
Czas do startu	Dni	Dni do tygodni	Miesiące: rekrutacja i wdrożenie
Koszt stały	Brak	Opłata miesięczna albo projekt	Wynagrodzenie niezależne od ilości pracy
Ciągłość	Zależna od jednej osoby	Zespół i zastępstwa	Zależna od jednej osoby, chyba że zespół
Znajomość firmy	Rośnie z czasem, bywa powierzchowna	Zależna od osoby prowadzącej	Najgłębsza
Dostępność	Dzielona z innymi klientami	Według umowy	Pełna
Koordynacja po stronie firmy	Duża przy kilku freelancerach	Mała, jedna osoba kontaktowa	Wymaga przełożonego
Elastyczność	Wysoka	Średnia, zależna od umowy	Niska
Wiedza zostaje w firmie	Tylko jeśli jest dokumentacja	Tylko jeśli jest dokumentacja	Tak, dopóki pracownik zostaje

Kiedy wygrywa freelancer

• Zadanie jest jedno, dobrze określone i ma wyraźny koniec: połączenie dwóch programów, konfiguracja kampanii, projekt graficzny.
• W firmie jest osoba, która wie, czego chce, i potrafi ocenić wynik.
• Budżet jest ograniczony, a termin elastyczny.
• Potrzebna jest rzadka, wąska specjalizacja.

Ryzyka: choroba, urlop albo większy klient oznaczają przerwę. Przy kilku freelancerach firma sama staje się kierownikiem projektu. Wiedza o rozwiązaniu jest w jednej głowie.

Kiedy wygrywa agencja

• Praca wymaga kilku kompetencji jednocześnie: analizy procesu, budowy systemu, automatyzacji, marketingu.
• Firma nie ma osoby, która koordynowałaby kilku wykonawców.
• Ważna jest ciągłość: ktoś ma odpowiadać na zgłoszenia także za rok.
• Potrzebny jest sprawdzony sposób pracy, a nie tylko wykonanie poleceń.
• Ilość pracy zmienia się w czasie: dużo na początku, mniej w utrzymaniu.

Ryzyka: wyższy koszt niż u pojedynczego wykonawcy. Rotacja osób prowadzących. Rozwiązania szablonowe, jeśli agencja nie poświęca czasu na zrozumienie firmy. Uzależnienie, jeśli dostępy i dane są na kontach agencji.

Kiedy wygrywa własny pracownik

• Pracy jest stale na pełny etat i nie zanosi się na zmianę.
• Obszar należy do rdzenia firmy, czyli do tego, czym wygrywa ona z konkurencją.
• Liczy się codzienna obecność i głęboka znajomość klientów.
• W firmie jest ktoś, kto potrafi wyznaczyć kierunek i ocenić jakość pracy specjalisty.

Ryzyka: długa i kosztowna rekrutacja. Koszt stały w słabszych miesiącach. Jedna osoba rzadko łączy wszystkie potrzebne umiejętności. Odejście pracownika zabiera wiedzę. Jak przygotować firmę na nową osobę, opisuje przewodnik zatrudnianie i delegowanie.

Koszty, których nie widać w stawce

Opcja	Koszty ukryte
Freelancer	Czas właściciela na opisywanie zadań i koordynację, przestoje, ponowne tłumaczenie firmy kolejnemu wykonawcy
Agencja	Czas na spotkania i decyzje, koszt zmian poza zakresem, koszt wyjścia przy źle skonstruowanej umowie
Własny pracownik	Rekrutacja, miesiące wdrożenia, sprzęt i narzędzia, urlopy i zwolnienia, czas przełożonego, ryzyko nietrafionego zatrudnienia

Przy każdej opcji warto zapytać nie „ile kosztuje godzina”, tylko „ile będzie kosztować dojście do działającego rozwiązania i utrzymanie go przez dwa lata”.

Układy łączone

• Opiekun wewnątrz, wykonawca na zewnątrz. Osoba z firmy zna potrzeby i prowadzi temat, agencja albo freelancer wykonuje. To najczęstszy i zwykle najzdrowszy układ.
• Agencja buduje, pracownik prowadzi. Po wdrożeniu codzienną obsługę przejmuje ktoś z firmy, a agencja zostaje do zmian i trudniejszych spraw.
• Agencja jako całość, freelancer do specjalizacji. Na przykład zewnętrzny specjalista od rzadkiej integracji w ramach większego wdrożenia.

We wszystkich układach potrzebna jest jedna osoba odpowiedzialna za efekt i zapisany podział zadań.

Przykład: trzy podejścia do tego samego zadania

Przykład jest zmyślony. Firma wynajmująca sprzęt budowlany, z jedenastoma pracownikami, chciała uporządkować zapytania, połączyć je z harmonogramem wynajmu i zacząć mierzyć reklamy.

Najpierw zatrudniła freelancera, który sprawnie połączył formularz z arkuszem. Gdy przyszła kolej na harmonogram, okazało się, że to inna specjalizacja. Drugi freelancer nie znał pracy pierwszego, a właściciel spędzał wieczory na tłumaczeniu jednemu, co zrobił drugi.

Potem firma rozważała etat. Ogłoszenie wymagało umiejętności, które rzadko łączy jedna osoba, a pracy po wdrożeniu nie starczyłoby na pełny wymiar.

Ostatecznie całość zleciła firmie wdrożeniowej, a opiekunem po swojej stronie zrobiła kierowniczkę biura z dwiema godzinami tygodniowo na ten temat. Pierwszy freelancer nadal wykonuje dla firmy drobne prace graficzne, do których pasuje najlepiej.

Jak zdecydować: pięć pytań

1. Czy to jedno zadanie, czy kilka powiązanych obszarów?
2. Czy pracy starczy na pełny etat przez co najmniej dwa lata?
3. Kto w firmie potrafi opisać zadanie i ocenić wynik?
4. Co się stanie, jeśli wykonawca zniknie na miesiąc?
5. Kto będzie utrzymywał rozwiązanie po zakończeniu budowy?

Jedno zadanie i kompetentny opiekun wskazują na freelancera. Kilka obszarów, potrzeba ciągłości i brak koordynatora wskazują na agencję. Stała praca w rdzeniu firmy i przełożony, który ją rozumie, wskazują na etat.

Niezależnie od wyboru warto zadać wykonawcy pytania z artykułu pytania do wykonawcy przed wdrożeniem systemu i sprawdzić kryteria opisane w tekście jak wybrać firmę wdrożeniową CRM. O formach rozliczenia piszemy w porównaniu abonament czy projekt jednorazowy.

W jakim modelu pracujemy my, opisuje strona Program Skalowania. Pozostałe przewodniki są w bazie wiedzy.