Systemy dla kancelarii prawnych

Od pytania o pomoc do zamknięcia sprawy

Klient kancelarii często odzywa się w trudnym momencie: dostał pismo, ma spór, stoi przed ważną transakcją. Dzwoni albo pisze, zwykle do kilku kancelarii. Dalej jest rozmowa wstępna, ocena sprawy, propozycja warunków, umowa i pełnomocnictwo. Potem właściwa praca: dokumenty, pisma, terminy, spotkania, rozprawy albo negocjacje, a na końcu rozliczenie.

Klienci biznesowi na stałej obsłudze mają inną drogę: zgłaszają kolejne zagadnienia w ramach umowy, a kancelaria musi pilnować zakresu, czasu i terminów odpowiedzi.

Gdzie kancelarie tracą sprawy i czas

• Pierwszy kontakt bez właściciela. Telefon odbiera sekretariat, notatka trafia na kartkę, prawnik oddzwania po dwóch dniach. Klient jest już u kogoś innego.
• Rozmowa wstępna bez ciągu dalszego. Klient miał się zastanowić. Nikt do niego nie wraca.
• Terminy w prywatnych kalendarzach. Wiedza o terminie zależy od jednej osoby.
• Dokumenty w poczcie. Aktualna wersja pisma jest w załączniku do jednej z wielu wiadomości.
• Czas zapisywany z pamięci. Część pracy nigdy nie trafia na fakturę.
• Ryczałty bez kontroli. Stały klient zadaje coraz więcej pytań, a opłata się nie zmienia.

Przyjęcie klienta w systemie

Zapytanie zapisuje się z krótkim opisem sprawy, rodzajem zagadnienia i danymi kontaktowymi. System sprawdza, czy osoba albo firma jest już w bazie, co pomaga także przy ocenie konfliktu interesów. Rozmowa wstępna ma termin w kalendarzu, a klient dostaje potwierdzenie i przypomnienie.

Po rozmowie prawnik zapisuje ocenę i proponowane warunki. Jeśli klient potrzebuje czasu, powstaje zadanie kontaktu w umówionym dniu. Po podpisaniu umowy zapytanie zamienia się w sprawę bez przepisywania danych. Ogólne zasady tej drogi opisuje przewodnik sprzedaż i obsługa zapytań.

Trzeba pamiętać, że samorządy zawodowe regulują sposób informowania o usługach prawnych. Automatyczne wiadomości powinny mieć charakter informacyjny i organizacyjny: potwierdzenie, termin, lista potrzebnych dokumentów.

Prowadzenie spraw i rozliczenia

Element	Co zawiera
Karta sprawy	Strony, sygnatury, zespół, etapy, notatki, powiązane dokumenty
Terminy	Wspólny kalendarz z przypomnieniami dla prowadzącego i zastępcy
Dokumenty	Wersje pism przy sprawie, wzory, uprawnienia dostępu
Czas pracy	Czynności zapisywane przy sprawie, z rodzajem i stawką
Rozliczenia	Zestawienie godzin, ryczałty, zaliczki na koszty, faktury
Zgłoszenia stałych klientów	Pytania w ramach obsługi z terminem odpowiedzi i zużyciem pakietu

Wiele kancelarii ma już program do spraw i terminów. Wtedy nie trzeba go zastępować. Wystarczy dobudować część, której brakuje: przyjęcie klienta, przypomnienia, zgłoszenia i raporty, połączone z istniejącym narzędziem. Kiedy opłaca się budowa własnego systemu, wyjaśnia przewodnik CRM na miarę.

Tydzień w kancelarii przed i po

Bez uporządkowanego przyjęcia sekretariat przekazuje notatki o telefonach ustnie albo mailem. Prawnik oddzwania, kiedy znajdzie chwilę między pismami. O tym, ile zapytań przyszło w miesiącu i ile z nich stało się sprawami, nikt nie wie. Zestawienia godzin powstają w ostatnich dniach miesiąca.

Z systemem sekretariat wpisuje zapytanie i od razu umawia rozmowę w wolnym terminie prawnika. Partner widzi listę rozmów wstępnych na dany tydzień i sprawy czekające na decyzję klienta. Czas zapisuje się przy czynności. Na koniec miesiąca zestawienie do faktury jest gotowe do sprawdzenia, a nie do odtworzenia.

Bezpieczne automatyzacje

• potwierdzenie przyjęcia zapytania i terminu rozmowy,
• lista dokumentów do przygotowania przed spotkaniem,
• przypomnienia o terminach dla prowadzącego i zastępcy,
• zadanie kontaktu z klientem, który odłożył decyzję,
• informacja dla klienta o zmianie etapu sprawy, bez treści merytorycznych,
• zestawienie czasu do faktury i przypomnienie o płatności.

Treść porad, pism i ocena sprawy pozostają wyłącznie u prawnika. Narzędzia AI mogą pomagać w porządkowaniu notatek czy wyszukiwaniu we własnych wzorach, ale wymagają jasnych zasad dotyczących danych klientów. Piszemy o nich w przewodniku automatyzacja i AI.

Od czego zacząć w kancelarii

Przez miesiąc zapisujcie każde zapytanie na jednej liście: data, rodzaj sprawy, kto rozmawiał, czy doszło do umowy. Sam ten rejestr pokazuje, ile spraw kancelaria traci przed pierwszą rozmową i po niej. Jeśli strata jest wyraźna, uporządkowanie przyjęcia klienta zwraca się szybciej niż jakakolwiek reklama.

Jak takie rozwiązanie wygląda od strony technicznej, opisuje strona CRM i ERP na miarę. Wszystkie tematy są w bazie wiedzy. Zbliżony model pracy na sprawach klientów mają biura rachunkowe.