Nowy pracownik czy automatyzacja

Zdanie „potrzebujemy kogoś do pomocy” pada w firmach usługowych częściej niż jakiekolwiek inne. Zwykle jest prawdziwe, ale nieprecyzyjne. Nie mówi, do jakiej pomocy. Od odpowiedzi zależy, czy rozwiązaniem jest ogłoszenie o pracę, czy zmiana sposobu pracy. Szersze tło daje przewodnik zatrudnianie i delegowanie.

Najpierw diagnoza: cztery rodzaje pracy

Rodzaj pracy	Przykłady	Kto może ją wykonać
Fachowa	Projektowanie, naprawa, doradztwo, wycena nietypowego zlecenia	Wykwalifikowany człowiek
Relacyjna	Rozmowy z klientem, negocjacje, reklamacje, prowadzenie zespołu	Człowiek
Koordynacyjna	Układanie terminów, przekazywanie informacji, pilnowanie postępu	Człowiek wspierany systemem
Powtarzalna	Przepisywanie danych, przypomnienia, potwierdzenia, dokumenty z szablonu	Program

Przeciążenie rzadko dotyczy wszystkich czterech rodzajów równo. Najczęściej osoby wykonujące pracę fachową toną w koordynacyjnej i powtarzalnej. Zatrudnienie kolejnego fachowca sprawia wtedy, że dwie osoby zamiast jednej tracą czas na te same czynności.

Porównanie w skrócie

Kryterium	Nowy pracownik	Automatyzacja
Co dodaje	Godziny pracy i umiejętności	Usuwa godziny pracy powtarzalnej
Struktura kosztu	Stały, miesięczny	Głównie na początku
Czas do pełnego efektu	Miesiące: rekrutacja i wdrożenie	Tygodnie przy wąskim zakresie
Elastyczność	Poradzi sobie z sytuacją nietypową	Robi tylko to, co przewidziano
Odwracalność	Trudna i kosztowna	Automat można wyłączyć
Wymaga wcześniej	Zakresu obowiązków i czasu na wdrożenie	Opisanego, powtarzalnego procesu
Ryzyko	Nietrafiona rekrutacja, odejście	Cichy błąd, brak opiekuna
Skala	Każde kolejne zwiększenie to kolejna osoba	Obsługuje więcej bez dodatkowego kosztu

Rachunek na przykładzie

Liczby są zmyślone i służą pokazaniu sposobu myślenia. Pracownia projektująca instalacje sanitarne zatrudnia czterech projektantów i jedną osobę w biurze. Projektanci nie wyrabiają się z terminami. Właściciel rozważa piątego projektanta. Zanim da ogłoszenie, zespół przez dwa tygodnie zapisuje czas.

Rodzaj pracy (przykład)	Godziny tygodniowo, czterech projektantów łącznie
Projektowanie	92
Rozmowy z inwestorami i architektami	18
Ustalanie terminów, pytania o stan, szukanie aktualnych plików	26
Przepisywanie zestawień, opisy techniczne z szablonu, dokumenty do faktur	24

Na projektowanie idzie nieco ponad połowa czasu. Piąty projektant dołożyłby około dwudziestu trzech godzin projektowania tygodniowo i dziedziczył ten sam podział. Uporządkowanie obiegu plików i zleceń oraz automatyczne zestawienia z modelu mogłyby, przyjmijmy, odzyskać połowę z pięćdziesięciu godzin pracy koordynacyjnej i powtarzalnej, czyli podobną liczbę godzin, bez stałego kosztu etatu.

Pracownia zaczęła od drugiej drogi. Po trzech miesiącach terminy przestały się sypać, a właściciel wrócił do pytania o piątego projektanta z innej pozycji: nie z konieczności, tylko dlatego, że chciał przyjmować więcej zleceń. Przykład pokazuje kolejność rozumowania, a nie spodziewany wynik.

Kiedy wybrać pracownika

• Brakuje godzin pracy fachowej, a obecni specjaliści zajmują się nią przez większość czasu.
• Firma odmawia zleceń, które chciałaby przyjąć, od kilku miesięcy.
• Potrzebna jest umiejętność, której w zespole nie ma.
• Praca wymaga obecności: wizyty, montaże, rozmowy.
• Zakres stanowiska da się opisać na jednej stronie.

Jak przygotować się do pierwszego zatrudnienia, opisuje artykuł pierwszy pracownik w firmie usługowej.

Kiedy wybrać automatyzację

• Znaczną część tygodnia zajmują czynności, które wyglądają za każdym razem tak samo.
• Te same dane są wpisywane w kilku miejscach.
• Sprawy stoją, bo ktoś zapomniał o przypomnieniu lub przekazaniu.
• Planowany etat miałby polegać głównie na „ogarnianiu papierów”.
• Obciążenie jest sezonowe i etat byłby potrzebny przez kilka miesięcy w roku.

Konkretne przykłady zawiera tekst automatyzacja w małej firmie: 10 przykładów.

Kiedy jedno i drugie

W firmach, które rosną, odpowiedź brzmi zwykle: najpierw automat, potem człowiek. Kolejność ma trzy uzasadnienia.

1. Nowa osoba wchodzi w uporządkowaną pracę. Wdrożenie trwa krócej, bo procesy są opisane, a dane w jednym miejscu.
2. Zatrudniasz do właściwych zadań. Po usunięciu pracy powtarzalnej widać, jakich umiejętności naprawdę brakuje.
3. Etat jest lepiej wykorzystany. Nowy pracownik od pierwszego dnia robi to, do czego został zatrudniony.

Odwrotna kolejność też się zdarza: firma zatrudnia koordynatora, który jako pierwsze zadanie dostaje uporządkowanie i zautomatyzowanie własnej pracy. Działa to, jeśli jest zapisane w zakresie stanowiska.

Częste pułapki

• Etat na łatanie bałaganu. Osoba zatrudniona do ręcznego uzgadniania arkuszy utrwala problem, zamiast go usunąć.
• Automatyzacja nieopisanego procesu. Program przyspiesza także błędy.
• Porównywanie pensji z ceną narzędzia. Bez kosztów wdrożenia po obu stronach i czasu właściciela.
• Automat bez opiekuna. Po pół roku nikt nie wie, co robi i dlaczego przestał.
• Decyzja w szczycie sezonu. Ani rekrutacja, ani wdrożenie nie uda się, gdy nikt nie ma czasu.
• Pomijanie zespołu. Ludzie, którzy wykonują pracę, najlepiej wiedzą, co w niej jest powtarzalne.

Decyzja w pięciu krokach

1. Zapisujcie czas przez dwa tygodnie w czterech kategoriach z tabeli na początku.
2. Policzcie, ile godzin tygodniowo pochłania praca powtarzalna i koordynacyjna.
3. Wypiszcie trzy czynności z tej grupy, które zabierają najwięcej, i sprawdźcie, czy da się je opisać regułą.
4. Oszacujcie, ile godzin odzyska automatyzacja, a ile dołoży etat, i ile każde kosztuje przez rok.
5. Zacznijcie od tańszego i szybszego kroku. Po trzech miesiącach wróćcie do pytania o drugi.

Jak zapisywać czas bez biurokracji, opisuje artykuł ewidencja czasu pracy na zleceniach. Podobny dylemat w sprzedaży omawia porównanie handlowiec czy automatyzacja sprzedaży, a wybór między etatem a wykonawcą zewnętrznym porównanie agencja, freelancer czy własny zespół.

Co dalej

O tym, jakiej pracy w Twojej firmie jest za dużo i co z nią zrobić, można porozmawiać na bezpłatnej konsultacji. Pozostałe porównania i przewodniki znajdziesz w bazie wiedzy.