Pierwszy pracownik w firmie usługowej

Decyzja o pierwszym pracowniku jest trudniejsza niż o dziesiątym. Koszty stałe firmy rosną skokowo, a właściciel po raz pierwszy odpowiada za czyjąś pensję. Dobrze przygotowana zmienia firmę na lepsze. Zrobiona w panice, w szczycie sezonu, kończy się rozczarowaniem obu stron. Szerszy kontekst daje przewodnik zatrudnianie i delegowanie.

Sygnały, że to już czas

• Odmawiasz zleceń albo przesuwasz terminy od co najmniej trzech miesięcy.
• Pracujesz wieczorami nad administracją, bo dzień idzie na klientów.
• Jakość zaczyna spadać. Pojawiają się błędy, których wcześniej nie było.
• Nie masz czasu na sprzedaż, więc po pracowitym okresie przychodzi pusty.
• Choroba albo urlop oznaczają zero przychodu.

Sygnały, że jeszcze nie

• Nadmiar pracy trwa od miesiąca i wynika z jednego dużego zlecenia.
• Nie umiesz powiedzieć, co dokładnie nowa osoba miałaby robić w poniedziałek rano.
• Marża na zleceniach jest na tyle niska, że pensja pochłonie cały zysk.

W tym drugim przypadku lepiej najpierw sprawdzić ceny i odzyskać godziny. Jak to zrobić, opisuje artykuł skalowanie firmy usługowej bez zatrudniania.

Kogo zatrudnić jako pierwszego

Zacznij od tygodnia zapisywania własnego czasu. Potem podziel czynności na trzy grupy.

Grupa czynności	Przykłady	Co z nią zrobić
Tylko ja, wysoka wartość	Rozmowy z kluczowymi klientami, trudne części usługi, wyceny	Zostaje u właściciela
Ktoś inny po przeszkoleniu	Prostsze części usługi, przygotowanie materiałów, kontakt w sprawach bieżących	Zakres dla pierwszej osoby
Każdy albo program	Faktury, przypomnienia, umawianie terminów, przepisywanie danych	Automatyzacja albo pierwsza osoba

Pierwszy pracownik powinien przejąć drugą i część trzeciej grupy. Z tego wynikają trzy typowe profile.

• Asystent lub koordynator. Gdy właściciela zjada administracja i kontakt z klientami.
• Młodszy wykonawca. Gdy usługa ma części prostsze, które da się wydzielić i sprawdzić.
• Osoba od sprzedaży. Rzadziej na początku. Kiedy ma to sens, wyjaśnia tekst kiedy zatrudnić pierwszego handlowca.

Ile to kosztuje: rachunek na przykładzie

Liczby są zmyślone i uproszczone. Służą pokazaniu, jakie pozycje wziąć pod uwagę. Rzeczywiste składki i koszty trzeba policzyć z księgową.

Pozycja (przykład miesięczny)	Kwota
Wynagrodzenie brutto	7 000 zł
Koszty pracodawcy ponad brutto	1 450 zł
Sprzęt i oprogramowanie w przeliczeniu na miesiąc	400 zł
Rezerwa na urlop i zwolnienia	700 zł
Razem	9 550 zł

Do tego dochodzi koszt, którego nie ma na żadnej fakturze: czas właściciela. Jeśli w pierwszym miesiącu poświęcasz na wdrożenie dziesięć godzin tygodniowo, sam wykonujesz w tym czasie mniej zleceń. Przyjmijmy w tym przykładzie, że nowa osoba zaczyna przynosić więcej, niż kosztuje, dopiero w czwartym miesiącu. Zapas gotówki powinien pokryć ten okres z marginesem.

Co przygotować, zanim przyjdzie

1. Zakres na jedną stronę. Co należy do tej osoby, a co nie. Za co odpowiada samodzielnie.
2. Opis dwóch lub trzech głównych zadań. Krok po kroku, tak jak są wykonywane dziś.
3. Dostęp do narzędzi. Konta, hasła, sprzęt gotowe pierwszego dnia.
4. Plan pierwszych czterech tygodni. Co obserwuje, co robi z pomocą, co robi sama.
5. Sposób sprawdzania pracy. Kiedy i według czego oceniasz wynik.

Szczegółowy plan pierwszych tygodni zawiera artykuł wdrożenie nowego pracownika w firmie usługowej.

Przykład: pracownia projektowania ogrodów

Przykład jest zmyślony. Projektantka ogrodów od roku pracowała po sześćdziesiąt godzin tygodniowo i planowała zatrudnić drugiego projektanta. Tydzień zapisywania czasu pokazał, że na samo projektowanie przeznacza mniej niż połowę godzin. Resztę zajmowały wyceny roślin u dostawców, umawianie wizyt, poprawianie rysunków pod wykonawców i rozliczenia.

Zamiast projektanta zatrudniła na trzy czwarte etatu osobę do koordynacji: zamówienia, terminy, kontakt z wykonawcami, przygotowanie zestawień. Sama wróciła do projektowania i rozmów z klientami. Liczba prowadzonych projektów wzrosła bez drugiego eksperta, którego pensja byłaby wyraźnie wyższa. To ilustracja sposobu myślenia, nie obietnica takiego samego efektu.

Pierwsze 90 dni

• Tydzień 1. Poznanie firmy, klientów i narzędzi. Jedno proste zadanie wykonane samodzielnie.
• Tygodnie 2 do 4. Przejmowanie zadań po kolei, z codziennym krótkim sprawdzeniem.
• Miesiąc 2. Samodzielna praca w ustalonym zakresie, rozmowa raz w tygodniu.
• Miesiąc 3. Ocena: co działa, co poprawić, czy zakres jest właściwy.

Po trzech miesiącach warto zadać sobie jedno pytanie: czy mam więcej czasu na pracę o najwyższej wartości niż przed zatrudnieniem. Jeśli nie, problem leży zwykle w zakresie albo w sposobie przekazywania zadań, a rzadziej w samej osobie.

Błędy przy pierwszym zatrudnieniu

• Zatrudnianie w szczycie. Nie ma wtedy czasu na wdrożenie, więc nowa osoba przeszkadza zamiast pomagać.
• Brak zakresu. „Będziesz mi pomagać” oznacza, że nikt nie wie, czego oczekiwać.
• Oddanie zadań bez sprawdzania albo sprawdzanie wszystkiego. Oba skrajne podejścia zawodzą. Złoty środek opisuje tekst jak delegować zadania bez utraty jakości.
• Wybór po sympatii. Znajomy, który „potrzebuje pracy”, rzadko jest odpowiedzią na potrzebę firmy.
• Liczenie tylko pensji. Bez pełnego kosztu i okresu rozruchu.

Co dalej

Jeśli chcesz uporządkować firmę samodzielnie, zanim zatrudnisz pierwszą osobę, pomoże kurs. Pozostałe przewodniki o zespole, procesach i sprzedaży znajdziesz w bazie wiedzy.