Prognoza sprzedaży w małej firmie: prosta metoda

Większość małych firm patrzy na sprzedaż wstecz: ile wystawiono faktur w zeszłym miesiącu. Prognoza odwraca kierunek. Pozwala zobaczyć za dwa miesiące dziurę w kalendarzu albo przeciążenie zespołu, kiedy jeszcze da się coś zrobić. Jak dobierać liczby do decyzji, opisuje przewodnik dane i decyzje.

Po co prognoza w małej firmie

• Zatrudnianie. Czy pracy wystarczy dla nowej osoby za trzy miesiące.
• Gotówka. Czy będzie z czego zapłacić podatki, raty i pensje.
• Marketing. Czy zwiększyć budżet teraz, bo za dwa miesiące zabraknie zleceń.
• Terminy dla klientów. Jaki termin można uczciwie obiecać.
• Spokój. Decyzje na podstawie liczby zamiast przeczucia.

Trzy proste metody

Metoda	Jak działa	Kiedy pasuje	Słabość
Z historii	Ten sam miesiąc rok temu, skorygowany o zmianę skali	Stabilna firma, wyraźna sezonowość	Nie widzi zmian, które już zaszły
Z portfela	Suma podpisanych zleceń rozłożona na miesiące realizacji	Długie zlecenia, umowy stałe	Pomija sprzedaż, która dopiero nastąpi
Z lejka	Otwarte oferty razy szansa plus spodziewane nowe zapytania	Krótka i średnia sprzedaż, wiele ofert	Wymaga rejestru ofert z etapami

Najlepszy wynik daje połączenie drugiej i trzeciej, a pierwsza służy jako sprawdzian. Jeśli prognoza z lejka jest dwa razy wyższa niż ten sam miesiąc rok temu, warto zapytać dlaczego.

Trzy warstwy prognozy

1. Pewne. Zlecenia podpisane i umowy stałe, przypisane do miesięcy, w których zostaną zafakturowane.
2. Prawdopodobne. Otwarte oferty: wartość każdej pomnożona przez szansę wygrania, przypisana do miesiąca spodziewanej realizacji.
3. Spodziewane. Sprzedaż z zapytań, które dopiero przyjdą: typowa liczba zapytań razy skuteczność razy średnia wartość zlecenia, z uwzględnieniem czasu od zapytania do faktury.

Pierwsza warstwa jest najbardziej wiarygodna, trzecia najmniej. Im dalej w przyszłość, tym większy udział trzeciej, więc tym szersze powinny być widełki.

Rachunek krok po kroku

Krok 1. Zbierz dane wyjściowe

• Lista podpisanych zleceń z wartością i miesiącem faktury.
• Lista otwartych ofert z wartością, etapem i spodziewanym terminem.
• Liczba zapytań miesięcznie z ostatniego roku.
• Skuteczność: jaka część zapytań staje się zleceniem. Sposób liczenia opisuje artykuł jak mierzyć lejek sprzedaży: 5 liczb.
• Średnia wartość zlecenia i typowy czas od zapytania do faktury.

Krok 2. Przypisz szanse do etapów

Szansa powinna wynikać z etapu, a nie z nastroju. Przykładowy układ, do zastąpienia własnymi danymi: po pierwszej rozmowie niska, po wysłaniu oferty średnia, po ustnej zgodzie wysoka. Wartości warto policzyć z historii i wpisać raz dla wszystkich.

Krok 3. Zsumuj warstwy dla każdego miesiąca

Krok 4. Dodaj widełki

Wariant ostrożny: tylko warstwa pewna i połowa prawdopodobnej. Wariant podstawowy: wszystkie trzy. Decyzje o kosztach stałych lepiej opierać na ostrożnym.

Przykład z liczbami

Liczby są zmyślone i służą pokazaniu rachunku. Firma projektująca i montująca systemy alarmowe dla obiektów handlowych robi na początku marca prognozę na trzy miesiące. Przyjmijmy, że ofertom na etapie „wysłana” przypisuje szansę jednej trzeciej, a na etapie „ustna zgoda” czterech piątych.

Warstwa (przykład)	Kwiecień	Maj	Czerwiec
Pewne: zlecenia podpisane i umowy serwisowe	96 000 zł	61 000 zł	28 000 zł
Prawdopodobne: oferty ważone szansą	21 000 zł	38 000 zł	30 000 zł
Spodziewane: z przyszłych zapytań	0 zł	12 000 zł	44 000 zł
Razem, wariant podstawowy	117 000 zł	111 000 zł	102 000 zł

Suma wygląda stabilnie, ale skład się zmienia. W kwietniu większość przychodu jest pewna. W czerwcu pewna jest niespełna trzecia część, a reszta zależy od ofert, których jeszcze nie wygrano, i zapytań, które jeszcze nie przyszły. Właściciel wyciągnął z tego dwa wnioski: trzeba w marcu zadzwonić do wszystkich klientów z otwartymi ofertami oraz nie można w kwietniu wyłączyć reklamy, mimo że zespół będzie wtedy zajęty.

Jak prowadzić prognozę co miesiąc

1. Pierwszy tydzień miesiąca: aktualizacja trzech warstw.
2. Porównanie: co prognozowano na miniony miesiąc, a co wyszło.
3. Przyczyna różnicy: która warstwa zawiodła.
4. Korekta założeń: szanse, średnia wartość, liczba zapytań.
5. Decyzje: sprzedaż, marketing, ludzie, gotówka.

Naturalnym miejscem na tę rozmowę jest przegląd opisany w tekście jak czytać wyniki firmy co miesiąc.

Co psuje prognozy

• Oferty-zombie. Propozycje sprzed pół roku, których nikt nie zamknął, zawyżają warstwę prawdopodobną. Ofertę bez kontaktu od ustalonego czasu trzeba zamknąć albo odświeżyć.
• Szanse z optymizmu. Każda oferta „na dziewięćdziesiąt procent”, jeśli pytać sprzedającego.
• Brak dat. Oferta bez spodziewanego terminu nie trafia do żadnego miesiąca.
• Mylenie podpisania z fakturą. Zlecenie wygrane w marcu może dać przychód w czerwcu.
• Jedno duże zlecenie. Przy ważeniu szansą duża oferta daje w prognozie kwotę, która nigdy nie wystąpi: będzie całość albo zero. Warto pokazać ją osobno.
• Prognoza robiona raz. Wartość ma dopiero porównywanie z wynikiem.

Od prognozy sprzedaży do gotówki i ludzi

Prognoza przychodu jest punktem wyjścia do dwóch kolejnych pytań. Pierwsze: kiedy te pieniądze wpłyną. Wystarczy przesunąć kwoty o typowy czas płatności klientów. Drugie: czy zespół to wykona. Przychód podzielony przez przeciętny przychód na osobę pokazuje, czy w którymś miesiącu ludzi będzie za mało albo za dużo. Jak pokazać to na jednym ekranie, opisuje artykuł dashboard dla właściciela firmy. Pojęcie etapów sprzedaży wyjaśnia hasło pipeline sprzedaży.

Co dalej

Prognoza z lejka wymaga rejestru ofert z etapami i datami. O tym, jak go zbudować w Twojej firmie, można porozmawiać na bezpłatnej konsultacji. Pozostałe przewodniki są w bazie wiedzy.