Systemy dla agencji eventowych

Od briefu do rozliczenia

Klient firmowy wysyła brief: cel, termin, liczba uczestników, orientacyjny budżet. Agencja przygotowuje koncepcję i kosztorys, często równolegle z kilkoma konkurentami. Po wygranej zaczyna się produkcja: rezerwacja miejsca, umowy z podwykonawcami, scenariusz, logistyka uczestników, zgody i ubezpieczenia. Zakres zmienia się wielokrotnie. Po wydarzeniu przychodzą faktury od dostawców, a agencja rozlicza się z klientem.

W szczycie sezonu kilka takich projektów biegnie jednocześnie, na różnych etapach, prowadzonych przez tych samych producentów.

Co najbardziej boli w agencji

• Oferty robione od zera. Każdy kosztorys powstaje w nowym arkuszu, a ceny dostawców trzeba potwierdzać telefonicznie.
• Konkursy bez selekcji. Zespół pracuje nad ofertami, których szanse były małe od początku.
• Ustalenia w wiadomościach. Klient zmienia liczbę uczestników w rozmowie, a informacja nie dociera do firmy cateringowej.
• Marża znana po fakcie. Dodatkowe koszty pojawiają się w ostatnim tygodniu i nikt ich nie zestawia z budżetem.
• Wiedza o dostawcach u producentów. Gdy producent odchodzi, agencja traci kontakty i doświadczenia.
• Brak powrotu do klienta. Po udanym wydarzeniu nikt nie pyta o następne.

Sprzedaż i kosztorys

Zapytanie zapisuje się z terminem, budżetem, liczbą agencji w konkursie i osobą decyzyjną. Na tej podstawie zespół świadomie decyduje, ile pracy włożyć w ofertę. Kosztorys powstaje w systemie z pozycji, które mają koszt zakupu i cenę sprzedaży, więc marża jest widoczna od pierwszej wersji.

Po wysłaniu oferty system przypomina o kontakcie i zapisuje wynik wraz z powodem. Po roku widać, w jakich konkursach agencja wygrywa i z jakich źródeł przychodzą najlepsze zlecenia. O prowadzeniu ofert piszemy w przewodniku sprzedaż i obsługa zapytań.

Elementy systemu dla agencji eventowej

Element	Co zawiera
Klienci	Osoby, historia wydarzeń, kalendarz cyklicznych imprez, preferencje
Zapytania i oferty	Brief, wersje kosztorysu, wynik konkursu i jego powód
Kosztorys i budżet	Pozycje z kosztem i ceną, zmiany zakresu, marża na bieżąco
Dostawcy i miejsca	Zakres, stawki, oceny, rezerwacje, umowy i zaliczki
Harmonogram produkcji	Zadania z terminami i osobami, scenariusz dnia wydarzenia
Uczestnicy	Rejestracja, potwierdzenia, diety, noclegi, transport
Rozliczenie	Faktury kosztowe przy pozycjach, faktury dla klienta, wynik projektu

Dla powtarzalnych formatów, takich jak konferencja czy wyjazd integracyjny, warto mieć szablon harmonogramu z typowymi zadaniami i wyprzedzeniem. Jak go przygotować, opisuje przewodnik procesy i SOP.

Tydzień przed wydarzeniem przed i po

Bez systemu producent ma otwarty arkusz kosztorysu, kilkadziesiąt wątków mailowych i listę zadań w notatniku. Klient dzwoni ze zmianą, którą trzeba przekazać trzem dostawcom. Właściciel pyta o budżet i dostaje odpowiedź, że powinno się zmieścić.

Z systemem zmiana liczby uczestników jest zapisana raz i widoczna przy pozycjach, których dotyczy, z listą dostawców do poinformowania. Harmonogram pokazuje zadania z terminem na dziś i zaległe. Właściciel widzi budżet każdego trwającego projektu: przychód, koszty potwierdzone, koszty przewidywane, marżę. Taki widok opisuje przewodnik dane i decyzje.

Automatyzacje w pracy agencji

• zapytania ofertowe do dostawców wysyłane z kosztorysu,
• przypomnienia o terminach zaliczek, potwierdzeń i opcji na rezerwacje,
• rejestracja uczestników z potwierdzeniem i informacjami organizacyjnymi,
• ostrzeżenie, gdy koszty projektu przekraczają założony poziom,
• ankieta dla uczestników i podsumowanie dla klienta po wydarzeniu,
• zadanie rozmowy o kolejnej edycji na kilka miesięcy przed jej terminem.

Od czego zacząć

Zestawcie oferty z ostatniego roku: ile wysłano, ile wygrano, ile godzin zajęło przygotowanie. Osobno porównajcie planowaną i rzeczywistą marżę pięciu ostatnich wydarzeń. Pierwsze zestawienie mówi, czy problemem jest selekcja zapytań, drugie, czy kontrola budżetu.

Jeśli różnica między planem a wynikiem jest duża, zacznijcie od kosztorysu prowadzonego w jednym miejscu, z kosztem zakupu przy każdej pozycji. Jak budujemy takie narzędzia, opisuje strona CRM i ERP na miarę. Pozostałe przewodniki znajdują się w bazie wiedzy. Podobny sposób pracy projektowej mają agencje marketingowe.