Oferty i wyceny w agencji eventowej

Wycena wydarzenia jest układanką z kilkudziesięciu elementów, z których większość dostarczają inni: obiekt, firma techniczna, catering, artyści, transport, hostessy. Agencja musi zebrać ich ceny, złożyć w całość, dodać własną pracę i przedstawić klientowi w formie, którą da się porównać z ofertami konkurencji. Jak wygląda organizacja całej agencji, opisuje strona dla agencji eventowych.

Budowa budżetu

Grupa	Przykładowe pozycje	Na co uważać
Miejsce	Wynajem sal, opłaty dodatkowe, ochrona, sprzątanie	Godziny montażu i demontażu, opłaty za zewnętrznych dostawców
Technika	Nagłośnienie, oświetlenie, ekrany, scena, realizatorzy	Próby, prąd, transport sprzętu
Catering	Posiłki, napoje, obsługa, zastawa	Minimum gości, diety, godziny serwisu
Program	Prowadzący, prelegenci, artyści, atrakcje	Wymagania techniczne i noclegi wykonawców, prawa autorskie
Logistyka	Transport, noclegi, rejestracja, identyfikatory	Zmiany liczby osób, terminy bezkosztowego odwołania
Oprawa	Scenografia, druki, materiały, dokumentacja foto i wideo	Czas produkcji, liczba poprawek projektów
Obsługa	Koordynatorzy, hostessy, technicy na miejscu	Liczba godzin razem z przygotowaniem
Wynagrodzenie agencji	Koncepcja, produkcja, koordynacja	Jawna pozycja albo jasno opisany narzut
Rezerwa	Nieprzewidziane koszty	Zasady użycia i rozliczenia

Ile kosztuje agencję sama oferta

Koncepcja z budżetem to kilka dni pracy: burza pomysłów, zapytania do obiektów i podwykonawców, wizualizacje, prezentacja. Agencja, która odpowiada na każde zapytanie pełną ofertą, wydaje na sprzedaż znaczną część czasu zespołu. Warto rozróżnić trzy poziomy odpowiedzi:

• Wycena orientacyjna. Przedział kosztów na podstawie podobnych realizacji, przygotowany w godzinę. Dla zapytań wstępnych i klientów bez podanego budżetu.
• Oferta ramowa. Kierunek koncepcji i budżet w głównych grupach. Dla zapytań rokujących.
• Pełna koncepcja. Scenariusz, wizualizacje, szczegółowy budżet. Dla przetargów, które agencja zdecydowała się wygrać, i klientów po rozmowie o budżecie.

Scenariusz: budżet bez rezerwy

Scenariusz jest zmyślony. Agencja zorganizowała dla firmy farmaceutycznej dwudniową konferencję sprzedażową w hotelu nad jeziorem. Budżet został wynegocjowany co do złotówki. Żeby zmieścić się w kwocie oczekiwanej przez klienta, agencja usunęła rezerwę i obniżyła własne wynagrodzenie.

Na tydzień przed wydarzeniem klient dodał dwudziestu uczestników i przesunął kolację plenerową o godzinę. Hotel doliczył pokoje po cenie wyższej niż w pierwotnej rezerwacji. Firma techniczna wystawiła dopłatę za dodatkowe godziny oświetlenia. W dniu wydarzenia prognoza zapowiedziała deszcz i trzeba było wynająć namiot.

Zmiany uzgadniano telefonicznie, w pośpiechu. Po wydarzeniu klient zakwestionował część dopłat, twierdząc, że nie akceptował kwot. Agencja pokryła różnicę i zamknęła projekt ze stratą, mimo że samo wydarzenie zostało ocenione bardzo dobrze.

Od tego czasu każdy budżet agencji ma jawną rezerwę z zapisem, że niewykorzystana część nie jest fakturowana. Każda zmiana po akceptacji tworzy nową wersję budżetu wysyłaną do potwierdzenia, choćby jedną wiadomością. Dla wydarzeń plenerowych wariant na złą pogodę jest wyceniany od początku jako opcja.

Co powinna zawierać oferta

1. Zrozumienie celu. Po co klient organizuje wydarzenie i po czym pozna, że się udało.
2. Idea przewodnia i zarys programu.
3. Miejsce z uzasadnieniem wyboru i wariantem zapasowym.
4. Budżet w grupach z pozycjami, opłatą agencyjną i rezerwą.
5. Założenia. Liczba uczestników, terminy, co zapewnia klient.
6. Opcje. Elementy, które można dodać lub usunąć, z ceną.
7. Harmonogram przygotowań i terminy decyzji klienta.
8. Warunki: zaliczki, odwołanie, zmiany, prawa do koncepcji.
9. Termin ważności. Ceny obiektów i dostępność terminów szybko się zmieniają.

Wyceny od podwykonawców

Szybkość i trafność oferty zależy od tego, jak agencja zbiera ceny. Pomagają trzy rzeczy. Baza sprawdzonych dostawców ze stawkami z poprzednich realizacji, która pozwala złożyć budżet orientacyjny bez wysyłania zapytań. Wzór zapytania do podwykonawcy z kompletem danych, żeby odpowiedź nie wymagała dopytywania. Wstępne rezerwacje z terminem potwierdzenia, zapisane w jednym miejscu, żeby nie stracić sali, gdy klient się zastanawia.

Rozliczenie po wydarzeniu

Budżet zaakceptowany przez klienta jest jednocześnie planem kosztów. Po wydarzeniu warto zestawić każdą pozycję z fakturami podwykonawców i godzinami zespołu. Zestawienie odpowiada na pytania: gdzie agencja zarobiła, gdzie dołożyła, ile godzin pochłonęła koordynacja wobec założeń. Bez niego wynagrodzenie agencji w kolejnych ofertach opiera się na przeczuciu. Sposób prowadzenia takiego rachunku opisuje artykuł rentowność zlecenia.

Po wysłaniu oferty

Przetargi mają terminy rozstrzygnięcia, ale decyzje często się przeciągają. Warto zapytać, kiedy klient planuje wybór i kto w nim uczestniczy, a po prezentacji poprosić o uwagi. Po przegranej pytanie o powód i zwycięską ofertę daje wiedzę na przyszłość. Po wygranej pierwsze spotkanie powinno potwierdzić założenia budżetu, zanim zaczną się rezerwacje. Rytm kontaktu opisuje artykuł follow-up po ofercie.

Liczby warte śledzenia

• Godziny zespołu na jedną ofertę według poziomu szczegółowości.
• Skuteczność ofert ramowych i pełnych koncepcji.
• Wynagrodzenie agencji planowane i rzeczywiste po rozliczeniu.
• Wykorzystanie rezerwy.
• Liczba wersji budżetu na wydarzenie.

Jak przyspieszyć składanie ofert z gotowych elementów, opisuje artykuł automatyzacja ofertowania, a jak prowadzić klienta od zapytania do decyzji przewodnik sprzedaż i obsługa zapytań. O wyborze przetargów, bazie podwykonawców i klientach powracających piszemy na stronie CRM dla agencji eventowych. Pozostałe tematy są w bazie wiedzy.