CRM dla agencji eventowych

Agencja eventowa sprzedaje jednorazowe przedsięwzięcia o dużej wartości, przygotowywane tygodniami i rozliczane po jednym dniu. Zapytanie przychodzi jako brief, często do kilku agencji naraz, a odpowiedzią jest koncepcja z budżetem. Jak wygląda organizacja całej agencji, opisuje strona dla agencji eventowych.

Co wyróżnia sprzedaż w agencji eventowej

• Oferta jest pracą twórczą. Koncepcja, scenariusz, wizualizacje, szczegółowy budżet. Kilka dni pracy zespołu.
• Przetargi. Większe wydarzenia rozstrzygają się w konkursie, w którym wygrywa jedna agencja z kilku.
• Termin jest sztywny. Wydarzenia nie da się przesunąć o tydzień.
• Dużo podwykonawców. Marża powstaje z różnicy między ich kosztem a ceną dla klienta oraz z opłaty za organizację.
• Cykliczność. Konferencje roczne, spotkania integracyjne, gale. Klient wraca, jeśli ktoś o nim pamięta.
• Sezon. Wiosna i jesień są przepełnione, zima i lato puste.

Etapy zapytania

Etap	Co powstaje	Co zapisać
Brief	Opis potrzeby klienta	Data, liczba uczestników, cel, budżet, liczba zaproszonych agencji
Decyzja o udziale	Tak albo nie	Powód, osoba decydująca
Koncepcja i budżet	Propozycja	Kto pracował, ile godzin, wersja
Prezentacja	Spotkanie z klientem	Reakcje, pytania, uwagi
Negocjacje	Zmiany zakresu i ceny	Kolejne wersje budżetu
Decyzja	Wygrana albo przegrana	Powód, zwycięzca, data kolejnej edycji

Scenariusz: dwadzieścia koncepcji w roku

Scenariusz jest zmyślony. Agencja z dziewięcioma osobami odpowiadała na każdy brief, który do niej trafił. W ciągu roku przygotowała dwadzieścia koncepcji. Wygrała cztery. Właścicielka miała poczucie, że zespół jest stale zajęty i stale zmęczony, a wynik finansowy tego nie odzwierciedla.

Na koniec roku zespół wypisał wszystkie dwadzieścia zapytań z tym, co o nich pamiętał. Cztery wygrane miały wspólne cechy: klient podał budżet, zaprosił najwyżej trzy agencje i osoba decyzyjna uczestniczyła w prezentacji. Wśród szesnastu przegranych dziewięć pochodziło z przetargów z sześcioma lub więcej uczestnikami, a w pięciu klient nie podał budżetu i wybrał najtańszą propozycję.

Agencja wprowadziła kartę oceny briefu z pięcioma pytaniami, wypełnianą przed podjęciem pracy. Zapytania, które nie spełniają trzech z pięciu warunków, dostają uprzejmą odmowę albo uproszczoną ofertę bez koncepcji. W kolejnym roku agencja przygotowała jedenaście koncepcji i wygrała pięć. Zespół miał czas dopracować te, o które warto było walczyć.

Co powinno znaleźć się w systemie

1. Zapytania z briefem i kartą oceny.
2. Etapy od briefu do decyzji z terminami klienta.
3. Budżet w wersjach z kosztami, cenami i marżą.
4. Baza miejsc i podwykonawców z ocenami i historią.
5. Wstępne rezerwacje miejsc i dostawców z terminami potwierdzenia.
6. Czas pracy nad ofertą, żeby znać koszt przegranych.
7. Karta po wydarzeniu z rozliczeniem i wnioskami.
8. Kalendarz wydarzeń cyklicznych klientów z przypomnieniem z wyprzedzeniem.
9. Powody przegranych i informacja o zwycięzcy.

Klienci wracający

Firma, która raz zorganizowała z agencją udaną konferencję, jest najlepszym źródłem kolejnego zlecenia. Wymaga to jednak inicjatywy. Dział zakupów klienta może mieć obowiązek ogłoszenia przetargu, ale agencja, która trzy miesiące wcześniej przyszła z podsumowaniem poprzedniej edycji i pomysłem na kolejną, startuje z innej pozycji niż pozostali. System powinien podawać te terminy sam. Jak cenni są klienci powracający, pokazuje artykuł wartość klienta (LTV) w firmie usługowej.

Liczby warte śledzenia

• Skuteczność: wygrane wobec przygotowanych koncepcji.
• Godziny pracy na jedną ofertę i koszt przegranych w roku.
• Marża na wydarzeniu planowana i faktyczna.
• Udział przychodu od klientów powracających.
• Obłożenie zespołu w szczytowych miesiącach.

Jak liczyć wynik pojedynczego wydarzenia, opisuje artykuł rentowność zlecenia, a jak oceniać zapytania przed podjęciem pracy tekst jak kwalifikować zapytania od klientów.

Od czego zacząć

Od spisania zapytań z ostatniego roku z wynikiem i trzema informacjami: czy był znany budżet, ile agencji zaproszono, kto decydował. To jedno popołudnie pracy zespołu, które zwykle zmienia sposób odpowiadania na briefy. Drugi krok to lista klientów z datami ich wydarzeń cyklicznych. Trzeci to wspólna baza podwykonawców zamiast prywatnych notatek. Sprzedaż agencji da się prowadzić w gotowym programie, ale budżety, rezerwacje i baza dostawców są powodem, dla którego agencje szukają rozwiązań dopasowanych, co omawia przewodnik CRM na miarę. Pozostałe tematy są w bazie wiedzy.