CRM dla biur projektowych i architektonicznych

Biura projektowe i pracownie architektoniczne sprzedają pracę intelektualną rozłożoną na miesiące, a czasem lata. Inwestor przychodzi z działką, pomysłem albo problemem, a biuro musi ocenić zakres, wycenić etapy i znaleźć na to ludzi. Decyzje zapadają powoli, bo zależą od finansowania, decyzji administracyjnych i rynku. Jak wygląda organizacja całego biura, opisuje strona dla biur projektowych i architektonicznych.

Skąd przychodzą zlecenia

Źródło	Jak wygląda	Czego wymaga
Polecenia i powroty	Inwestor zna biuro albo ktoś je wskazał	Utrzymywania relacji między inwestycjami
Zapytania ofertowe	Prośba o wycenę wysłana do kilku biur	Szybkiej oceny i oferty w terminie
Przetargi publiczne	Formalna procedura z kryteriami	Pilnowania terminów i dokumentów
Konkursy	Praca koncepcyjna bez gwarancji zlecenia	Decyzji, czy nakład jest uzasadniony
Współpraca z wykonawcami	Generalny wykonawca szuka projektanta	Relacji z firmami budowlanymi

Co wyróżnia sprzedaż projektów

• Etapy. Umowa bywa podpisywana na część prac, a kolejne zamawiane później.
• Długi czas decyzji. Od oferty do umowy mija nieraz pół roku.
• Wycena wymaga rozeznania. Analiza działki, planu miejscowego, programu inwestycji.
• Branżyści. Konstruktor, instalatorzy, drogowiec. Ich wyceny wchodzą do oferty.
• Obłożenie. Termin zależy od tego, kiedy zwolni się zespół.
• Zmiany. Inwestor zmienia założenia w trakcie, co wymaga aneksów.

Scenariusz: oferta sprzed ośmiu miesięcy

Scenariusz jest zmyślony. Pracownia z dziesięcioma osobami złożyła w lutym ofertę na projekt budynku biurowo-usługowego dla lokalnego inwestora. Inwestor odpowiedział, że czeka na decyzję o warunkach zabudowy i wróci do tematu. Wspólnik prowadzący rozmowę uznał sprawę za zawieszoną.

W październiku na działce stanęła tablica informacyjna z nazwą innego biura. Decyzja administracyjna zapadła w czerwcu. Inwestor rozesłał wtedy ponowne zapytanie do trzech pracowni, w tym na ogólny adres tej, która złożyła ofertę w lutym. Wiadomość trafiła do skrzynki, którą przeglądała asystentka, i nie została powiązana z wcześniejszą rozmową. Odpowiedź wyszła po dwóch tygodniach, gdy inwestor miał już wybraną ofertę.

Pracownia zaczęła zapisywać przy każdej ofercie zdarzenie, od którego zależy decyzja, i przewidywany termin: decyzja administracyjna, kredyt, zakup działki. W tym terminie system tworzy zadanie kontaktu. Wiadomości przychodzące na adres ogólny są sprawdzane w bazie inwestorów, zanim ktokolwiek na nie odpowie.

Co powinno znaleźć się w systemie

1. Inwestorzy i osoby z historią inwestycji i rozmów.
2. Zapytania z lokalizacją, rodzajem obiektu, powierzchnią i etapem przygotowań inwestora.
3. Oferty etapowe z ceną, terminem i stanem każdego etapu.
4. Wyceny branżystów dołączone do oferty.
5. Zdarzenie warunkujące decyzję i termin kontaktu.
6. Przetargi i konkursy z terminami i dokumentami.
7. Obłożenie zespołu widoczne przy podawaniu terminów.
8. Aneksy i zmiany zakresu z datą i wartością.
9. Kontakt po zakończeniu projektu: realizacja, odbiór, kolejne plany.

Zmiany zakresu jako sprzedaż

W projektowaniu duża część utraconego przychodu to prace dodatkowe wykonane bez aneksu. Inwestor prosi o kolejny wariant, zmianę programu, dodatkową analizę, a zespół wykonuje, bo chce być pomocny. System, w którym każda prośba spoza zakresu jest zapisywana i trafia do osoby prowadzącej umowę, zamienia te prośby w rozmowę o wynagrodzeniu. Jak liczyć wynik projektu z uwzględnieniem takich prac, opisuje artykuł rentowność zlecenia.

Liczby warte śledzenia

• Wartość ofert oczekujących na decyzję i ich przewidywane terminy.
• Skuteczność ofert według źródła i rodzaju obiektu.
• Udział zleceń od inwestorów powracających.
• Obłożenie zespołu na kolejne kwartały.
• Wartość aneksów wobec wartości umów podstawowych.
• Godziny przepracowane wobec wycenionych w każdym etapie.

Od czego zacząć

Od listy wszystkich złożonych i niezamkniętych ofert z trzema kolumnami: od czego zależy decyzja inwestora, kiedy to się wyjaśni i kiedy ostatnio rozmawialiśmy. W wielu biurach taka lista ujawnia kilkanaście ofert, o których nikt nie pamięta. Drugi krok to lista dotychczasowych klientów z datą ostatniego kontaktu. Typową sprzedaż obsłuży gotowy program. Połączenie ofert etapowych z obłożeniem zespołu i rozliczaniem godzin skłania biura do rozwiązań dopasowanych, co omawiają przewodniki CRM na miarę i ERP dla firmy. O kontakcie z klientem, który się namyśla, piszemy w artykule follow-up po ofercie. Pozostałe tematy są w bazie wiedzy.