Rentowność projektów w biurze projektowym

Biuro projektowe sprzedaje myślenie i rysowanie rozłożone na miesiące. Honorarium ustala się na początku, często jako stałą kwotę, a praca trwa tak długo, jak wymaga tego inwestycja, urzędy i decyzje inwestora. Różnica między tym, co wyceniono, a tym, co przepracowano, bywa ogromna i długo pozostaje niewidoczna. Jak wygląda organizacja całego biura, opisuje strona dla biur projektowych i architektonicznych.

Etapy i miejsca, w których ucieka marża

Etap	Co zwykle się dzieje	Ryzyko dla wyniku
Koncepcja	Inwestor prosi o kolejne warianty	Nieograniczona liczba wersji w stałej cenie
Projekt budowlany	Koordynacja z branżystami, uzgodnienia	Poprawki po zmianach założeń, wydłużone procedury
Uzgodnienia i pozwolenie	Uzupełnienia na wezwanie urzędu, opinie gestorów	Czas trudny do przewidzenia, liczony w miesiącach
Projekt wykonawczy	Szczegóły, zestawienia, detale	Zmiany materiałów i rozwiązań na prośbę inwestora lub wykonawcy
Przetarg na wykonawcę	Odpowiedzi na pytania oferentów	Praca nieujęta w umowie
Nadzór autorski	Wizyty, rozwiązania zamienne, pytania z budowy	Ryczałt przy przedłużającej się budowie
Po odbiorze	Dokumentacja powykonawcza, drobne prośby	Praca traktowana jako grzeczność

Koszt, o którym się zapomina

• Koordynacja. Godziny architekta prowadzącego poświęcone na uzgadnianie branż, spotkania i korespondencję. Często więcej niż samo projektowanie.
• Branżyści. Ich honoraria są kosztem zewnętrznym, a ich poprawki po zmianach inwestora bywają dodatkowo płatne.
• Oprogramowanie i sprzęt. Licencje programów projektowych to znacząca pozycja w koszcie godziny.
• Praca nad ofertami i konkursami.
• Odpowiedzialność. Ubezpieczenie i czas poświęcony na sprawy po latach.

Pełny koszt godziny projektanta jest wyraźnie wyższy niż jego wynagrodzenie podzielone przez godziny w miesiącu. Jak go policzyć, opisuje artykuł rentowność zlecenia: jak ją liczyć.

Scenariusz: projekt, który trwał trzy lata

Scenariusz jest zmyślony. Pracownia z dwunastoma osobami podpisała umowę na projekt budynku mieszkalnego wielorodzinnego ze stałym honorarium za wszystkie fazy i ryczałtem za nadzór. Harmonogram zakładał osiemnaście miesięcy od koncepcji do pozwolenia i rok budowy.

Inwestor dwukrotnie zmienił strukturę mieszkań w odpowiedzi na sytuację rynkową, za każdym razem po zakończeniu projektu budowlanego. Pracownia wprowadziła zmiany, bo zależało jej na dobrych relacjach, a wspólnik prowadzący uznał, że „jakoś się to rozliczy”. Procedura administracyjna wydłużyła się o pół roku. Budowa zamiast roku trwała dwa lata, a generalny wykonawca zgłosił kilkadziesiąt propozycji rozwiązań zamiennych, z których każda wymagała analizy.

Po zakończeniu pracownia po raz pierwszy zsumowała godziny, które zespół zapisywał w programie do zarządzania zadaniami. Wyszło ponad dwa razy więcej niż w kalkulacji ofertowej. Po odjęciu honorariów branżystów projekt, który uchodził za prestiżowy, nie pokrył kosztów własnego zespołu.

Pracownia zmieniła wzór umowy. Honorarium jest podzielone na etapy, a każdy obejmuje określoną liczbę wariantów i rund uwag. Zmiana po akceptacji etapu wymaga pisemnego zlecenia z wyceną. Nadzór autorski obejmuje ustaloną liczbę pobytów w określonym czasie. Co miesiąc wspólnicy oglądają godziny przepracowane wobec budżetu każdego etapu.

Jak liczyć wynik projektu

1. Budżet godzin na etap. Ustalony przy ofercie, zapisany, znany zespołowi.
2. Zapis czasu. Projekt, etap, rodzaj pracy. Zmiany inwestora osobno.
3. Koszty zewnętrzne. Branżyści, mapy, opinie, wydruki, przypisane do projektu.
4. Porównanie co miesiąc. Godziny i koszty wobec budżetu etapu oraz stopień zaawansowania.
5. Rejestr zmian. Każda prośba spoza zakresu z decyzją: w cenie, aneks, odmowa.
6. Podsumowanie po etapie i po projekcie. Wynik i wnioski do kolejnych wycen.

Zapisy w umowie, które chronią wynik

• Honorarium podzielone na etapy z płatnością po każdym.
• Liczba wariantów koncepcji i rund uwag w cenie.
• Akceptacja etapu jako moment, po którym zmiany są dodatkowo płatne.
• Stawka godzinowa dla prac dodatkowych.
• Uzgodnienia: zakres w cenie i zasady dla kolejnych rund.
• Nadzór: liczba pobytów, okres, stawka za dodatkowe.
• Waloryzacja przy projekcie trwającym dłużej niż planowano z przyczyn niezależnych od biura.
• Zakres odpowiedzi na pytania w postępowaniu na wybór wykonawcy.

Co pokazują dane po kilku projektach

Biuro, które przez rok zapisuje godziny według etapów, dowiaduje się rzeczy, których intuicja nie podpowiada. Na przykład tego, że koncepcje zarabiają, a projekty wykonawcze stale przekraczają budżet. Albo że jeden typ inwestora, na przykład deweloper zmieniający program, pochłania dwa razy więcej godzin niż instytucja publiczna przy podobnym honorarium. Te wnioski zmieniają wyceny, zapisy umów i wybór zleceń, o które warto zabiegać.

Liczby warte śledzenia

• Godziny przepracowane wobec budżetu w każdym etapie.
• Udział godzin na zmiany i wartość podpisanych aneksów.
• Wynik projektu po kosztach zespołu i branżystów.
• Udział godzin przypisanych do projektów w całym czasie pracy.
• Czas trwania etapów wobec harmonogramu.
• Należności za zakończone etapy.

Jak pokazać te liczby wspólnikom na jednym ekranie, opisuje artykuł dashboard dla właściciela firmy, a narzędzia łączące czas, etapy i rozliczenia przewodnik ERP dla firmy. O ofertach etapowych i kontakcie z inwestorami piszemy na stronie CRM dla biur projektowych i architektonicznych. Pozostałe tematy są w bazie wiedzy.