Systemy dla biur projektowych i architektonicznych

Projekt w etapach, płatności w transzach

Inwestor zgłasza się z działką, budynkiem albo pomysłem. Biuro rozpoznaje potrzeby, przygotowuje ofertę podzieloną na etapy: koncepcja, projekt budowlany, projekt wykonawczy, czasem nadzór autorski. Po podpisaniu umowy praca biegnie miesiącami, z udziałem zewnętrznych branżystów: konstruktora, instalatorów, drogowca. Po drodze są uzgodnienia, decyzje urzędów i zmiany inwestora.

Płatności następują po etapach, więc między wykonaniem pracy a wpływem pieniędzy mijają tygodnie. Biuro prowadzi zwykle kilkanaście takich projektów na różnych etapach.

Gdzie pracownie tracą marżę

• Wyceny przez porównanie. Honorarium ustala się na podstawie stawki rynkowej, bez wiedzy o własnym nakładzie przy podobnych projektach.
• Koncepcje bez końca. Kolejne warianty powstają, bo umowa nie określała ich liczby.
• Zmiany bez aneksu. Inwestor przesuwa ścianę na spotkaniu, a przerysować trzeba cztery branże.
• Branżyści poza kontrolą. Terminy i płatności dla podwykonawców są w mailach kierownika projektu.
• Etapy niezafakturowane. Dokumentacja oddana, a faktura wychodzi po miesiącu, bo nikt nie dał znać.
• Zapytania bez odpowiedzi. Architekci są zajęci projektami i oferta dla nowego inwestora czeka dwa tygodnie.

Sprzedaż w biurze projektowym

Zapytanie zapisuje się z rodzajem obiektu, lokalizacją, zakresem i źródłem. Pierwszą rozmowę prowadzi wyznaczona osoba według stałej listy pytań, dzięki czemu oferta nie wymaga drugiego spotkania. Oferta powstaje z wzorca z etapami, honorarium, harmonogramem płatności i listą wyłączeń.

Po wysłaniu system przypomina o kontakcie. Zapisany wynik i powód odmowy pozwalają po roku ocenić, jakie zlecenia biuro wygrywa i skąd przychodzą. Zasady tej pracy opisuje przewodnik sprzedaż i obsługa zapytań.

Moduły systemu dla pracowni

Moduł	Co prowadzi
Inwestorzy i zapytania	Kontakty, historia rozmów, oferty, wyniki
Projekty i etapy	Zakres, terminy, budżet godzin na etap, status
Czas pracy	Godziny przy projekcie i etapie, zapisywane codziennie
Branżyści	Zakres zlecony, terminy, honoraria, płatności
Zmiany zakresu	Opis, wycena, akceptacja inwestora, wpływ na termin
Uzgodnienia	Wnioski, terminy odpowiedzi urzędów i gestorów, ponaglenia
Rozliczenia	Transze według etapów, faktury, zaległości

Programy do projektowania i modelowania zostają bez zmian. System biznesowy nie przechowuje rysunków, tylko informację o tym, co jest zrobione, ile kosztowało i co jest do zapłaty. Jak ustalić zakres takiego narzędzia, opisuje przewodnik ERP dla małej i średniej firmy.

Przegląd projektów przed i po

Bez systemu właściciel pracowni raz na jakiś czas zbiera kierowników i pyta o stan projektów. Odpowiedzi brzmią: kończymy, czekamy na konstruktora, inwestor myśli. Ile godzin poszło na dany etap, nikt nie wie. Wynik projektu wychodzi przy okazji rocznego rozliczenia, jeśli w ogóle.

Z systemem przegląd zaczyna się od listy projektów z dwiema liczbami: zużycie budżetu godzin i stopień zaawansowania etapu. Projekty, w których pierwsza wyprzedza drugą, są omawiane szczegółowo. Widać też etapy gotowe do zafakturowania i uzgodnienia, na które biuro czeka najdłużej. Układ takiego ekranu opisuje przewodnik dane i decyzje.

Co da się zautomatyzować

• przypomnienie o uzupełnieniu czasu pracy na koniec dnia,
• ostrzeżenie o zbliżającym się wyczerpaniu budżetu godzin etapu,
• zadanie wystawienia faktury po zamknięciu etapu,
• przypomnienia dla branżystów o terminach przekazania opracowań,
• przypomnienia o terminach odpowiedzi urzędów,
• formularz zmiany zakresu wysyłany inwestorowi do akceptacji,
• przypomnienie o kontakcie po wysłanej ofercie.

Jak zacząć

Wprowadźcie zapis czasu na trzech bieżących projektach, w najprostszej formie: projekt, etap, liczba godzin dziennie. Po dwóch miesiącach porównajcie wynik z honorarium za te etapy. To zwykle wystarcza, żeby zmienić sposób wyceny kolejnych ofert i treść umów.

Drugim krokiem jest lista etapów oddanych i jeszcze niezafakturowanych. W wielu pracowniach to najszybszy sposób na poprawę płynności bez pozyskania ani jednego nowego zlecenia. O budowie takich narzędzi piszemy na stronie CRM i ERP na miarę. Wszystkie przewodniki są dostępne w bazie wiedzy. Podobne wyzwania z budżetem godzin mają firmy IT, a z długą realizacją firmy budowlane.