Systemy dla firm IT i software house'ów

Od zapytania do utrzymania

Klient firmy IT rzadko wie dokładnie, czego potrzebuje. Przychodzi z problemem albo pomysłem. Dalej jest rozmowa rozpoznawcza, czasem płatne warsztaty, wycena w widełkach, oferta, negocjacje, umowa. Projekt biegnie etapami, z odbiorami i zmianami zakresu. Po wdrożeniu zaczyna się utrzymanie: zgłoszenia, poprawki, rozwój, często na lata.

Sprzedaż jest długa i wymaga pracy osób technicznych, które jednocześnie są potrzebne w projektach. Utrzymanie daje stały przychód, ale rozprasza zespół. Obie rzeczy trzeba widzieć razem z bieżącymi projektami.

Typowe bolączki software house'u

• Wyceny pochłaniają najlepszych ludzi. Każde zapytanie analizuje architekt, także takie, które nie ma szans się zamknąć.
• Sprzedaż nie zna dostępności. Obiecany termin startu nie zgadza się z tym, kiedy zespół będzie wolny.
• Zmiany zakresu bez śladu. Klient prosi o „drobną zmianę” na spotkaniu, zespół ją robi, budżet topnieje.
• Projekty ryczałtowe przekraczają budżet po cichu. Widać to dopiero przy rozliczeniu.
• Utrzymanie w skrzynce. Zgłoszenia przychodzą mailem do konkretnego programisty, bez priorytetu i czasu reakcji.
• Falowanie przychodów. Raz za dużo pracy, raz ławka, bo nikt nie patrzy na sprzedaż z wyprzedzeniem.

Sprzedaż: kwalifikacja przed wyceną

Najdroższym zasobem w sprzedaży IT jest czas ludzi technicznych. Dlatego zapytanie powinno przejść krótką kwalifikację, zanim trafi do wyceny: jaki problem, jaki termin, jaki rząd budżetu, kto decyduje. Zapytania bez tych odpowiedzi dostają propozycję rozmowy albo warsztatu, a nie darmową analizę.

CRM prowadzi szanse przez etapy z szacowaną wartością, prawdopodobieństwem i planowanym startem. Z tych danych powstaje prognoza przychodu i zapotrzebowania na ludzi. Zasady kwalifikacji opisuje przewodnik sprzedaż i obsługa zapytań.

Warstwa biznesowa obok narzędzi deweloperskich

Moduł	Zastosowanie w firmie IT
Szanse i oferty	Etapy sprzedaży, wersje wycen, założenia i wyłączenia
Projekty i budżety	Model rozliczenia, budżet godzin, etapy, odbiory
Czas pracy	Godziny przy projekcie, pobierane z narzędzia do zadań albo wpisywane
Zmiany zakresu	Każda zmiana z opisem, wyceną i akceptacją klienta
Obłożenie	Zajętość osób w kolejnych tygodniach, z projektami w sprzedaży
Utrzymanie	Umowy, pakiety godzin, zgłoszenia z priorytetem i czasem reakcji
Rozliczenia	Faktury za etapy, godziny i abonamenty, zaległości

Narzędzia, w których pracują programiści, zostają. Warstwa biznesowa łączy się z nimi i pobiera to, co potrzebne: zadania, czas, statusy. Firma IT często może zbudować ją sama, ale zwykle nie ma na to czasu, bo zespół pracuje dla klientów. Zakres takiej warstwy opisuje przewodnik ERP dla małej i średniej firmy.

Poniedziałek właściciela przed i po

Bez warstwy biznesowej właściciel zaczyna tydzień od pytań do kierowników projektów: jak idzie, czy zmieścimy się, kto będzie wolny. Odpowiedzi są ogólne. Stan sprzedaży zna z własnej skrzynki. O tym, że projekt przekroczył budżet, dowiaduje się, gdy trzeba wystawić fakturę końcową.

Z systemem na jednym ekranie widać projekty z zużyciem budżetu na tle postępu, zajętość zespołu na sześć tygodni naprzód i szanse sprzedażowe z planowanym startem. Rozmowa z kierownikami dotyczy dwóch projektów oznaczonych jako zagrożone. Decyzja o rekrutacji albo o przyjęciu kolejnego zlecenia opiera się na liczbach. Jak ułożyć taki ekran, opisuje przewodnik dane i decyzje.

Automatyzacje warte wdrożenia

• zapytanie z formularza trafia do CRM z pytaniami kwalifikującymi,
• przypomnienia o kontakcie po wysłaniu oferty,
• ostrzeżenie, gdy zużycie budżetu wyprzedza postęp prac,
• zgłoszenie od klienta utrzymaniowego dostaje priorytet i termin reakcji,
• raport godzin dla klienta rozliczanego czasowo,
• faktury cykliczne za utrzymanie i przypomnienia o płatnościach,
• zadanie rozmowy z klientem przed końcem umowy utrzymaniowej.

Od czego zacząć

Zestawcie pięć ostatnich projektów: wycena, rzeczywisty nakład, wynik. Jeśli różnice są duże i nieprzewidywalne, pierwszym krokiem jest zapis czasu i cotygodniowy przegląd budżetów. Jeśli problemem jest falowanie pracy, pierwszym krokiem jest lista szans sprzedażowych z planowanym startem, oglądana razem z obłożeniem.

O tym, jak wybrać sposób budowy takiego rozwiązania, piszemy w przewodniku wybór wykonawcy wdrożenia. Pozostałe tematy są w bazie wiedzy, a pokrewny model pracy mają agencje marketingowe.