Oferty i wyceny w firmie OZE i instalacyjnej

W branży instalacyjnej klient zbiera zwykle kilka ofert i porównuje je, nie mając wiedzy technicznej. Widzi moc, markę i cenę. Firma, która potrafi szybko przygotować czytelną ofertę i wytłumaczyć, co z niej wynika, ma przewagę nad tą, która wysyła specyfikację zrozumiałą tylko dla instalatora. Jak wygląda organizacja całej firmy, opisuje strona dla firm OZE i instalacyjnych.

Dlaczego oferty wychodzą późno

• Pomiar zapisany na kartce. Handlowiec wraca z wizyty z notatkami, które trzeba przepisać.
• Dobór robi jedna osoba. Zwykle właściciel albo projektant, wieczorami.
• Ceny urządzeń się zmieniają. Każdą ofertę trzeba sprawdzać u dostawców.
• Dokument składany ręcznie. Z poprzedniej oferty, z ryzykiem zostawienia danych innego klienta.
• Brak priorytetów. Oferta dla klienta gotowego do decyzji czeka w tej samej kolejce co pozostałe.

Od pomiaru do oferty w jeden dzień

Krok	Jak to przyspieszyć
Wizyta i pomiar	Formularz w telefonie ze stałymi polami i zdjęciami
Dobór urządzeń	Zestawy typowe dla najczęstszych sytuacji, dobierane według danych z formularza
Wycena	Cennik aktualizowany raz w tygodniu, a nie przy każdej ofercie
Wariant finansowania	Stałe opisy: gotówka, raty, dofinansowanie
Dokument	Wzór wypełniany danymi klienta i zestawu
Sprawdzenie	Akceptacja projektanta tylko dla sytuacji nietypowych
Wysyłka	Z proponowanym terminem rozmowy

Kluczowe jest rozróżnienie sytuacji typowych, które handlowiec obsłuży sam na podstawie zestawów, i nietypowych, które wymagają projektanta. W większości firm typowych jest zdecydowana większość.

Scenariusz: handlowiec, który pisał oferty w weekendy

Scenariusz jest zmyślony. Firma montująca fotowoltaikę i magazyny energii zatrudniała trzech handlowców. Każdy odbywał kilka wizyt dziennie, a oferty przygotowywał wieczorami i w weekendy, kopiując poprzednie dokumenty. Klienci dostawali wycenę po pięciu do dziesięciu dniach.

Właściciel przejrzał sprawy przegrane w jednym kwartale i przy każdej zanotował datę wizyty oraz datę wysłania oferty. W ponad połowie przypadków klient podpisał umowę z inną firmą, zanim oferta do niego dotarła, albo w ciągu dwóch dni po jej otrzymaniu, co oznaczało, że decyzja była już podjęta.

Firma przygotowała dziewięć zestawów pokrywających większość domów jednorodzinnych i formularz pomiaru w telefonie. Po wizycie handlowiec wybiera zestaw, system składa dokument, a handlowiec dopisuje dwa zdania o tym, co widział na miejscu. Oferta wychodzi tego samego wieczoru albo rano. Projektant ogląda tylko dachy o nietypowej konstrukcji i instalacje wymagające przebudowy przyłącza.

Co klient powinien zobaczyć w ofercie

1. Jego dane wyjściowe. Zużycie energii, rodzaj budynku, obecne ogrzewanie. Dowód, że oferta jest dla niego.
2. Proponowane rozwiązanie. Moc, urządzenia, rozmieszczenie, w prostych słowach.
3. Dlaczego takie. Jedno lub dwa zdania uzasadnienia doboru.
4. Cena całkowita i to, co obejmuje.
5. Co jest poza ceną i ile może kosztować.
6. Finansowanie. Dostępne warianty i kto pomaga w formalnościach.
7. Szacunek efektu z założeniami.
8. Gwarancje i serwis.
9. Termin montażu i kolejne kroki.

Marża pod kontrolą

Szybkie oferty z gotowych zestawów mają dodatkową zaletę: marża jest policzona raz, przy budowie zestawu, a nie za każdym razem przez handlowca pod presją klienta. Warto ustalić, w jakich granicach handlowiec może sam zmienić cenę i kiedy potrzebuje zgody. Po montażu dobrze jest zestawić koszt rzeczywisty z założonym, bo dodatkowe metry kabla, dłuższy montaż i drugi dojazd potrafią zjeść zakładany wynik. Sposób takiego rachunku opisuje artykuł rentowność zlecenia.

Po wysłaniu oferty

Klient porównuje i ma pytania, których często nie zadaje. Telefon po dwóch lub trzech dniach z pytaniem, co jest niejasne, bywa momentem, w którym zapada decyzja. Przy ofertach zależnych od dofinansowania warto zapisać termin naboru albo decyzji i wrócić w tym momencie. Rytm kontaktu opisuje artykuł follow-up po ofercie.

Liczby warte śledzenia

• Czas od wizyty do oferty.
• Odsetek wizyt zakończonych ofertą i ofert zakończonych umową.
• Udział ofert z zestawów typowych.
• Marża założona i rzeczywista.
• Powody przegranych: cena, termin, finansowanie, rezygnacja.

Jak budować oferty z danych i wzorów, opisuje artykuł automatyzacja ofertowania. O prowadzeniu klienta przez wszystkie etapy, od zapytania do przeglądu, piszemy na stronie CRM dla firm OZE i instalacyjnych. Pozostałe tematy są w bazie wiedzy.