Systemy dla firm produkcyjnych i stolarni

Zamówienie na wymiar: od szkicu do montażu

Klient przychodzi z potrzebą, często z rysunkiem albo zdjęciem. Firma dopytuje o wymiary i materiał, robi pomiar, przygotowuje wycenę, czasem projekt do akceptacji. Po zaliczce zamawia materiał, wstawia zlecenie w kolejkę, wykonuje je w kilku etapach, kontroluje, pakuje, dostarcza i montuje. Na końcu jest rozliczenie i ewentualne poprawki.

Cechą tej branży jest to, że sprzedaż i produkcja są ze sobą splecione. Termin obiecany klientowi zależy od obłożenia hali. Cena zależy od materiału, który trzeba zamówić. Zmiana, o którą klient prosi po akceptacji projektu, musi dotrzeć do osoby przy maszynie.

Najczęstsze kłopoty

1. Wycena trwa za długo. Robi ją właściciel, wieczorami, bo tylko on zna normy. Klient w tym czasie dostaje ofertę od konkurencji.
2. Terminy obiecywane na wyczucie. Handlowiec nie widzi obłożenia hali, więc podaje datę, której nie da się dotrzymać.
3. Zmiany nie docierają na halę. Rysunek na stanowisku jest w starej wersji.
4. Materiał zamawiany za późno albo podwójnie. Nikt nie ma jednej listy potrzeb ze wszystkich zleceń.
5. Brak wiedzy o postępie. Na pytanie klienta, na jakim etapie jest zamówienie, trzeba iść na halę i zapytać.
6. Rentowność znana po fakcie. O tym, że zlecenie pochłonęło dwa razy więcej godzin, nikt nie wie, bo godzin się nie zapisuje.

Sprzedaż i wycena w systemie

Zapytanie zapisuje się z załącznikami od klienta i terminem odpowiedzi. Wycena powstaje z pozycji: materiał, dodatki, robocizna według stanowisk, usługi obce, transport, montaż. Dzięki temu może ją przygotować nie tylko właściciel, a podobne zamówienia mają podobne ceny.

Po wysłaniu wyceny system pilnuje kontaktu z klientem. Po akceptacji wycena zamienia się w zlecenie produkcyjne bez przepisywania: pozycje materiałowe stają się listą zakupów, a pozycje robocizny planem pracy. Zasady prowadzenia zapytań opisuje przewodnik sprzedaż i obsługa zapytań.

Produkcja, zakupy i rozliczenie

Moduł	Jak działa w produkcji na zamówienie
Karta zlecenia	Aktualne rysunki, wymiary, materiał, ustalenia z klientem, historia zmian
Kolejka na hali	Tablica etapów: cięcie, obróbka, lakierowanie, składanie, kontrola, pakowanie
Czas pracy	Początek i koniec pracy nad zleceniem zaznaczany na stanowisku
Zakupy i materiał	Zbiorcza lista potrzeb ze wszystkich zleceń, zamówienia u dostawców, przyjęcia
Dostawa i montaż	Terminy, ekipa, protokół odbioru ze zdjęciami
Rozliczenie	Zaliczka, faktura końcowa, porównanie wyceny z wykonaniem

Ekran na hali powinien być prosty: lista zleceń dla stanowiska, rysunek i dwa przyciski. Tablet przy maszynie albo jeden duży ekran sprawdzają się lepiej niż wydruki, bo zawsze pokazują aktualną wersję. Zasady doboru modułów opisuje przewodnik ERP dla małej i średniej firmy.

Tydzień w zakładzie przed i po

Bez systemu kolejność pracy ustala się rano przy kawie. Właściciel pamięta, co jest pilne, i przekazuje to ustnie. Karty zleceń to wydruki z odręcznymi dopiskami. Materiał zamawia ten, kto zauważy, że się kończy. Klienci dzwonią z pytaniem o termin, a odpowiedź wymaga przejścia przez halę.

Z systemem kolejkę widać na ekranie i każdy wie, co jest następne. Zmiana od klienta trafia do karty zlecenia i jest oznaczona, więc stanowisko widzi ją od razu. Lista zakupów powstaje ze zleceń, zanim materiał się skończy. Biuro odpowiada klientowi na pytanie o etap bez wychodzenia zza biurka, a klient może dostać powiadomienie, gdy zamówienie jest gotowe do odbioru.

Co da się zautomatyzować

• przypomnienia o kontakcie po wysłaniu wyceny,
• utworzenie zlecenia i listy zakupów po akceptacji i zaliczce,
• powiadomienie stanowiska o zmianie w zleceniu,
• informacja dla klienta o gotowości i terminie montażu,
• ostrzeżenie, gdy zlecenie przekracza zaplanowany czas,
• zestawienie wyceny i wykonania po zamknięciu zlecenia.

Od czego zacząć w zakładzie

Najwięcej daje jedna tablica zleceń z etapami i terminami oraz zapisywanie godzin przy trzech kolejnych zamówieniach. Tablica pokaże zatory, a godziny pokażą, jak bardzo wyceny odbiegają od rzeczywistości. To wystarczy, żeby zdecydować, czy potrzebny jest system i od którego modułu zacząć.

Jak wygląda budowa takiego rozwiązania, opisuje strona CRM i ERP na miarę. Kolejność zmian w firmie tłumaczy przewodnik skalowanie firmy usługowej, a wszystkie tematy są w bazie wiedzy.