CRM dla firm produkcyjnych i stolarni

Stolarnie, ślusarnie i małe zakłady produkujące na zamówienie sprzedają coś, co jeszcze nie istnieje. Klient przysyła rysunek, zdjęcie albo opis, a firma musi ocenić, czy potrafi to zrobić, z czego, w jakim czasie i za ile. Jak wygląda praca całej firmy, opisuje strona dla firm produkcyjnych i stolarni.

Dlaczego wycena jest wąskim gardłem

W handlu oferta to cennik. W produkcji jednostkowej to mały projekt: analiza rysunku, dobór materiału, rozkrój, czas maszyn i ludzi, wykończenie, transport, montaż. Liczy ją zwykle jedna osoba, często właściciel albo technolog, który ma też inne obowiązki. Skutki są przewidywalne:

• Kolejka. Zapytania czekają po kilka dni, zanim ktoś do nich usiądzie.
• Brak selekcji. Technolog liczy z równą starannością zlecenie realne i zapytanie od kogoś, kto zbiera ceny.
• Cisza po wysłaniu. Po kilku godzinach pracy nad wyceną nikt nie dzwoni do klienta.
• Brak nauki. Firma nie wie, które wyceny były trafne, bo nie zestawia ich z kosztem wykonania.

Droga zapytania w produkcji na zamówienie

Krok	Co zapisuje system
Zapytanie	Klient, opis, pliki, oczekiwany termin, ilość
Ocena wstępna	Czy to nasz rodzaj pracy, czy klient jest realny, priorytet
Wycena	Kto liczy, na kiedy, do której wersji rysunku
Oferta	Cena, termin realizacji, termin ważności, warunki
Próbka lub wzór	Co wysłano, kiedy, jaka była reakcja
Kontakt po ofercie	Daty i wynik rozmów, powód przegranej
Zamówienie	Zaakceptowana wersja, zaliczka, termin

Scenariusz: dwanaście wycen technologa

Scenariusz jest zmyślony. Stolarnia wykonująca meble dla hoteli i biur, zatrudniająca piętnaście osób, dostawała kilkanaście zapytań miesięcznie od architektów. Każde wyceniał technolog, co zajmowało mu od dwóch do sześciu godzin. Oferty wychodziły po tygodniu, czasem po dwóch.

Po kwartale zapisywania okazało się, że z dwunastu wycen miesięcznie zamówieniem kończyły się dwie. Cztery zapytania pochodziły od biur projektowych, które potrzebowały ceny do kosztorysu inwestora i nie miały jeszcze zlecenia. Trzy były tak pilne, że klient zamówił gdzie indziej, zanim oferta wyszła.

Stolarnia wprowadziła dwie zmiany. Każde zapytanie zaczyna się od krótkiej rozmowy handlowca: na jakim etapie jest inwestycja i kiedy zapada decyzja. Zapytania do kosztorysu dostają wycenę szacunkową z tabeli, bez pracy technologa. Technolog liczy teraz sześć wycen miesięcznie zamiast dwunastu, a oferty wychodzą w trzy dni.

Co powinno znaleźć się w systemie

• Zapytanie z plikami i wersjami.
• Kolejka wycen z osobą, terminem i priorytetem.
• Wycena szacunkowa dla typowych wyrobów, bez angażowania technologa.
• Przypomnienia po ofercie.
• Rejestr próbek i wzorów wysłanych do klienta.
• Powód przegranej. Cena, termin, rezygnacja z inwestycji, brak odpowiedzi.
• Koszt rzeczywisty po wykonaniu zestawiony z wyceną.
• Podgląd obłożenia produkcji przy podawaniu terminu.

Klienci powracający

W produkcji na zamówienie duża część przychodu pochodzi od stałych odbiorców: architektów, firm wykończeniowych, sieci. System powinien pokazywać, kto zamawiał regularnie i przestał, oraz przypominać o kontakcie po zakończonej realizacji. Jedno pytanie po trzech miesiącach, czy meble się sprawdzają, bywa początkiem kolejnego zamówienia. Dlaczego ta grupa jest tak cenna, pokazuje artykuł wartość klienta (LTV) w firmie usługowej.

Od czego zacząć

1. Zapisywać każde zapytanie z datą wpływu i datą wysłania oferty.
2. Dodać rozmowę wstępną przed wyceną.
3. Przygotować tabelę wycen szacunkowych dla najczęstszych wyrobów.
4. Po każdej ofercie ustalić dwie daty kontaktu.
5. Raz w miesiącu zestawić wyceny z wynikami i kosztami wykonania.

Jak przyspieszyć przygotowanie ofert, opisuje artykuł automatyzacja ofertowania, a jak oceniać zapytania przed wyceną tekst jak kwalifikować zapytania od klientów. Kiedy wycena i sprzedaż powinny połączyć się z planowaniem produkcji, wyjaśnia przewodnik ERP dla firmy. Pozostałe tematy są w bazie wiedzy.