Oferty i wyceny w firmie produkcyjnej i stolarni

W produkcji seryjnej cena wynika z cennika. W produkcji na zamówienie każda oferta jest małym projektem: trzeba zrozumieć, czego klient chce, obmyślić konstrukcję, policzyć materiał i czas. Dlatego wyceny czekają, a klient w tym czasie dostaje odpowiedź od konkurenta. Jak zorganizować całą firmę, opisuje strona dla firm produkcyjnych i stolarni.

Dlaczego wyceny się spóźniają albo nie trafiają

• Jedna osoba zna technologię. Właściciel albo technolog wycenia między innymi zajęciami.
• Każda kalkulacja od zera. Mimo że podobny wyrób był liczony miesiąc temu.
• Niepełne zapytania. Brak wymiarów, materiału, miejsca montażu. Wymiana wiadomości trwa tydzień.
• Ceny materiałów nieaktualne. Płyta i okucia drożeją szybciej niż arkusz z cenami.
• Czas pracy szacowany z wyczucia. Szczególnie montaż u klienta i prace nietypowe.
• Brak informacji zwrotnej. Nikt nie sprawdza, ile zlecenie kosztowało naprawdę.

Składniki kalkulacji

Składnik	Jak liczyć	Częsty błąd
Materiał podstawowy	Ilość z rozkroju lub wskaźnika na jednostkę wyrobu, z odpadem	Liczenie powierzchni netto bez odpadu
Okucia i akcesoria	Według listy na wyrób	Pominięcie drobnych pozycji, które sumują się w setki złotych
Czas maszyn	Godziny razy stawka maszynogodziny	Brak czasu ustawiania przy krótkich seriach
Praca ręczna	Godziny razy pełna stawka pracownika	Stawka bez kosztów pracodawcy i przestojów
Usługi obce	Lakierowanie, szkło, kamień, transport	Stara cena podwykonawcy
Projekt i przygotowanie	Godziny technologa i rysunki	Traktowanie jako darmowe
Montaż	Ekipa, dojazd, czas na miejscu	Brak rezerwy na warunki u klienta
Narzuty i zysk	Koszty ogólne i marża osobno	Jedna „marża”, która ma pokryć wszystko

Scenariusz: stolarnia, która wyceniała wieczorami

Scenariusz jest zmyślony. Stolarnia wykonująca zabudowy kuchenne i garderoby, z ośmioma pracownikami, dostawała około czterdziestu zapytań miesięcznie. Wyceniał wyłącznie właściciel, zwykle po dwudziestej. Odpowiedź przychodziła po tygodniu albo dwóch, a część klientów w tym czasie zamawiała gdzie indziej.

Właściciel przejrzał trzydzieści zakończonych zleceń i zauważył, że większość zabudów da się opisać kilkoma parametrami: długość w metrach, wysokość, liczba szuflad, rodzaj frontów, rodzaj blatu, standard okuć. Zbudował z tego prosty kalkulator. Osoba z biura, bez wiedzy technologicznej, podaje dzięki niemu widełki w dniu zapytania, po zebraniu wymiarów i zdjęć w formularzu.

Właściciel wycenia szczegółowo tylko te zapytania, w których klient potwierdził widełki. Dodatkowo po każdym zleceniu biuro porównuje kalkulację z wykonaniem. Po kilku miesiącach wyszło, że kalkulator zaniżał czas montażu w starych kamienicach, więc doszedł parametr „rodzaj budynku”. Scenariusz pokazuje mechanizm: wiedza jednej osoby zamieniona w narzędzie, z którego korzystają inni.

Jak przyspieszyć wyceny

1. Formularz zapytania. Wymiary, zdjęcia lub rzut, materiał, termin, miejsce montażu. Bez kompletu wycena nie startuje.
2. Wycena parametryczna dla typowych wyrobów. Widełki tego samego dnia.
3. Biblioteka kalkulacji. Każda wycena zapisana tak, żeby dało się ją znaleźć i skopiować.
4. Cennik materiałów z datą aktualizacji. Jedno miejsce, jeden opiekun.
5. Normy czasu z własnej produkcji. Zbierane ze zleceń, nie zakładane.
6. Szablon oferty. Zakres, materiały, wyłączenia, termin, warunki płatności i zmian.

Po wysłaniu oferty

• Data kontaktu przy każdej ofercie. Telefon po kilku dniach.
• Termin ważności. Krótki, bo ceny materiałów się zmieniają.
• Powód przegranej. Cena, termin, brak odpowiedzi, zmiana planów.
• Przejście do produkcji bez przepisywania. Zaakceptowana oferta staje się zleceniem z listą materiałów.

Ostatni punkt łączy sprzedaż z produkcją. Jak wygląda dalszy obieg, opisuje strona ERP dla firm produkcyjnych i stolarni, a prowadzenie zapytań i ofert strona CRM dla firm produkcyjnych i stolarni. O szablonach i automatycznym składaniu ofert piszemy w artykule automatyzacja ofertowania, a o rachunku po zleceniu w tekście rentowność zlecenia: jak ją liczyć. Pozostałe tematy są w bazie wiedzy.