Systemy dla firm transportowych i logistycznych

Zlecenie transportowe: krótka sprzedaż, długi ogon

W transporcie sprzedaż pojedynczego zlecenia trwa krótko. Zleceniodawca pyta o stawkę na konkretną relację i termin, dostaje kilka odpowiedzi i wybiera. Znacznie dłużej trwa to, co następuje potem: podjęcie ładunku, przewóz, rozładunek, obieg dokumentów, faktura i oczekiwanie na płatność, często z długim terminem.

Osobną ścieżką jest pozyskanie stałego zleceniodawcy. Tu rozmowy trwają tygodniami, dotyczą wolumenu, stawek ramowych i warunków. Firma potrzebuje więc narzędzia do obu rodzajów sprzedaży: błyskawicznej i długiej.

Gdzie uciekają pieniądze

• Zapytania o stawki giną w skrzynce. Spedytor odpowiada na te, które zauważy. Nikt nie wie, ile pozostało bez odpowiedzi.
• Brak pamięci wycen. Każda stawka liczona jest od nowa, a dwie osoby podają temu samemu klientowi różne ceny.
• Puste kilometry. Planowanie na bieżąco, bez widoku wszystkich pojazdów i zleceń, zostawia powroty bez ładunku.
• Dokumenty wracają z opóźnieniem. Faktura czeka na papier z kabiny, a termin płatności liczy się od jej wystawienia.
• Należności bez nadzoru. Przy długich terminach łatwo przeoczyć, kto zalega, i dalej dla niego jeździć.
• Rentowność liczona zbiorczo. Firma zna wynik miesiąca, ale nie wie, które relacje i którzy klienci go tworzą.

Część sprzedażowa systemu

Dla zapytań jednorazowych najważniejsza jest szybkość i historia. Zapytanie trafia na wspólną listę, ma przypisaną osobę i licznik czasu. Spedytor widzi wcześniejsze wyceny dla tej relacji i ostatnie zlecenia klienta. Odpowiedź zapisuje się jako oferta, a po decyzji zleceniodawcy dostaje wynik.

Dla stałych zleceniodawców system prowadzi kartę firmy: osoby kontaktowe, stawki ramowe, warunki płatności, wolumen z ostatnich miesięcy i notatki z rozmów. Gdy wolumen od klienta spada, opiekun dostaje zadanie rozmowy, zanim klient odejdzie. Budowę takiego narzędzia opisuje przewodnik CRM na miarę.

Część operacyjna i finansowa

Moduł	Co daje firmie transportowej
Zlecenia	Relacja, ładunek, terminy, kierowca, pojazd, status w drodze
Plan pojazdów	Widok tygodnia: gdzie jest każdy pojazd i kiedy będzie wolny
Dokumenty	Zdjęcie dokumentu z telefonu kierowcy dołączone do zlecenia
Koszty trasy	Paliwo, opłaty, czas kierowcy i puste kilometry przy zleceniu
Faktury i należności	Faktura po dostarczeniu dokumentu, przypomnienia o płatności, lista zaległości
Terminy	Przeglądy, ubezpieczenia, uprawnienia kierowców z przypomnieniem

Z połączenia zleceń i kosztów powstaje wynik każdej trasy, a z niego wynik każdego klienta i relacji. To podstawa do rozmów o stawkach. Dobór modułów opisuje przewodnik ERP dla małej i średniej firmy.

Dzień spedytora przed i po

Bez systemu spedytor ma otwartą pocztę, giełdę, arkusz i telefon. Stawkę podaje z pamięci albo po przeszukaniu starych wiadomości. O statusie przewozu dowiaduje się, dzwoniąc do kierowcy, a potem oddzwania do klienta. O brakujących dokumentach przypomina mu księgowość.

Z systemem zapytania są na jednej liście, a przy każdym widać podobne wcześniejsze trasy. Status zlecenia zmienia kierowca w telefonie, a klient dostaje powiadomienie o załadunku i rozładunku bez udziału spedytora. Dokument trafia do zlecenia jeszcze z miejsca rozładunku. Spedytor zajmuje się tym, co wymaga decyzji: ceną, planowaniem i sytuacjami wyjątkowymi.

Automatyzacje, które się sprawdzają

• powiadomienia dla klienta o statusie przewozu,
• przypomnienie kierowcy o przesłaniu dokumentów,
• faktura tworzona po dołączeniu dokumentu do zlecenia,
• przypomnienia o zbliżającym się i przekroczonym terminie płatności,
• ostrzeżenie przy przyjmowaniu zlecenia od klienta z zaległościami,
• cotygodniowe zestawienie wyników według relacji i klientów.

Liczby, na które warto patrzeć co tydzień, opisuje przewodnik dane i decyzje.

Pierwsze kroki

Najprościej zacząć od dwóch list. Pierwsza to wszystkie zapytania o stawki z wynikiem, żeby zobaczyć, ile firma wygrywa. Druga to koszty przypisane do dziesięciu ostatnich tras, żeby zobaczyć rozrzut wyników. Obie da się zrobić w arkuszu w tydzień. Jeśli pokażą to, czego właściciel się spodziewa, czyli dużą różnicę między trasami, system zwróci się szybko.

Jak takie wdrożenie wygląda, opisuje strona CRM i ERP na miarę, a pozostałe tematy zebraliśmy w bazie wiedzy.