ERP dla firmy transportowej i logistycznej

Typowa firma transportowa ma dane w pięciu miejscach: zlecenia w arkuszu albo programie spedycyjnym, pozycje aut w telematyce, paliwo na portalu kart, faktury w programie księgowym, a ustalenia z klientem w poczcie dyspozytora. Każde miejsce z osobna działa. Problem zaczyna się, gdy trzeba odpowiedzieć na pytanie łączące dwa z nich. Organizację całej firmy opisuje strona dla firm transportowych i logistycznych.

Objawy, że arkusze i osobne programy przestały wystarczać

• To samo zlecenie jest wpisywane trzy razy: przy przyjęciu, przy planowaniu i przy fakturze.
• Faktury wychodzą tydzień po rozładunku, bo biuro czeka na dokumenty.
• Nikt nie wie od ręki, ile zarobił dany pojazd w zeszłym miesiącu.
• Terminy przeglądów, ubezpieczeń i uprawnień kierowców pilnuje jedna osoba w kalendarzu.
• Reklamacja klienta wymaga godziny szukania, kto i kiedy jechał.
• Dyspozytor na urlopie oznacza, że połowa ustaleń jest niedostępna.

Co łączy ERP w transporcie

Obszar	Co zawiera	Z czym się łączy
Zlecenia	Klient, trasa, ładunek, stawka, warunki	Planowanie, dokumenty, faktura
Planowanie	Przydział pojazdu i kierowcy, kolejność kursów	Telematyka, czas pracy
Flota	Pojazdy, naczepy, przeglądy, ubezpieczenia, serwis	Koszty, dostępność w planowaniu
Kierowcy	Uprawnienia, badania, rozliczenie delegacji	Planowanie, kadry
Dokumenty	Listy przewozowe, potwierdzenia dostawy, zdjęcia	Zlecenie, faktura
Rozliczenia	Faktury, terminy płatności, należności	Program księgowy
Koszty i wynik	Paliwo, opłaty, serwis, wynik na pojazd i klienta	Karty paliwowe, telematyka

Nie każda firma potrzebuje wszystkich wierszy. Przewoźnik z własną flotą położy nacisk na flotę i koszty. Spedycja bez własnych aut na zlecenia, podwykonawców i marżę na frachcie.

Scenariusz: faktura, która czekała na papier

Scenariusz jest zmyślony. Firma z dwudziestoma zestawami, jeżdżąca głównie do Niemiec i krajów Beneluksu, miała stały kłopot z płynnością mimo pełnego obłożenia. Właścicielka podejrzewała długie terminy płatności klientów.

Przegląd obiegu zlecenia pokazał inne źródło. Kierowcy oddawali dokumenty przewozowe po powrocie na bazę, czyli nieraz po dwóch tygodniach. Biuro wystawiało faktury dopiero z kompletem papierów. Do umownych sześćdziesięciu dni płatności firma dokładała więc sama średnio dwanaście.

Pierwszy moduł objął tylko ten fragment. Kierowca po rozładunku robił zdjęcie potwierdzenia dostawy w telefonie, dokument przypinał się do zlecenia, a biuro dostawało sygnał „gotowe do faktury”. Rejestr zleceń zastąpił arkusz dyspozytorów, żeby zdjęcie miało się do czego przypiąć. Koszty na pojazd i terminy floty doszły w kolejnych krokach. Scenariusz ilustruje zasadę: pierwszy moduł usuwa konkretną stratę, a nie „wdraża ERP”.

Kolejność wdrożenia

1. Rejestr zleceń z etapami. Jedno miejsce dla wszystkich dyspozytorów.
2. Dokumenty przy zleceniu i sygnał do faktury. Najszybszy efekt w gotówce.
3. Połączenie z fakturowaniem. Dane zlecenia przechodzą do faktury bez przepisywania.
4. Flota i terminy. Przeglądy, ubezpieczenia, uprawnienia z przypomnieniami.
5. Koszty z kart paliwowych i telematyki. Przypisane do pojazdu, a potem do zlecenia.
6. Wynik na pojazd, klienta i relację. Dopiero gdy dane z poprzednich kroków są wiarygodne.

Jak czytać ostatni punkt, opisuje strona rentowność zleceń w firmie transportowej.

Gotowy system branżowy czy moduły na miarę

• System branżowy sprawdza się, gdy firma pracuje typowo i jest gotowa dopasować się do narzędzia. Ma gotowe integracje z giełdami i telematyką.
• Moduły na miarę mają sens, gdy firma ma nietypowy model, na przykład łączy transport z magazynowaniem albo obsługuje klientów o bardzo różnych wymaganiach, i gdy istniejące programy mają zostać, a brakuje spoiwa między nimi.
• Rozwiązanie mieszane bywa najrozsądniejsze: sprawdzony TMS do planowania, a wokół niego własna warstwa łącząca go z finansami i raportami.

Kryteria wyboru omawia porównanie ERP pudełkowy czy modułowy.

Czego unikać

• Wymiany wszystkiego naraz. Dyspozycja nie może stanąć na tydzień.
• Systemu bez wersji na telefon dla kierowcy. Dane z trasy będą wracać na papierze.
• Rachunku kosztów przed uporządkowaniem zleceń. Wynik liczony z niepełnych danych wprowadza w błąd.
• Dwóch rejestrów równolegle. Arkusz „na wszelki wypadek” szybko staje się tym ważniejszym.

O prowadzeniu relacji z zleceniodawcami piszemy na stronie CRM dla firm transportowych. Zasady wdrażania po kawałku opisuje przewodnik ERP dla firmy, a szybką ocenę potrzeby daje narzędzie czy potrzebujesz ERP. Pozostałe tematy są w bazie wiedzy.