Rentowność zleceń w firmie transportowej

Transport drogowy pracuje na niskich marżach, a o wyniku decydują szczegóły: kilkadziesiąt pustych kilometrów, dwie godziny czekania na rozładunek, kilka groszy różnicy na litrze. Firma, która zna te szczegóły dla każdego zlecenia, wie, które frachty brać. Ta, która patrzy tylko na stawkę, dowiaduje się o stracie z wyniku kwartału. Jak wygląda organizacja całej firmy, opisuje strona dla firm transportowych i logistycznych.

Z czego składa się koszt zlecenia

Grupa	Składniki	Od czego zależy
Koszty zmienne	Paliwo, opłaty drogowe, opony, płyny eksploatacyjne, serwis	Od kilometrów, także pustych
Koszty czasu	Wynagrodzenie i diety kierowcy, noclegi	Od dni w trasie, także postojów
Koszty stałe pojazdu	Rata lub amortyzacja, ubezpieczenia, podatki, przeglądy	Od czasu, niezależnie od jazdy
Koszty ogólne	Dyspozycja, biuro, księgowość, systemy	Rozłożone na pojazdy lub kilometry
Koszty zdarzeń	Kary umowne, szkody, mandaty, dodatkowe postoje	Od klienta, trasy i organizacji
Koszt pieniądza	Finansowanie okresu do zapłaty	Od terminu i rzetelności płatnika

Przykład: dwa frachty o tej samej stawce

Liczby są zmyślone i służą pokazaniu mechanizmu. Przyjmijmy, że pełny koszt pojazdu wynosi 5 zł za kilometr, a postój kosztuje firmę 900 zł za dzień.

Pozycja (przykład)	Fracht A	Fracht B
Kilometry z ładunkiem	600	600
Stawka	3 900 zł	3 900 zł
Puste kilometry dojazdu i powrotu	40	220
Postój ponad plan	brak	1 dzień
Koszt kilometrów	3 200 zł	4 100 zł
Koszt postoju	0 zł	900 zł
Wynik	700 zł	strata 1 100 zł

Na giełdzie oba frachty wyglądały identycznie: ta sama odległość i ta sama stawka. Różnicę zrobiły puste kilometry i dzień czekania. Dyspozytor, który nie widzi tych pozycji przy wycenie, nie ma jak odróżnić dobrego zlecenia od złego.

Scenariusz: najlepszy klient według obrotu

Scenariusz jest zmyślony. Firma z piętnastoma zestawami miała klienta, sieć marketów budowlanych, który odpowiadał za czwartą część przychodu. Stawki były przyzwoite, zleceń dużo, więc klient uchodził za filar firmy.

Nowy kierownik floty przez miesiąc zapisywał dla każdego kursu godziny wjazdu i wyjazdu z centrów dystrybucyjnych. Okazało się, że na rozładunek u tego klienta auta czekały średnio pięć godzin, a w poniedziałki nierzadko do następnego dnia. Umowa przewidywała opłatę za postój dopiero po dwunastu godzinach. Do tego faktury były płacone po sześćdziesięciu dniach.

Po doliczeniu postojów klient dający najwięcej obrotu okazał się jednym z najsłabszych pod względem wyniku. Firma nie zerwała współpracy. Poszła na rozmowę z zestawieniem godzin i wynegocjowała okna czasowe na rozładunek oraz opłatę za postój po czterech godzinach. Część aut przesunęła na trasy dla mniejszych klientów o krótszym czasie obsługi.

Jakie dane zbierać

1. Kilometry ładowne i puste dla każdego zlecenia.
2. Czas: dojazd, załadunek, jazda, rozładunek, postoje.
3. Paliwo i opłaty przypisane do trasy.
4. Stawka i dopłaty faktycznie zafakturowane.
5. Zdarzenia: kary, szkody, dodatkowe koszty.
6. Data zapłaty wobec terminu.

Większość tych danych już istnieje w telematyce, kartach paliwowych, systemie transportowym i księgowości. Trudność polega na połączeniu ich przy jednym zleceniu.

Na jakich poziomach liczyć wynik

• Zlecenie. Do decyzji, czy brać podobne.
• Kółko. Fracht w jedną stronę razem z powrotem. Właściwa miara dla tras międzynarodowych.
• Pojazd. Wynik miesięczny każdego zestawu pokazuje różnice w wykorzystaniu.
• Klient. Z uwzględnieniem postojów, płatności i nakładu biura.
• Relacja. Które kierunki są stale dobre, a które stale słabe.

Co zmienić po policzeniu

• Stawka minimalna dla relacji. Dyspozytor zna granicę, poniżej której potrzebuje zgody.
• Wycena z pustymi kilometrami. Liczona od miejsca, w którym auto faktycznie stoi.
• Warunki postojów w umowach. Krótszy czas wolny, realna stawka.
• Selekcja klientów. Rozmowa o warunkach z tymi, którzy wypadają najsłabiej.
• Planowanie powrotów. Szukanie ładunku powrotnego przed przyjęciem zlecenia.
• Regularny przegląd. Wynik pojazdów i klientów raz w miesiącu.

Ogólne zasady rachunku wyjaśnia artykuł rentowność zlecenia: jak ją liczyć, a ekran z liczbami dla właściciela tekst dashboard dla właściciela firmy. Jak połączyć dane z różnych źródeł przy jednym zleceniu, omawia przewodnik ERP dla firmy. O zapisywaniu stawek i wiedzy o zleceniodawcach piszemy na stronie CRM dla firm transportowych i logistycznych. Pozostałe tematy są w bazie wiedzy.