ERP pudełkowy czy ERP modułowy na miarę

Słowo ERP kojarzy się z dużym wdrożeniem w fabryce albo sieci handlowej. Firmy usługowe długo uważały, że to nie dla nich, po czym odkrywały, że potrzebują tego samego, co ERP daje: jednego miejsca na zlecenia, ludzi, koszty i rozliczenia. Pozostaje pytanie, skąd to wziąć. Podstawy wyjaśnia przewodnik ERP dla firmy i hasło ERP.

Dwie drogi

ERP pudełkowy to gotowy pakiet rozwijany przez dostawcę dla wielu firm. Ma standardowe moduły: sprzedaż, magazyn, zakupy, finanse i księgowość, kadry, czasem produkcję. Wdrożenie polega na konfiguracji i ewentualnych dodatkach wykonywanych przez partnera wdrożeniowego.

ERP modułowy na miarę to system składany z modułów projektowanych pod drogę zlecenia w konkretnej firmie. Zwykle obejmuje mniej obszarów, za to dokładnie te, których firma używa, i łączy się z gotowym programem księgowym.

Porównanie

Kryterium	ERP pudełkowy	ERP modułowy na miarę
Punkt wyjścia	Standardowy proces, do którego firma się dostosowuje	Proces firmy, do którego dostosowuje się system
Zakres	Szeroki, w tym księgowość i kadry	Wybrane moduły wokół zlecenia
Zgodność z przepisami	Wbudowana i aktualizowana przez dostawcę	Przez połączenie z programem księgowym
Dopasowanie do usług	Ograniczone, pakiety wywodzą się z handlu i produkcji	Pełne
Czas do pierwszego efektu	Zwykle miesiące	Tygodnie przy wdrażaniu etapami
Koszt	Licencje za użytkowników i moduły, wdrożenie, utrzymanie	Budowa albo abonament, zwykle bez opłat za użytkownika
Złożoność dla zespołu	Wysoka: wiele ekranów i pól	Niska: tylko to, co potrzebne
Zmiany	Kosztowne modyfikacje, wrażliwe na aktualizacje	Na bieżąco, przez wykonawcę
Dojrzałość	Wysoka, tysiące wdrożeń	System młody, sprawdzany w użyciu
Zależność	Od dostawcy i partnera wdrożeniowego	Od wykonawcy

Kiedy lepszy jest ERP pudełkowy

• Firma handluje albo produkuje seryjnie. Magazyn, zakupy, kompletacja i dostawy są sednem działalności.
• Procesy są typowe dla branży. Firma chętnie przyjmie standard zamiast wymyślać własny.
• Potrzebna jest pełna księgowość w tym samym systemie.
• Firma działa w kilku spółkach albo krajach i potrzebuje konsolidacji.
• Wymagają tego partnerzy lub audytorzy. Znany system ułatwia współpracę.
• W firmie jest dział albo osoba od systemów, która poprowadzi wdrożenie i utrzymanie.

Kiedy lepszy jest ERP modułowy na miarę

• Sednem pracy jest zlecenie. Oferta, wizyta, wykonanie przez ludzi, odbiór, faktura.
• Firma potrzebuje dwóch lub trzech modułów, a nie dwudziestu.
• Zespół pracuje w terenie i potrzebuje prostego widoku w telefonie.
• Droga zlecenia jest własna. Etapy, odbiory, sposób wyceny i rozliczania nie mieszczą się w standardzie.
• Sprzedaż i realizacja mają być jednym ciągiem. Bez przepisywania między CRM a systemem zleceń.
• Firma chce zacząć wąsko i rozbudowywać system co kilka miesięcy.
• Księgowość prowadzi biuro rachunkowe albo sprawdzony program, którego nie ma powodu zmieniać.

Jakie moduły wchodzą w grę, opisuje artykuł moduły ERP dla firmy usługowej.

Jak wygląda wdrożenie w obu przypadkach

Etap	Pudełkowy	Modułowy na miarę
Analiza	Porównanie procesów firmy ze standardem systemu, lista rozbieżności	Opis drogi zlecenia, wybór pierwszego modułu
Przygotowanie	Konfiguracja, słowniki, uprawnienia, ewentualne modyfikacje	Projekt ekranów i budowa modułu
Dane	Migracja kartotek, stanów, sald	Aktywni klienci i otwarte zlecenia
Szkolenie	Rozbudowane, według modułów	Krótkie, według ról
Start	Często jednego dnia dla całej firmy	Moduł po module
Po starcie	Stabilizacja, potem rzadkie zmiany	Poprawki i kolejne moduły

Orientacyjne czasy i czynniki, które je wydłużają, opisuje artykuł ile trwa wdrożenie CRM i ERP.

Ryzyka każdej drogi

Pudełkowy

• Płacenie za nieużywane funkcje. Firma usługowa korzysta z niewielkiej części pakietu.
• Wdrożenie przerastające firmę. Wymaga czasu, którego mały zespół nie ma.
• Obejścia. To, czego system nie obsługuje, wraca do arkuszy.
• Koszt modyfikacji. Każde odstępstwo od standardu trzeba utrzymywać przy aktualizacjach.
• Opór zespołu. Skomplikowane ekrany zniechęcają osoby, które mają wpisać trzy informacje.

Modułowy na miarę

• Zależność od wykonawcy. Ograniczana umową: własność danych, dokumentacja, warunki zakończenia.
• Błędy młodego systemu. Wychodzą w pierwszych tygodniach i wymagają szybkiej reakcji.
• Rozrost bez planu. Dokładanie modułów na życzenie może stworzyć system tak złożony jak pakiet.
• Słabe połączenie z księgowością. Jeśli integracja jest niedopracowana, wraca przepisywanie.
• Brak opisu procesu. System na miarę zbudowany bez niego odwzoruje bałagan.

Przykład: hurtownia i firma serwisowa

Przykład jest zmyślony. Hurtownia materiałów instalacyjnych z dwudziestoma pracownikami ma magazyn z kilkoma tysiącami pozycji, zamówienia od dostawców i sprzedaż na faktury. Wybrała pakiet pudełkowy. Standardowe moduły magazynu i zakupów pasowały do jej pracy niemal bez zmian, a pełna księgowość w tym samym systemie skróciła zamknięcie miesiąca.

Firma serwisująca windy, również z dwudziestoma pracownikami, przymierzała się do tego samego pakietu. Analiza rozbieżności wykazała, że jej praca to przeglądy okresowe, zgłoszenia awarii, protokoły w terenie i rozliczenia według umów serwisowych, a z modułu magazynu potrzebowałaby jednej dziesiątej. Zdecydowała się na trzy moduły na miarę: zgłoszenia i zlecenia, harmonogram przeglądów oraz rozliczenia umów, połączone z dotychczasowym programem księgowym.

Obie firmy są tej samej wielkości. Różni je to, co jest sednem ich pracy.

Sześć pytań przed decyzją

1. Co jest sednem działalności: towar czy zlecenie wykonywane przez ludzi?
2. Ile modułów pakietu firma rzeczywiście by używała?
3. Jak bardzo droga zlecenia odbiega od standardu?
4. Kto prowadzi księgowość i czy jest powód to zmieniać?
5. Kto w firmie poprowadzi wdrożenie i ile ma na to czasu?
6. Czy firma woli jeden duży start, czy kolejne etapy?

Jeśli firma nie jest pewna, czy w ogóle potrzebuje już systemu tej klasy, pomoże test: czy potrzebujesz ERP i porównanie ERP czy arkusze kalkulacyjne. Jak rozumieć różnicę między systemem do sprzedaży a systemem do realizacji, tłumaczy artykuł CRM a ERP.

Jak budujemy systemy modułowe wokół drogi zlecenia, opisuje strona CRM i ERP na miarę. Pozostałe przewodniki są w bazie wiedzy.