ERP czy arkusze kalkulacyjne

Niemal każda firma usługowa zaczyna od arkuszy i ma ku temu dobre powody. Pytanie nie brzmi, czy arkusze są złe, tylko w którym momencie zaczynają kosztować więcej, niż dają. Czym jest system ERP i z czego się składa, wyjaśnia przewodnik ERP dla firmy oraz hasło ERP.

Co arkusze robią dobrze

• Są pod ręką. Bez zakupu, wdrożenia i szkolenia.
• Są elastyczne. Nową kolumnę dodaje się w pięć sekund.
• Każdy je zna. Przynajmniej w podstawowym zakresie.
• Nadają się do analiz. Sumy, filtry i wykresy bez programisty.
• Pozwalają sprawdzić pomysł. Zanim firma zainwestuje w system, może w arkuszu przetestować, jakich danych potrzebuje.

Dlatego arkusz jest właściwym narzędziem dla małej firmy i dobrym prototypem dla większej.

Gdzie arkusze zawodzą

• Te same dane w wielu miejscach. Klient w arkuszu ofert, zleceń i faktur, w trzech pisowniach.
• Brak powiązań. Zmiana terminu w harmonogramie nie zmienia niczego w zleceniu.
• Wersje. Plik w załączniku, kopia na pulpicie, wersja „ostateczna 2”.
• Praca wielu osób. Nadpisane komórki, przypadkowo usunięte formuły.
• Brak uprawnień. Każdy widzi wszystko albo nic.
• Brak powiadomień. Arkusz nie przypomni o terminie ani o zaległej fakturze.
• Telefon. Ekipa w terenie nie uzupełni wygodnie arkusza.
• Zależność od autora. Rozbudowany arkusz rozumie jedna osoba.

Porównanie

Kryterium	Arkusze	ERP
Koszt wejścia	Praktycznie zerowy	Wdrożenie i opłaty stałe
Koszt ukryty	Godziny przepisywania, błędy, niezafakturowane prace	Czas zespołu na naukę i zmianę nawyków
Jedno źródło danych	Nie, dane rozproszone	Tak, zlecenie łączy ofertę, czas, koszty i fakturę
Rentowność zlecenia	Liczona ręcznie, po fakcie, jeśli w ogóle	Widoczna na bieżąco
Harmonogram	Osobny arkusz, aktualizowany przez jedną osobę	Powiązany ze zleceniami, widoczny dla zespołu
Praca w terenie	Niewygodna	Widok w telefonie
Uprawnienia i historia zmian	Ograniczone	Role i pełny ślad
Elastyczność	Natychmiastowa	Zmiany wymagają konfiguracji lub wykonawcy
Odporność na błędy	Niska	Pola obowiązkowe, kontrola poprawności

Ile naprawdę kosztują arkusze

Arkusz nie ma faktury, więc wydaje się darmowy. Jego koszt widać dopiero po policzeniu czterech rzeczy:

1. Godziny przepisywania. Ile czasu tygodniowo zespół spędza na przenoszeniu danych między arkuszami i programami.
2. Godziny uzgadniania. Ile czasu zajmuje ustalenie, która wersja jest aktualna i dlaczego liczby się nie zgadzają.
3. Niezafakturowana praca. Prace dodatkowe i drobne zlecenia, które nie trafiły na fakturę.
4. Błędy. Pomyłki w wycenach, terminach i zamówieniach wynikające z nieaktualnych danych.

Przykład na zmyślonych liczbach: jeśli trzy osoby tracą po cztery godziny tygodniowo na przepisywanie i uzgadnianie, to dwanaście godzin tygodniowo, czyli około pięćdziesięciu miesięcznie. Przy koszcie godziny 80 zł daje to 4 000 zł miesięcznie, zanim doliczymy błędy i niezafakturowane prace. Własny rachunek jest ważniejszy niż ten przykład, ale zwykle zaskakuje.

Sygnały, że czas na zmianę

• Te same dane wpisuje się w trzech lub więcej miejscach.
• Firma nie wie, ile zarobiła na konkretnym zleceniu.
• Zdarzają się zlecenia wykonane i niezafakturowane.
• Harmonogram zna jedna osoba, a jej nieobecność zatrzymuje pracę.
• Miesięczne zestawienie wyników powstaje ręcznie przez dzień lub dłużej.
• Kluczowy arkusz zbudowała osoba, która nie może odejść ani zachorować.

Uporządkowaną wersję tej listy z wynikiem daje test: czy potrzebujesz ERP.

Droga pośrednia

Między arkuszami a pełnym systemem jest kilka przystanków, które warto rozważyć:

• Uporządkowane arkusze. Jeden plik w chmurze, jedna lista klientów, numer zlecenia jako wspólny klucz, stały układ. Często przedłuża życie arkuszy o rok lub dwa.
• Jeden moduł zamiast całości. Na przykład tylko zlecenia i harmonogram w systemie, a rozliczenia nadal w programie do faktur.
• System wdrażany etapami. Zaczynany od miejsca, w którym ginie najwięcej, i rozbudowywany co kilka miesięcy.

Jakie moduły wchodzą w grę i w jakiej kolejności, opisuje artykuł moduły ERP dla firmy usługowej.

Przykład: siedem arkuszy

Przykład jest zmyślony. Firma wykonująca systemy wentylacji, zatrudniająca szesnaście osób, prowadziła pracę w siedmiu arkuszach: oferty, zlecenia, harmonogram ekip, zamówienia materiałów, czas pracy, faktury do wystawienia i reklamacje. Każdy miał innego autora.

Kierowniczka biura spędzała poniedziałki na uzgadnianiu ich ze sobą. Mimo to dwa razy w kwartale okazywało się, że zakończone zlecenie nie ma faktury, a raz ekipa pojechała na montaż bez zamówionego materiału, bo termin zmieniono tylko w jednym pliku.

Firma nie wdrożyła wszystkiego naraz. W pierwszym etapie zlecenia, harmonogram i zamówienia trafiły do jednego systemu, powiązane numerem zlecenia. Faktury zostały w dotychczasowym programie, ale sygnał do wystawienia zaczął przychodzić automatycznie po zamknięciu zlecenia. Arkusz ofert zniknął w drugim etapie. Poniedziałkowe uzgadnianie przestało być potrzebne po pierwszym.

Jak podjąć decyzję

1. Wypisz wszystkie arkusze, w których żyją dane o zleceniach, i ich autorów.
2. Policz godziny tygodniowo poświęcane na przepisywanie i uzgadnianie.
3. Sprawdź, ile zleceń z ostatniego kwartału miało błąd wynikający z nieaktualnych danych.
4. Oceń, które dwa arkusze sprawiają najwięcej kłopotu. To kandydaci na pierwszy etap.
5. Zestaw miesięczny koszt arkuszy z miesięcznym kosztem systemu.

Jeśli firma jest mała, a koszt arkuszy niski, najlepszą decyzją jest ich uporządkowanie. Kiedy mała firma powinna wrócić do tematu, opisuje artykuł ERP dla małej firmy: kiedy warto. Jak liczyć wynik zlecenia, także w arkuszu, pokazuje tekst rentowność zlecenia.

Jak wygląda system budowany etapami wokół drogi zlecenia, opisuje strona CRM i ERP na miarę. Pozostałe przewodniki są w bazie wiedzy.