Dla branży
Systemy dla gastronomii i cateringu B2B
Restauracja ma system kasowy, który obsługuje salę. Kiedy ta sama kuchnia zaczyna obsługiwać firmy, czyli catering na spotkania, stałe dostawy posiłków i przyjęcia, pojawia się praca, której kasa nie widzi: zapytania, wyceny, ustalenia, zamówienia cykliczne, faktury z terminem. System dla tej części biznesu łączy sprzedaż z kuchnią i pokazuje, ile naprawdę zostaje na każdym zleceniu.
Catering to sprzedaż, produkcja i logistyka naraz
Zapytanie cateringowe wygląda prosto: data, liczba osób, rodzaj spotkania, budżet. Za nim idzie jednak ciąg czynności. Trzeba zaproponować menu, policzyć cenę, uwzględnić diety i alergeny, potwierdzić termin, przyjąć zaliczkę. Potem zamówić produkty, zaplanować produkcję, spakować, dowieźć, czasem obsłużyć na miejscu i odebrać sprzęt. Na końcu jest faktura i pytanie, czy klient wróci.
Przy stałych dostawach ten cykl powtarza się codziennie dla wielu firm jednocześnie, a każda z nich zmienia liczbę porcji i zgłasza wyjątki.
Gdzie znika marża
- Wycena z pamięci. Cena powstaje na podstawie podobnego zlecenia sprzed roku, gdy produkty kosztowały inaczej.
- Zapytania w kilku kanałach. Mail, telefon do lokalu, wiadomość w mediach społecznościowych. Część zostaje bez odpowiedzi w sezonie.
- Ustalenia w głowie menedżera. Kuchnia dostaje kartkę, na której brakuje informacji o diecie dwóch gości.
- Zmiany w ostatniej chwili. Klient dzwoni rano, że osób będzie więcej, i nikt nie wie, kto to przyjął.
- Nadprodukcja. Bez planu z zamówień kuchnia gotuje z zapasem, który ląduje w koszu.
- Faktury po czasie. Rozliczenie stałego klienta czeka, aż ktoś policzy dostawy z całego miesiąca.
Od zapytania do potwierdzonego zlecenia
Formularz zapytania zbiera to, co potrzebne do wyceny: datę, miejsce, liczbę osób, rodzaj wydarzenia, budżet na osobę, wymagania dietetyczne. Zapytanie trafia na listę z terminem odpowiedzi. Oferta powstaje z gotowych zestawów i jest wysyłana jako czytelny dokument z menu i ceną.
Po akceptacji klient dostaje potwierdzenie z podsumowaniem ustaleń, a zlecenie pojawia się w kalendarzu kuchni z pełną specyfikacją. Każda późniejsza zmiana jest zapisana przy zleceniu, z datą i osobą. Jak prowadzić oferty i kontakt po ich wysłaniu, opisuje przewodnik sprzedaż i obsługa zapytań.
Moduły dla cateringu i sprzedaży firmowej
| Moduł | Co daje |
|---|---|
| Klienci firmowi | Osoby zamawiające, historia zleceń, preferencje, warunki płatności |
| Oferty | Zestawy z kosztem porcji, ceny według liczby osób, dojazd i obsługa |
| Kalendarz zleceń | Terminy, liczba osób, menu, diety, sprzęt, osoby do obsługi |
| Stałe dostawy | Harmonogramy klientów, zmiany do ustalonej godziny, lista dostaw |
| Plan produkcji | Zbiorcza lista dań i porcji na dany dzień, zapotrzebowanie na produkty |
| Receptury i koszty | Gramatury, ceny zakupu, marża na daniu i zestawie |
| Rozliczenia | Zaliczki, faktury zbiorcze, zaległości |
System kasowy sali zostaje bez zmian. Nowa warstwa obsługuje sprzedaż firmową i łączy ją z kuchnią oraz zakupami. Zakres takich modułów opisuje przewodnik ERP dla małej i średniej firmy.
Piątek z trzema zleceniami przed i po
Bez systemu szef kuchni zbiera informacje z trzech kartek i dwóch rozmów. Jedna z nich nie uwzględnia zmiany liczby gości zgłoszonej wczoraj. Kierowca dzwoni z pytaniem o adres i osobę kontaktową. Menedżer w tym czasie odpisuje na zapytania z całego tygodnia.
Z systemem kuchnia ma rano jedną listę produkcyjną ze wszystkich zleceń, z dietami i godzinami wydania. Kierowca ma w telefonie trasę, adresy i telefony. Klient dzień wcześniej dostał potwierdzenie ustaleń i mógł zgłosić zmianę. Menedżer widzi nowe zapytania na liście, a na te typowe odpowiada ofertą z zestawu w kilka minut.
Automatyzacje, które się sprawdzają
- potwierdzenie przyjęcia zapytania z orientacyjnym czasem odpowiedzi,
- przypomnienie o ofercie, na którą klient nie odpowiedział,
- podsumowanie ustaleń dla klienta na dzień przed realizacją,
- dzienny plan produkcji i lista dostaw tworzone z zamówień,
- faktura zbiorcza dla stałych klientów,
- prośba o ocenę po wydarzeniu i propozycja terminu kolejnego zamówienia.
Więcej o doborze czynności do automatyzacji piszemy w przewodniku automatyzacja i AI.
Jak zacząć
Weźcie dziesięć ostatnich zleceń i policzcie dla każdego rzeczywisty koszt produktów, pracy i dojazdu. Porównajcie z ceną. Rozrzut wyników pokazuje, czy problem leży w wycenie. Równolegle policzcie zapytania z ostatniego miesiąca i sprawdźcie, ile dostało ofertę tego samego albo następnego dnia.
O tym, jak wygląda budowa takiego rozwiązania, piszemy na stronie CRM i ERP na miarę. Pozostałe przewodniki są w bazie wiedzy. Zbliżoną pracę na terminach i wycenach mają agencje eventowe.
Problemy tej branży
- CRM dla cateringu i gastronomii B2B
CRM dla firmy cateringowej albo restauracji obsługującej wydarzenia to system zbudowany wokół daty: kto, na kiedy, dla ilu osób i w jakim miejscu. Pilnuje, żeby zapyta...
- Oferty i wyceny w cateringu
Wycena cateringu to koszt produktów na osobę, do którego dolicza się pracę kuchni, obsługę, transport, sprzęt i marżę, a całość przedstawia klientowi jako cenę za osob...
Najczęstsze pytania
Czy restauracja potrzebuje CRM?+
Sama sala zwykle nie. Gość przychodzi, zamawia i płaci, a tę część obsługuje system kasowy i rezerwacje. CRM zaczyna być potrzebny, gdy lokal sprzedaje firmom: catering, przyjęcia, stałe dostawy. Wtedy pojawiają się zapytania, oferty, negocjacje i powtarzalne zamówienia, czyli klasyczna sprzedaż, którą trzeba prowadzić i mierzyć.
Jak szybciej przygotowywać wyceny cateringu?+
Pomagają gotowe zestawy z policzonym kosztem porcji i ceną zależną od liczby osób. Handlowiec wybiera zestaw, liczbę gości, rodzaj obsługi i dojazd, a system składa ofertę z menu i ceną. Indywidualne menu wyceniane od zera zostaje dla dużych przyjęć. Większość zapytań firmowych da się obsłużyć z kilku dobrze przygotowanych wariantów.
Jak kontrolować koszt porcji przy zmiennych cenach produktów?+
Receptury powinny być zapisane z gramaturą składników i powiązane z aktualnymi cenami zakupu. Gdy cena surowca rośnie, system pokazuje, które dania i zestawy tracą marżę. Bez tego cennik zmienia się raz do roku, a przez pozostałe miesiące część pozycji sprzedaje się poniżej zakładanego wyniku i nikt o tym nie wie.
Jak obsługiwać stałe dostawy posiłków do firm?+
Każdy klient ma harmonogram: dni, liczba porcji, wariant menu, miejsce i godzina dostawy. Zmiany zgłasza do ustalonej godziny przez prosty formularz albo panel, bez dzwonienia. Z harmonogramów powstaje codzienny plan produkcji i lista dostaw. Faktura zbiorcza na koniec okresu wynika z faktycznie dostarczonych porcji, a nie z ręcznego liczenia.
Od ilu zleceń cateringowych system ma sens?+
Nie ma sztywnej granicy. Sygnałem jest sytuacja, w której ustalenia z klientami są w kilku miejscach, kuchnia dowiaduje się o zmianach w ostatniej chwili, a właściciel nie potrafi powiedzieć, które zlecenia z ostatniego miesiąca były opłacalne. Przy kilku zleceniach miesięcznie wystarczy dobrze prowadzony arkusz i wzór oferty.
Co dalej
Dla firm z zespołem i stałymi zapytaniami
Bezpłatna konsultacja 45 minut
Przechodzimy przez drogę klienta w Twojej firmie i wskazujemy, co uporządkować najpierw. Po rozmowie dostajesz plan skalowania.
Dla mniejszych firm, które chcą zacząć same
Raport o firmie albo kurs „Porządek w zapytaniach”
Raport (297 zł netto) pokazuje, co poprawić na stronie, w widoczności i w obsłudze zapytań. Kurs (197 zł netto) w sześciu modułach prowadzi przez uporządkowanie zapytań krok po kroku.