Oferty i wyceny w cateringu

Zapytanie o catering przychodzi zwykle z trzema liczbami: data, liczba osób i budżet na osobę, czasem bez tej ostatniej. Reszta wyjaśnia się w rozmowie. Firma, która potrafi w kilka godzin odesłać konkretną propozycję, wygrywa z tą, która przez tydzień przygotowuje menu autorskie. Jak wygląda organizacja całej firmy, opisuje strona dla gastronomii i cateringu.

Z czego składa się cena

Składnik	Od czego zależy	Częsty błąd
Produkty	Menu, gramatury, sezon, ceny zakupu	Receptury z cenami sprzed roku
Praca kuchni	Złożoność potraw, liczba osób	Niewliczanie przygotowań z dnia poprzedniego
Obsługa	Forma: bufet, serwis, stacje. Czas trwania	Liczenie tylko godzin wydarzenia, bez rozstawienia i sprzątania
Transport	Odległość, liczba kursów, dostęp do miejsca	Stała kwota niezależnie od lokalizacji
Sprzęt i zastawa	Własne czy wynajmowane, straty	Brak pozycji na stłuczki i braki
Koszty stałe	Kuchnia, magazyn, administracja	Pomijane w kalkulacji pojedynczego wydarzenia
Rezerwa	Dodatkowe porcje, nieprzewidziane sytuacje	Brak

Pakiety zamiast menu pisanego od zera

Większość zapytań da się obsłużyć kilkoma gotowymi zestawami: przerwa kawowa, lunch w formie bufetu, kolacja zasiadana, przyjęcie koktajlowe, każdy w dwóch lub trzech poziomach. Dla każdego zestawu kuchnia zna koszt produktów i nakład pracy. Dzięki temu:

• oferta wychodzi w dniu zapytania,
• marża jest policzona raz, a nie szacowana przy każdym zleceniu,
• kuchnia przygotowuje potrawy, które zna,
• zmiany na życzenie klienta wycenia się jako dopłaty do pakietu.

Menu autorskie warto zostawić dla wydarzeń, przy których klient go oczekuje i jest gotów za nie zapłacić.

Scenariusz: lunch, na którym firma nie zarobiła

Scenariusz jest zmyślony. Firma cateringowa obsługująca konferencje wyceniła lunch dla dwustu osób w centrum kongresowym. Właściciel podał cenę za osobę „z doświadczenia”, nieco niższą niż zwykle, bo zależało mu na nowym kliencie. Organizator potwierdził zamówienie.

Na tydzień przed wydarzeniem liczba gości spadła do stu trzydziestu. Umowa nie przewidywała minimum, więc faktura została wystawiona za sto trzydzieści osób. Obsada kelnerska i dwa kursy samochodu pozostały takie same. Do tego centrum kongresowe pobrało opłatę za korzystanie z zaplecza, o której nikt wcześniej nie zapytał.

Po rozliczeniu produktów, ludzi i opłat wydarzenie zamknęło się niewielką stratą. Firma przygotowała wtedy kalkulator: dla każdego pakietu koszt produktów na osobę, liczba osób obsługi na określoną liczbę gości, koszt transportu według strefy i lista pytań o miejsce. W każdej ofercie pojawił się zapis o terminie potwierdzenia liczby osób i o minimum rozliczeniowym. Właściciel przestał podawać ceny z pamięci.

Co powinna zawierać oferta

1. Dane wydarzenia. Data, miejsce, liczba osób, godziny, forma.
2. Dwa lub trzy pakiety z opisem i ceną za osobę.
3. Co jest w cenie: obsługa, zastawa, napoje, dojazd, sprzątanie.
4. Dopłaty: dodatkowe godziny obsługi, stacje, alkohol, dekoracje.
5. Diety i alergeny. Jak są obsługiwane i do kiedy trzeba je zgłosić.
6. Zasady zmiany liczby osób i minimum rozliczeniowe.
7. Zaliczka, terminy płatności, warunki odwołania.
8. Termin ważności i czas, na jaki data jest wstrzymana.

Pytania, które trzeba zadać przed wyceną

• Czy w miejscu wydarzenia jest zaplecze kuchenne, woda, prąd, winda towarowa?
• Czy obiekt pobiera opłaty od zewnętrznego cateringu?
• O której można wejść i do której trzeba wyjść?
• Jaki jest charakter gości i okazja?
• Kto po stronie klienta podejmuje decyzję i do kiedy?
• Czy wydarzenie odbywa się co roku?

Po wysłaniu oferty

Data wstrzymana dla klienta powinna mieć termin. Dzień przed jego upływem warto zadzwonić: czy propozycja odpowiada, co zmienić, czy możemy potwierdzić. To naturalny powód do kontaktu i sposób na zwolnienie terminu, jeśli klient wybrał inaczej. Zasady opisuje artykuł follow-up po ofercie.

Rozliczenie po wydarzeniu

Każde większe zlecenie warto zamknąć krótkim rachunkiem: ile wydano na produkty, ile godzin przepracowali ludzie, ile kosztował transport i sprzęt, ile zostało. Porównanie z kalkulacją pokazuje, które pakiety są wycenione trafnie, a które wymagają korekty. Po kilkunastu wydarzeniach firma wie, przy jakiej liczbie osób i w jakiej formie zarabia najlepiej. Sposób prowadzenia takiego rachunku opisuje artykuł rentowność zlecenia.

Liczby warte śledzenia

• Czas od zapytania do oferty.
• Odsetek ofert zakończonych zamówieniem.
• Udział kosztu produktów w cenie dla każdego pakietu.
• Marża założona i rzeczywista na wydarzeniu.
• Różnica między liczbą osób z oferty a rozliczoną.

Jak składać oferty z gotowych elementów, opisuje artykuł automatyzacja ofertowania, a cały przebieg od zapytania do zamówienia przewodnik sprzedaż i obsługa zapytań. O kalendarzu terminów i klientach wracających co rok piszemy na stronie CRM dla cateringu i gastronomii B2B. Pozostałe tematy są w bazie wiedzy.